Jak działa system PEF w Polsce?

Wszystkie kraje Unii Europejskiej mają obowiązek odbioru faktur elektronicznych przez administrację publiczną. Ustanowiła go dyrektywa 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Właśnie z tego powodu w Polsce zaczęła funkcjonować Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF).

PEF – co to takiego?

PEF, czyli Platforma Elektronicznego Fakturowania, została w Polsce uruchomiona przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii. Z dniem 1 kwietnia 2019 r. wszystkie zamówienia publiczne objęto omawianym systemem oraz fakturami elektronicznymi, jakie są przesyłane w ten oto sposób. Ponadto od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający przy zamówieniach publicznych są zobligowani stosownymi przepisami – a konkretnie ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjami na roboty budowlane lub usługami oraz przepisami dotyczącymi partnerstwa publiczno-prawnego – do odbierania od wykonawców elektronicznych faktur, jeżeli wartość zamówienia jest większa niż 30 tys. euro.

Dla kogo przeznaczony jest system PEF?

Platforma Elektronicznego Fakturowania powstała z myślą o:

• zamawiających w zamówieniach publicznych,
• wykonawców w zamówieniach publicznych.

Mówiąc innymi słowami, system jest dostępny zarówno dla przedsiębiorców, jak i podmiotów administracji publicznej. Dzięki temu, że funkcjonuje on w sieci Peppol, umożliwia szybkie oraz darmowe łączenie się z dostawcami i urzędami znajdującymi się w innych krajach Unii Europejskiej. Przy tej okazji wypada wyjaśnić, czym jest Peppol. To specjalna platforma dedykowana dostawcom towarów i usług dla urzędów oraz instytucji publicznych na terenie UE, a także dla urzędów i jednostek administracji publicznej, które są objęte zamówieniami publicznymi.

System PEF – jak to działa?

Mechanizm działania PEF nie jest skomplikowany. W ramach platformy przesyłane są faktury elektroniczne dla zamówień publicznych odznaczające się pewnym formatem. Chodzi tutaj o faktury ustrukturyzowane. Ich charakterystyczną cechą jest to, że systemy informatyczne mogą przetwarzać je całkowicie automatycznie. Faktury ustrukturyzowane nie są jednak jedynymi ustrukturyzowanymi dokumentami dostępnymi w systemie PEF. Oprócz nich są to również:

• potwierdzenia odbioru,
• awizowanie dostawy,
• zamówienia dostawy,
• faktury korygujące,
• noty księgowe.

W ramach PEF działa też usługa fakturowania specjalizowanego. Polega ona na tym, że bezpośrednio w treści dokumentu da się umieścić dodatkowe informacje wykraczające poza standardy, które ustalono dla normy europejskiej. Wykonawcy zamówień publicznych za pośrednictwem platformy wystawiają i wysyłają ustrukturyzowane e-faktury. Natomiast zamawiający są zobowiązani do odbierania tychże faktur przesyłanych przez PEF. Co się zaś tyczy pozostałych dokumentów, jakie są dostępne w systemie, to ich wymiana pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami następuje na zasadzie dobrowolności.

Wykonawca – czyli wystawca faktury

Wykonawcy zamówień publicznych mogą prędko i wygodnie wystawiać oraz wysyłać faktury za pomocą PEF. W kwestii korzystania z platformy dostępne są trzy rozwiązania, a mianowicie:

• używanie systemu za pośrednictwem strony internetowej,
• podłączenie systemu ERP służącego do zarządzania organizacją do PEF przez API, czyli Interfejs Programowania Aplikacji – jest on niezbędny do tego, żeby aplikacje łączyły się między sobą i wykonywały określone zadania,
• instalacja PEF na komputerze.

Zamawiający – czyli odbiorca faktury

Począwszy od dnia 18 kwietnia 2019 r., zamawiający nie ma prawa odmówić przyjęcia ustrukturyzowanej e-faktury, która została wystawiona w ramach realizowania zamówienia publicznego. Oprócz tego każdy zamawiający musi posiadać konto w systemie PEF – jest to obowiązek ustawowy. Jeżeli chodzi o sposoby korzystania z Platformy Elektronicznego Fakturowania, to są one dokładnie takie same, jak w przypadku wykonawców.

PEF – co warto wiedzieć?

Jest kilka istotnych rzeczy na temat Platformy Elektronicznego Fakturowania, które warto wiedzieć. Po pierwsze – w ramach danej instytucji dostęp do platformy może uzyskać kilku użytkowników. Każdy z nich ma swój indywidualny login i hasło uprawniające do korzystania z jednego Konta Podmiotu. Super Użytkownik ma też prawo do nadania im różnych uprawnień. Druga sprawa to taka, że system powiadamia użytkowników na e-maila o pojawieniu się nowego dokumentu, przy czym istnieje możliwość wyłączenia tych powiadomień. Po trzecie – rejestrując Konto Podmiotu na PEF, użytkownik jest zobligowany do podpisania oświadczenia o tym, iż został upoważniony do utworzenia Konta Podmiotu danej organizacji. Istotne jest także m.in. to, że platforma nie wystawia urzędowych poświadczeń odbioru i umożliwia przesłanie faktury korygującej.

Uwaga; nie należy nie PEF z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur). Kluczowa różnica pomiędzy tymi systemami jest taka, że PEF służy instytucjom składającym zamówienia publiczne i wykonawcom tych zamówień, a KSeF jest dedykowany przedsiębiorcom posiadającym status czynnych podatników VAT, podatnikom zwolnionym z VAT i zidentyfikowanym do szczególnej procedury unijnej OSS.