Emil Zelma
Krajowy System e-Faktur został udostępniony przedsiębiorcom w styczniu 2022 roku (w trybie dobrowolnym). Jednak już niedługo stanie się on rozwiązaniem obligatoryjnym. Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowy KSeF obejmie największe podmioty gospodarcze, których roczne przychody przekraczają 200 milionów złotych. Z kolei od 1 kwietnia 2026 r. wszystkie firmy, także małe i średnie, będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur.
Głównym celem wprowadzenia tego rozwiązania jest walka z oszustwami podatkowymi i zwiększenie przejrzystości obrotu gospodarczego. Wprowadzenie KSeF jednocześnie rodzi obawy biznesu o prywatność i ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.
Spis treści
ukryj
Co zawierają faktury standardowe oraz dokumenty KSeF?
Dokumenty sprzedażowe (w tym również faktury ustrukturyzowane KSeF) zawierają wiele informacji. Są to m.in.:
- nazwy i adresy kontrahentów,
- szczegółowe informacje o towarach i usługach,
- ceny jednostkowe,
- kwoty rabatów,
a czasem także dodatkowe dane. Mogą być to np. informacje dotyczące godzin pracy maszyn, pracowników czy przebiegu pojazdów. To właśnie te dane informacje stanowią strzeżoną tajemnicę handlową każdego przedsiębiorstwa. Pokazują one bowiem strukturę kosztów, relacje z kontrahentami oraz stosowane strategie handlowe.
Tak szeroki zakres danych gromadzonych i udostępnianych przez KSeF budzi wątpliwości. W praktyce oznacza to ujawnianie informacji posiadających wartość gospodarczą. Wcześniej były one chronione w ramach organizacji przedsiębiorstwa.
Przedsiębiorca a tajemnica przedsiębiorstwa
Zgodnie z art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji tajemnica przedsiębiorstwa obejmuje informacje:
- techniczne,
- organizacyjne,
a także inne dane przydatne do prowadzenia działalności gospodarczej. Z uwagi na swoją wartość nie mogą być one powszechnie znane. KSeF nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przekazywania szerokiego zakresu danych, które wcześniej uznawane były za poufne.
| Ważne Wystawianie faktur ustrukturyzowanych oznacza, że informacje te trafiają do systemu, z którego korzystają także organy państwowe, w tym organy egzekucyjne i komornicy. Przedsiębiorcy pytają o tajemnicę. Podkreślają oni, że dane te nie powinny być udostępniane bez ograniczeń, skoro stanowią podstawę konkurencyjności na rynku. |
Krajowy System e-Faktur a ochrona danych
Nie bez znaczenia pozostają również kwestie prywatności i ochrony danych osobowych. KSeF obejmuje bowiem dane nie tylko firm, ale także nabywców, w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Wymaga to pogodzenia przepisów ustawy o VAT z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Ministerstwo Finansów zapewnia, że system informatyczny został przygotowany zgodnie ze standardami bezpieczeństwa. Audyty wykazują jednak pewne problemy związane z architekturą i awaryjnością systemu. To tylko wzmocniło obawy przedsiębiorców co do bezpieczeństwa danych gromadzonych i udostępnianych przez KSeF.
RPO i obawy przedsiębiorców w związku z wystawianiem faktur w KSeF
W maju 2024 roku Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w sprawie KSeF. RPO wskazał, że tak szeroki zakres danych gromadzonych i udostępnianych przez system może naruszać ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. Zgodnie z przepisami informacje posiadające wartość gospodarczą powinny być chronione. Przedsiębiorcy słusznie obawiają się, że w związku z KSeF będą zmuszeni do przekazywania danych strategicznych. Dotąd stanowiły one element ich przewagi handlowej. W obliczu wyników audytu obawy te wydają się całkowicie uzasadnione.
Ministerstwo Finansów wobec zarzutów
Ministerstwo Finansów podkreśla, że wprowadzenie KSeF jest niezbędne. Faktury ustrukturyzowane mają ułatwić walkę z nieprawidłowościami m.in. w zakresie VAT. System ma także przyspieszyć rozliczenia i usprawnić proces dokumentowania sprzedaży. Jednak wprowadzenie obowiązkowej metody dokumentowania sprzedaży nie rozwiązuje problemu obaw przedsiębiorców. Zwracają oni uwagę, że w ten sposób państwo uzyskuje dostęp do strzeżonych informacji.
Wystawianie faktur a ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie od 2026 roku obowiązkowe dla wszystkich firm. Już dziś pojawiają się jednak głosy, że przepisy te mogą kolidować z obowiązkiem ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Organizacje reprezentujące przedsiębiorców podkreślają, że cyfryzacja powinna iść w parze z gwarancjami bezpieczeństwa. Tajemnica przedsiębiorstwa to nie tylko kategoria prawna, ale także fundament konkurencyjności. Jeżeli dane o towarach, usługach i kontrahentach zostaną nadmiernie ujawnione, może to prowadzić do poważnych konsekwencji gospodarczych i naruszenia zasad uczciwej konkurencji.
| Przykład Pan Jan prowadzi agencję marketingową i współpracuje z grupą freelancerów rozliczających się w modelu B2B. Każdy z nich wystawia faktury z załącznikami. Załączniki te zawierają m.in. zestawienie tekstów content marketingowych (tematyka, słowa kluczowe SEO itp.) czy raporty działań. Pan Jan obawia się, że obowiązek korzystania z KSeF może narazić jego agencję na ujawnienie poufnych danych biznesowych – strategii, treści czy know-how – osobom trzecim, które nie powinny mieć dostępu do tych informacji. |
Faktury KSeF a tajemnica przedsiębiorstwa. Podsumowanie
Obowiązkowy KSeF, który obejmie przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r. oraz od 1 kwietnia 2026 r., to bez wątpienia ważna reforma podatkowa. System ma zwiększyć transparentność i usprawnić kontrolę nad obrotem gospodarczym. Jednocześnie jednak budzi poważne wątpliwości dotyczące ochrony tajemnicy handlowej i prywatności.
Ministerstwo Finansów podkreśla korzyści podatkowe, lecz przedsiębiorcy oczekują jasnych gwarancji ochrony swoich danych. Wdrożenie KSeF powinno iść w parze z regulacjami zapewniającymi ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa i prywatności, aby obowiązkowa metoda dokumentowania sprzedaży nie osłabiła konkurencyjności firm i nie naruszyła zasad wolności działalności gospodarczej.
