Imprezy integracyjne – czy są kosztem podatkowym? To pytanie istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy, który chce podnieść morale pracowników i zbudować zgrany, efektywny zespół. Sprawdź, co mówią przepisy o zaliczaniu wydatków na imprezy integracyjne do kosztów i czy z dokumentujących je faktur można odliczyć VAT.

Imprezy integracyjne – czy są kosztem?

Przepisy jasno określają, jakie wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. To takie koszty, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia bądź zachowania źródła przychodu. Podatnik ma obowiązek wykazać celowość i racjonalność wydatku, który zaliczył do kosztów.

Odpowiedź na pytanie: imprezy integracyjne – czy są kosztem podatkowym – jest stosunkowo prosta. Poniesione na nie wydatki są kosztem podatkowym pod warunkiem, że impreza została zorganizowana w celu integracyjno-motywacyjnym. Przedsiębiorca musi taki cel wykazać.

Impreza integracyjno-motywacyjna, która ma na celu poprawę relacji pomiędzy pracownikami i atmosfery w firmie, w założeniu przyczynia się do poprawy efektywności zespołu, a co za tym idzie zwiększenia zysków przedsiębiorstwa. W takim wypadku spełniona zostaje definicja kosztu podatkowego dla imprez integracyjnych.

Kiedy impreza integracyjna nie będzie kosztem

Należy przy tym pamiętać, że nie wystarczy stwierdzenie, że dana impreza miała charakter integracyjno-motywacyjny. Przedsiębiorca musi być w stanie to udowodnić. Jak wynika bowiem z interpretacji organów podatkowych, samo przebywanie pracowników ze sobą czy konsumpcja nie przesądzają o takim celu. Firma powinna posiadać dokumentację, która udowadnia motywacyjny i integracyjny charakter spotkania.

Ważne! Do kosztów podatkowych nie można zaliczyć wydatków poniesionych na zakup alkoholu, nawet jeśli podawane są podczas szkoleń czy konferencji. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że alkohol nie jest konieczny do zorganizowania imprezy integracyjnej. W dodatku w żaden sposób nie przyczynia się do osiągnięcia lub zachowania źródła przychodu.

Pojawia się jednak kolejne pytanie: imprezy integracyjne – czy są kosztem podatkowym, jeśli poza pracownikami zatrudnionymi na umowę o pracę biorą w niej udział także inne osoby? Mowa tu np. o rodzinach pracowników, ale też osobach zatrudnionych na umowy cywilnoprawne czy współpracujących z firmą w modelu B2B. Przepisy wskazują, że wydatki poniesione na imprezę dla osób z zewnątrz nie są kosztem podatkowym. Ciężko też byłoby wyodrębnić z kosztu całej imprezy wydatki na pracowników i na osoby z zewnątrz. Ze względu na brak możliwości takiego rozdzielenia i jego odpowiedniego udokumentowania, całej takiej imprezy nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Kosztem podatkowym nie będzie też impreza sfinansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Impreza integracyjna a VAT

Wydatki poniesione na organizację imprezy firmowej dają prawo do odliczenia VAT z dokumentujących je faktur. Jednak tylko wtedy, gdy wydarzenie to ma związek z działalnością firmy. Zgodne z przepisami będzie więc odliczenie VAT za spotkanie integracyjne, motywacyjne itp. Obowiązuje jednak taka sama zasada, jak przy kosztach uzyskania przychodów. Odliczenie VAT jest możliwe tylko w tym zakresie, w którym wydarzenie zostało zorganizowane dla pracowników.

Należy przy tym pamiętać, że przepisy wykluczają z prawa do odliczenia VAT usługi gastronomiczne i noclegowe. Jedynie w przypadku, gdy stanowią one część składową usługi kompleksowej, np. całościowej organizacji wyjazdu firmowego przez zewnętrzną firmę, można je odliczyć. Usługa gastronomiczna i noclegowa nie ma wtedy przeważającego charakteru wobec całościowej organizacji.