Emil Zelma
Faktura uproszczona może zastąpić standardową fakturę VAT. Jest tak wówczas, gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł brutto lub – w rozliczeniach walutowych – równowartości 100 euro brutto. W odróżnieniu od pełnej faktury, ten typ dokumentu nie wymaga podawania wszystkich szczegółowych danych, które są konieczne przy tradycyjnej fakturze.
Czym jest faktura uproszczona?
Różnica między fakturą uproszczoną a standardowym dokumentem VAT sprowadza się do zakresu danych, które muszą się na niej znaleźć. W przypadku tradycyjnej faktury VAT trzeba zamieścić m.in. takie informacje jak:
- dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy (w tym ich adresy),
- szczegółowy opis towarów lub usług,
- ich ilość,
- ceny jednostkowe netto,
- wartość sprzedaży netto,
- stawki podatku oraz ich sumaryczne kwoty.
Faktura uproszczona zwalnia podatnika z obowiązku podawania części z tych danych. Jest tak pod warunkiem, że dokument nadal zawiera dane pozwalające na jednoznaczne określenie kwoty podatku VAT należnego od transakcji.
W praktyce oznacza to, że jeśli podatnik zdecyduje się wystawić fakturę uproszczoną, musi zadbać o to, by mimo uproszczonej formy dokument zawierał wszystkie niezbędne dane do rozliczenia podatku. W przeciwnym razie dokument może nie zostać uznany za fakturę w rozumieniu przepisów. Wówczas nie będzie on stanowił podstawy do odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę.
Kto może wystawić fakturę uproszczoną i do jakiej kwoty?
Uprawnienie do wystawienia tego dokumentu przysługuje każdemu podatnikowi VAT. Taka możliwość przysługuje bez względu na to, czy jest czynnym podatnikiem, czy korzysta ze zwolnienia. Kluczowe jest tylko jedno: wartość transakcji nie może przekroczyć 450 zł brutto lub 100 euro brutto.
Taki stan rzeczy oznacza, że w praktyce z uproszczonej formy dokumentowania sprzedaży mogą korzystać zarówno właściciele małych sklepów, jak i usługodawcy świadczący drobne usługi. Mogą być to zatem np. fryzjerzy, mechanicy czy rzemieślnicy. Ułatwienie to ma na celu „odformalizowanie” obrotu gospodarczego w odniesieniu do niewielkich kwot. Pozwala to również na ograniczenie zbędnych formalności tam, gdzie nie są one konieczne.
Kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?
Choć omawiany dokument jest wygodnym rozwiązaniem, nie w każdej sytuacji jego stosowanie będzie dopuszczalne. Przepisy jasno określają przypadki, w których nie można skorzystać z tej formy dokumentowania sprzedaży. Dotyczy to m.in. transakcji wewnątrzwspólnotowych, czyli sprzedaży towarów do innych krajów Unii Europejskiej. Takie transakcje wymagają pełnej identyfikacji kontrahenta oraz precyzyjnego określenia miejsca opodatkowania, dlatego uproszczona forma nie ma tu zastosowania.
Podobnie rzecz wygląda w przypadku sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium Polski – także wtedy należy sięgnąć po standardową fakturę VAT. Dodatkowo faktury uproszczone nie są dopuszczalne w sytuacjach, w których nie można jednoznacznie zidentyfikować nabywcy za pomocą numeru NIP. Jest tak np. wtedy, gdy sprzedaż odbywa się na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Uproszczona faktura a paragon – kiedy paragon może zostać uznany za fakturę?
Co ciekawe, w określonych przypadkach paragon fiskalny może pełnić funkcję faktury uproszczonej. Wystarczy, że będzie on zawierał odpowiednie dane, które umożliwią określenie najważniejszych elementów transakcji. Chodzi tu m.in. o kwoty należności ogółem oraz stawki podatku VAT. Paragon może wówczas stanowić podstawę do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.
Trzeba jednak pamiętać, że taki dokument musi spełniać wymagania przewidziane dla faktur uproszczonych. Brak odpowiednich danych, w tym numeru NIP nabywcy, wyklucza możliwość traktowania go jako równoważnego z fakturą VAT.
Jakie dane musi zawierać ten dokument?
Choć faktura uproszczona ma mniej rozbudowaną formę, nie oznacza to jeszcze, że może być ona dokumentem niekompletnym. Ustawodawca przewidział zestaw danych, które muszą się na niej znaleźć, aby była uznana za ważną i zgodną z przepisami ustawy o VAT. Przede wszystkim faktura taka powinna zawierać datę wystawienia oraz numer identyfikacyjny, nadany w ramach jednej lub więcej serii, pozwalający jednoznacznie zidentyfikować dokument. Ponadto musi się na niej znaleźć NIP sprzedawcy dla celów VAT, a także – jeśli dotyczy – NIP nabywcy towaru lub usługi, który otrzymał dany towar lub usługę.
Nie może również zabraknąć informacji o dacie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, jeśli data ta różni się od daty wystawienia dokumentu. Ważne są także dane dotyczące przedmiotu sprzedaży – nazwa lub rodzaj towaru bądź usługi – a także kwoty należności ogółem. Jeżeli udzielono rabatów, opustów bądź innych obniżek ceny, również powinny być one wykazane na fakturze.
Co ważne, w przypadku faktury uproszczonej nie ma konieczności podawania miary i ilości dostarczonych towarów, jednostkowej ceny netto, ani wartości sprzedaży netto – o ile dokument zawiera dane pozwalające określić kwoty podatku dla poszczególnych stawek.
Podsumowanie
Faktura uproszczona może znacząco ułatwić życie przedsiębiorcom i osobom prowadzącym działalność gospodarczą. Nie wymaga ona zamieszczenia szczegółowego opisu transakcji, redukuje liczbę obowiązkowych danych, a jednocześnie spełnia wszystkie wymogi niezbędne do rozliczenia podatku VAT. Warunkiem jest jednak nieprzekroczenie progu 450 zł lub 100 euro brutto oraz brak przesłanek wyłączających możliwość wystawienia takiego dokumentu. To wygodne rozwiązanie sprawdza się przede wszystkim w przypadku sprzedaży detalicznej, usług o niewielkiej wartości lub drobnych transakcji między firmami.
