Ewidencja korekt paragonów – jak skorygować sprzedaż z kasy fiskalnej?

Ewidencja korekt paragonów fiskalnych to odrębny dokument, który musi być prowadzony w związku z popełnianymi pomyłkami czy przyjmowaniem zwrotów bądź reklamacji. Sprawdź, jak prawidłowo prowadzić taką ewidencję i jakich błędów unikać.

Ewidencja korekt paragonów fiskalnych – przepisy

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych powinni rejestrować takie transakcje na kasie fiskalnej. Poza nieliczną grupą podatków korzystających ze zwolnienia z tego obowiązku, urządzenie fiskalne powinno znaleźć się w każdym sklepie czy punkcie usługowym.

Osoba obsługująca kasę może się jednak pomylić. Taką pomyłkę klient może zauważyć już po wydrukowaniu paragonu. Konieczne jest wtedy skorygowanie sprzedaży. Sklepy przyjmują też zwroty i reklamacje, które mogą wymagać np. oddania klientowi wpłaconej sumy w całości lub w części.

Kasy fiskalne nie mają technicznej możliwości skorygowania paragonu. Sprzedaż zarejestrowana w pamięci fiskalnej pozostaje w niej w tym kształcie, w którym została wprowadzona. Potrzebna jest więc ewidencja korekt paragonów fiskalnych jako odrębny dokument. Sposób jej prowadzenia reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 1625).

Zwroty i reklamacje

Ewidencja korekt paragonów może być prowadzona na dwa sposoby. Przepisy wyznaczają odrębne zasady prowadzenia ewidencji zwrotów i reklamacji oraz ewidencji oczywistych pomyłek.

W przypadku zwrotów i reklamacji sprawa jest dość jasna. To ewidencja uznanych roszczeń nabywcy, które skutkują zwrotem zapłaty w całości lub w części.

Zgodnie z rozporządzeniem, ewidencja zwrotów i reklamacji musi zawierać:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. W przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej – numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi. Musi być podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.

Ważnym elementem ewidencji zwrotów i reklamacji jest spisany protokół oraz dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Zasadniczo powinien to być oryginał paragonu lub faktury. Organy podatkowe przychylają się jednak do uznania za taki dowód kopii paragonu. Wśród innych wiarygodnych dokumentów znalazły się m.in. dowodu zapłaty z rachunku bankowego, a nawet spisanej pomiędzy sprzedawcą a nabywcą umowy.

Ewidencja oczywistych pomyłek

Ewidencja korekt paragonów w przypadku oczywistych pomyłek to dokument, w którym należy wykazać sytuacje, gdzie to błąd kasjera jest przyczyną zarejestrowania transakcji w nieprawidłowej kwocie.

W ewidencji oczywistych pomyłek należy ująć:

1) błędnie zarejestrowaną sprzedaż (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);

2) krótki opis przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki.

Do wpisu w ewidencji oczywistych pomyłek trzeba dołączyć oryginał paragonu fiskalnego. Jeśli jest to paragon elektroniczny, wystarczy podać numer tego paragonu oraz numer unikatowy. W tym wypadku nie ma mowy o innym dokumencie – musi to być oryginał paragonu. Ze względu na specyfikę sytuacji, gdy pomyłka odkrywana jest zwykle dość szybko – albo przez klienta, albo nawet przez samego kasjera, który spojrzy na paragon po wydrukowaniu – wpis w ewidencji należy wprowadzić niezwłocznie, a dokumentem dołączonym może być wyłącznie oryginał paragonu lub dane e-paragonu.

Po dokonaniu wpisu w ewidencji oczywistych pomyłek, osoba obsługująca kasę rejestruje sprzedaż ponownie w prawidłowej wysokości. Na koniec wręcza nabywcy nowy paragon.