Autoryzacja w KSeF – jak przebiega uwierzytelnienie użytkownika?

Autoryzacja w KSeF jest wymagana, jeśli chcesz udzielić dostępu do systemu osobie trzeciej, np. pracownikowi biura rachunkowego. Takie uwierzytelnienie może przebiegać na różne sposoby. Sprawdź, jak zrobić to w praktyce i czy dostępu do rządowego programu do wystawiania faktur można udzielić bez podawania danych osobowych.

Uwierzytelnienie w KSEF – dla przedsiębiorcy i osoby trzeciej

Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma do wystawiania, przekazywania i przechowywania nowych typów e-faktur. Faktury ustrukturyzowane to dokumenty generowane według ujednoliconego schematu, udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.

Autoryzacja w KSeF jest wymagana przede wszystkim od przedsiębiorcy, który z tego systemu będzie korzystał. Uzyskuje tzw. uprawnienia właścicielskie, czyli najszerszy zakres uprawnień. Sposób uwierzytelnienia podatnika w rejestrze faktur zależy od tego, czy jest on osobą fizyczną, czy prawną.

Autoryzacja w KSeF dla osób fizycznych i prawnych

Aby uzyskać uprawnienia właścicielskie w KSeF, osoba fizyczna może skorzystać ze środków bezpłatnych i płatnych. Pierwszą metodą jest Profil Zaufany. Drugą – kwalifikowany podpis elektroniczny. Co istotne, autoryzacja w KSeF jest konieczna niezależnie od tego, czy przedsiębiorca korzysta z systemu bezpośrednio, czy za pomocą programu do zarządzania sprzedażą.

W przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych autoryzacja w KSeF Profilem Zaufanym nie jest możliwa. Podmiot taki może skorzystać z dwóch opcji. Pierwsza to płatna kwalifikowana pieczęć z NIP-em. Natomiast druga to złożenie formularza zgłoszeniowego ZAW-FA.

Zarówno osoby fizyczne, jak i prawne mogą nadać uprawnienia do KSeF osobie trzeciej lub nawet całej firmie, np. biuru rachunkowemu. Aby taka osoba lub firma uzyskała dostęp do rządowego programu do wystawiania faktur, musi użyć jednej z metod uwierzytelnienia:

• Profil Zaufany
• Podpis kwalifikowany
• Token

Spółka lub inna osoba prawna, która chce udzielić dostępu do KSeF osobie trzeciej, musi złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZWA-FA. Sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana, jeśli spółka chce autoryzować inny podmiot, a nie konkretną osobę. W takim wypadku proces uwierzytelniania w KSeF odbywa się wyłącznie z użyciem NIP-u. W praktyce oznacza to, że uprawniony podmiot, np. biuro rachunkowe, musi posiadać kwalifikowaną pieczęć z NIP-em. Bez niej nie może uzyskać dostępu do rejestru faktur swojego klienta.

Autoryzacja w KSeF za pomocą tokena

Przedsiębiorca, który już został uwierzytelniony w KSeF za pomocą np. Profilu Zaufanego lub podpisu elektronicznego, może nadać osobie trzeciej uprawnienia anonimowo. W tym celu generuje w systemie token – ciąg znaków, którego użycie pozwala na korzystanie z KSeF danego podmiotu.

Wygenerowanie tokenu w KSeF jest bezpłatne i stosunkowo proste, jednak nie jest idealną metodą udostępniania swoich faktur osobie trzeciej. Przede wszystkim dlatego, że token nie zostaje przypisany do konkretnej osoby. Jeśli więc przypadkiem dostanie się w niepowołane ręce, może przyczynić się do wycieku informacji na temat dokumentów firmy. Token nie jest w żaden sposób chroniony przed kopiowaniem i udostępnianiem. Posługując się nim, trzeba więc wykazać szczególną ostrożność – szczególnie w zakresie przekazywania go online.

Przedsiębiorca generuje token w Krajowym Systemie e-Faktur. Następnie przekazuje go osobie trzeciej, która wgrywa go w systemie i zyskuje dostęp do danych firmy.

Anonimowy dostęp do pojedynczej e-faktury

Obieg faktur ustrukturyzowanych z założenia ma być maksymalnie prosty i wygodny dla wystawców i odbiorców. W praktyce może zdarzyć się sytuacja, gdy osoba trzecia potrzebuje dostępu wyłącznie do pojedynczej e-faktury. Aby go uzyskać, nie potrzeba ani tokena, ani uwierzytelnienia. Nabywca może bez logowania się do KSeF uzyskać dostęp do faktury, podając jej następujące dane:

• numer identyfikujący fakturę w KSeF;
• numer faktury;
• NIP lub numer innego identyfikatora nabywcy albo informacja o jego braku;
• imię i nazwisko lub nazwę nabywcy albo informację o braku tych danych;
• kwotę należności ogółem.

Autoryzacja w KSeF została tak przygotowana, by była maksymalnie prosta, a przy tym bezpieczna. Wybierając jedną z dostępnych metod, warto zastanowić się nad ochroną danych i skorzystać ze sposobu optymalnego w danej sytuacji.