Brak zgody kontrahenta na faktury w KSeF – skutki dla sprzedawcy

Brak zgody kontrahenta na faktury w KSeF nie pozbawia podatnika prawa do korzystania z rządowego systemu do wystawiania faktur. Jak w takim razie przesłać fakturę ustrukturyzowaną odbiorcy, który nie korzysta z KSeF i nie zgadza się nawet na jednorazowy dostęp? Odpowiedzi na to pytanie udzieliło Ministerstwo Finansów.

Faktura ustrukturyzowana – dokument, który wymaga zgody odbiorcy

Krajowy System e-Faktur jest obecnie rozwiązaniem, z którego przedsiębiorcy mogą korzystać dobrowolnie. Wiąże się to z dodatkowymi benefitami, m.in. krótszym czasem oczekiwania na zwrot z VAT. Dla czynnych podatników VAT system KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024 r., natomiast dla nieVAT-owców – od 1 stycznia 2025 r.

Jak wskazuje art. 160na ust. 2 ustawy o VAT, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych wymaga akceptacji odbiorcy. Dokument ten uznaje się za otrzymany w chwili nadania mu numeru identyfikującego.

Przepis ten oznacza, że w momencie braku takiej zgody podatnik nie może przesyłać swojemu kontrahentowi faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Nie oznacza jednak, że nie może w ogóle korzystać z tego systemu w przypadku danego kontrahenta.

Z czym wiąże się brak zgody na faktury w KSeF?

Brak zgody kontrahenta na faktury w KSeF nie pozbawia sprzedawcy prawa do wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Trzeba jednak wziąć pod uwagę art. 106g ust. 3a-3c ustawy o VAT. Przepis ten wskazuje, że faktury ustrukturyzowane podatnik wystawia, a jego odbiorca otrzymuje za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego obsługującego KSeF.

Odbiorca może zyskać dostęp do faktury – wystarczy, że poda jej numer identyfikujący. Nie musi uwierzytelniać się w KSeF ani korzystać na co dzień z tego systemu. Taką fakturę ustrukturyzowaną pobierze jednorazowo, bez podawania swoich danych.

A co wtedy, gdy brak zgody kontrahenta na faktury w KSeF obejmuje też pobieranie dokumentów z tego systemu? Procedura postępowania również w takiej sytuacji jest jasna. Podatnik może wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. Nie przesyła jej wtedy przez rządowy system do e-faktur, ale w innej formie, uzgodnionej z kontrahentem. To może być tradycyjna faktura elektroniczna np. w formacie PDF lub dokument wydrukowany i dostarczony w formie papierowej. Najważniejsze, by oba dokumenty – ten wystawiony w KSeF i ten, który otrzymał odbiorca – były ze sobą tożsame pod względem merytorycznym.

Ważne! Faktura ustrukturyzowana otrzymuje numer identyfikujący. Brak zgody kontrahenta na faktury w KSeF nie musi budzić niepokoju, ponieważ na wydruku lub dokumencie nie trzeba podawać tego numeru.

Korzyści z KSeF – autentyczność faktur

Korzystanie z rządowego systemu do wystawiania e-faktur niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim znacząco przyśpiesza obieg dokumentów pomiędzy przedsiębiorcami. Księgowym ułatwia pracę, ponieważ mogą oni wykorzystywać nowoczesne oprogramowanie, dzięki któremu procesy związane z rozliczeniami są maksymalnie zautomatyzowane. Kontrahenci nie mają już wymówki, że „nie otrzymali faktury”, ponieważ faktury ustrukturyzowane od razu pojawiają się w systemie.

Warto też pamiętać, że jednym z wymogów stawianych przedsiębiorcom jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jak wprost wskazuje art. 106m ust. 5 pkt 3 ustawy, dwa pierwsze warunki są niejako z automatu zachowane, gdy podatnik do wystawiania faktur korzysta z KSeF. To z kolei przyczynia się do większej rzetelności w dokumentowaniu transakcji, ale też zminimalizowania ryzyka nadużyć. Przedsiębiorca korzystający z KSeF ma zdecydowanie mniejsze prawdopodobieństwo, że nieświadomie stanie się uczestnikiem nieuczciwego procederu związanego m.in. z wyłudzaniem podatku VAT.