Dokument PW – przyjęcie wewnętrzne. Co to jest?

Do dokumentów magazynowych potwierdzających operacje związane z obrotem magazynowanych towarów należy min. dokument PW. Co to jest i na czym polega przyjęcie wewnętrzne, którego dotyczy? W jakich sytuacjach należy wystawić taki dokument i jakie elementy powinien zawierać? Sprawdź, jak powinien wyglądać dokument magazynowy PW potwierdzający przyjęcie wewnętrzne na magazyn. 

Dokument PW – co to jest i czego dotyczy? 

Dokument PW dotyczy operacji magazynowej, która logistykom i nie tylko znana jest jako przyjęcie wewnętrzne. Takie przyjęcie na magazyn zachodzi, gdy towar lub materiały, które do niego trafiają, pochodzą z innej jednostki organizacyjnej w obrębie przedsiębiorstwa. Jednostka ta nie może być jednak magazynem – wtedy mamy do czynienia z tzw. przesunięciem między magazynami, o którym piszemy więcej w artykule o dotyczącym go dokumencie MM. 

Dokument magazynowy PW wystawia się w chwili, gdy pochodzące z innego działu w firmie towary lub materiały mają trafić do magazynowania. Tak rozumiane przyjęcie wewnętrzne na magazyn, nie jest w myśl przepisów sprzedażą ani zakupem, a zatem nie musi wiązać z fakturą, ani koniecznością dopełnienia dodatkowych obowiązków podatkowych. Poświadczającego ten typ przyjęcia na magazyn dokumentu, nie można też traktować jako dowodu księgowego. 

Przyjęcie wewnętrzne na magazyn – przykład

Magazyn przyjmuje towar wewnętrznie, gdy pochodzi on z innego działu w obrębie firmy, przy czym nie jest to inny dział magazynowy. Przyjęcie wewnętrzne, przy którym wystawia się omawiany dokument, dotyczy zwykle firm produkcyjnych, które przenoszą na magazyn gotowe do sprzedaży towary, czy też półsurowce lub półwyroby używane do ich produkcji.

Dla przykładu, w przedsiębiorstwie zajmującym się produkcją soków i napoi, przyjęciem wewnętrznym nazywamy np. dostawę syropu, który został wyprodukowany na linii, ale będzie przechowywany w magazynie momentu, w którym zajdzie potrzeba wykorzystania go w innym dziale produkcji lub dokonania sprzedaży kontrahentowi, który zdecyduje się na jego nabycie.

Przyjęcie wewnętrzne zdarza się też w firmach budowlanych, które zamawiają materiały z dostawami bezpośrednio na budowę. Gdy nie wykorzystają ich puli do końca, mogą przenieść ich pozostałości na prowadzony przez siebie magazyn. Wtedy właśnie zachodzi przyjęcie wewnątrz firmy, którego dotyczy opisywany dokument magazynowy PW.

Kiedy i jak wystawić dokument magazynowy PW? 

Dokument PW wystawia się przy każdym przyjęciu wewnętrznym. Dzięki niemu wiadomo, jaka ilość towaru (a najczęściej – półsurowca lub półwyrobu) została wydana z produkcji i przyjęta na magazyn. Dokument magazynowy PW, poza tym, że należy do obowiązkowej dokumentacji obiegu magazynowego, ułatwia gospodarowanie zasobami w firmie. Identyfikuje osoby i jednostki odpowiedzialne za poszczególne jej obszary i stwarza pole do optymalizacji procesów wewnątrz firmy. 

Dokument PW wzór

Prawidłowy pod względem formalnym dokument PW posiada następujące elementy:

• numer magazynowy PW, kolejny według obranego schematu numeracji; 
• datę wystawienia dokumentu zgodną z dniem wydania towaru z produkcji (dokument sporządza wydający – chyba, że organizacja firmy mówi inaczej);
• informacje o działach/jednostkach firmy uczestniczących w obrocie, np. numer linii produkcyjnej, numer identyfikacyjny i adres magazynu; 
• nazwę towaru, materiałów, surowców, półwyrobów – jednoznaczną i unikalną dla przyjmowanej na magazyn rzeczy; 
• nr indeksu – np. indywidualne ID wewnętrzne czy kod EAN; 
• ilość przyjętą – ujętą w odpowiedniej jednostce miary; 
• jednostkę miary – właściwą dla przenoszonego towaru lub surowców; 
• cenę jednostkową – wyrażoną w walucie przedsiębiorstwa, czyli walucie kraju rejestracji i/lub siedziby; 
• wartość całkowitą – uzyskiwaną o przemnożeniu ilości przez podaną cenę jednostkową. 

Dokument magazynowy PW, po przygotowaniu i wydruku, powinien zostać podpisany przez odpowiednie osoby. Na druku magazynowym PW muszą znaleźć się sygnatury: 

• osoby sporządzającej dokument – składającej dyspozycję wydania towaru do przyjęcia wewnętrznego na magazynie; 
• osoby wydającej towar z działu produkcji/ innej jednostki – np. kierownika wspomnianej jednostki; 
• osoby przyjmującej towar – np. kierownika magazynu; 
• osoby dokonującej wyceny towaru, jeśli została dokonana.

Wystawianie dokumentów PW 

Powyższe wskazówki ułatwiają samodzielne przygotowanie szablonu dokumentu PW w Word czy Excel. Należy jednak podkreślić, że gotowy wzór dokumentu PW do druku, zdecydowanie najłatwiej wygenerować w programie do fakturowania z funkcjami magazynowymi. W takim narzędziu  dostępne są kompletne  szablony dokumentów magazynowych i księgowych, które trzeba jedynie uzupełnić danymi. Programy  do rachunkowości i dokumentacji magazynowej pozwalają także automatycznie pobrać niektóre z nich np. z zapisanych list klientów.

Wystawianie dokumentów PW w programie księgowym

Program do gospodarki magazynowej Faktura2023 to narzędzie, które znacząco ułatwia wystawianie dokumentów PW i innych niezbędnych w ewidencji obrotu magazynowego. Taki program pozwala na częściowe zautomatyzowanie żmudnych, powtarzalnych procesów związanych z prowadzeniem dokumentacji magazynowej, a zarazem – przyspieszenie pracy i wynikającą z tego oszczędność czasu. Ponadto, wystawiając dokumenty PW, czy też inne w programie Faktura2023, można łatwo wygenerować JPK_MAG sporządzany na życzenie US. 

Wypróbuj program do fakturowania z funkcjami magazynowymi Faktura 2024 PRO!

Potrzebujesz sprawnego narzędzia do prowadzenia ewidencji obrotu magazynowego i druków takich jak dokument PW? Programem, który znacząco ułatwi Ci ich sporządzanie, jest  Faktura 2024 PRO. Jest to proste narzędzie do fakturowania uzupełnione o komplet praktycznych funkcji magazynowych: 

• błyskawiczne i proste wystawianie faktur – obsługa wszystkich typów faktur;
• obsługa Krajowego Rejestru e-faktur; KPiR, JPK, formularzy VAT i PIT
• sporządzanie not i dokumentów księgowych oraz dokumentów magazynowych takich jak dokument PW; 
• integrację z Allegro i innymi systemami e-commerce…

… oraz wiele innych, których szczegółowy opis znajdziesz na stronie programu Faktura PRO.

Chcesz zobaczyć, jak Ci się będzie pracowało z programem Faktura 2024 PRO? Już teraz skorzystaj z darmowego okresu próbnego i sporządź  dokument PW w kilka sekund!