Emil Zelma
Rozliczanie kosztów na przełomie roku spędza sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy… oraz księgowym. Dotyczy to również podatników prowadzących KPiR. Ta forma ewidencji, choć uproszczona, wciąż wymaga, by prawidłowo określić moment ujęcia kosztów. Problem może pojawić się np. wtedy, gdy faktura została wystawiona jeszcze w grudniu, ale dotyczy dostawy usług lub towarów przypadającej na styczeń następnego roku.
Księgowanie faktury w KPiR na przełomie roku. Jak ewidencjonować koszty? Wybór metody rozliczania kosztów to podstawa
Przepisy podatkowe pozwalają przedsiębiorcom na wybór jednej z dwóch metod. Są one następujące:
- metoda uproszczona (kasowa),
- metoda memoriałowa.
Wybór wpływa na to, w którym roku podatkowym dany zaksięguje się dany koszt w KPiR.
| Ważne Podatnik nie ma obowiązku zgłaszania urzędowi skarbowemu, jaką metodę rozliczeń stosuje. Raz obrana ścieżka musi być jednak konsekwentnie stosowana. |
Metoda kasowa, czyli ujmowanie kosztu według daty poniesienia wydatku
Metoda kasowa została opisana w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku PIT. Jej istota jest dość prosta. W myśl metody kasowej koszty uzyskania przychodów uwzględnia się w tym roku podatkowym, w którym je poniesiono. Liczy się realna data poniesienia kosztu. Za taki moment przyjmuje się:
- dzień wystawienia faktury, lub
- dzień, w którym dokonano zapłaty (o ile wcześniej nie wystawiono faktury).
A zatem, jeśli podatnik otrzyma fakturę w styczniu za usługę wykonaną w grudniu roku poprzedniego, lecz zapłacił wcześniej i faktura ma datę styczniową – księguje ją w nowym roku podatkowym.
Metoda memoriałowa a koszty na przełomie roku
Inaczej wygląda sytuacja, jeśli chodzi o metodę memoriałową. Jej założenia możemy znaleźć w art. 22 ust. 5–5c oraz ust. 6 wspomnianej ustawy o PIT. Zgodnie z nią przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować koszty w okresie, którego one dotyczą. Co więcej, w tym wariancie trzeba dokonać podziału kosztów na bezpośrednie i pośrednie. Sposób księgowania zależy bowiem od tego, z jakim typem kosztów mamy do czynienia.
Koszty bezpośrednie, w tym np.:
- wydatki na zakup towarów handlowych, materiałów,
- wypłata wynagrodzeń,
muszą być powiązane z konkretnym przychodem. A zatem, nawet jeśli kontrahent wystawił fakturę kosztową już w styczniu, ale koszt dotyczy jeszcze grudnia, to koszt należy ująć w KPiR roku poprzedniego.
| Ważne Aby ująć koszt w KPiR za rok poprzedni, musi być on poniesiony nie później niż w dniu ustawowego terminu na złożenie zeznania podatkowego za dany rok. |
A jak wygląda sytuacja, jeśli chodzi o pośrednie koszty na przełomie roku? Zalicza się do nich np. wydatki poniesione w związku z najmem lokalu, usługami marketingowymi czy telekomunikacyjnymi. Te ujmuje się zwykle w dniu ich poniesienia (często jest to data tożsama z dniem wystawienia faktury). Do wyjątków należy sytuacja, w której koszty te dotyczą okresu przekraczającego jeden rok podatkowy. W takim wariancie trzeba przyporządkować odpowiednie kwoty do każdego z lat (proporcjonalnie).
| Ważne Pan Jan wynajmuje lokal, który wykorzystuje jako siedzibę działalności gospodarczej. W dniu 21.12.2024 otrzymał fakturę wystawioną 20.12.2024. Dotyczy ona usługi najmu w okresie od 15.12.2024 do 15.01.2025. W takim przypadku połowę kosztu trzeba ująć w KPiR za 2024 r., a drugą połowę – w KPiR za 2025 r. |
Jak ująć koszty na przełomie roku podatkowego? Wyjątki
Od zasad ogólnych są jednak pewne wyjątki. Do takich z pewnością można zaliczyć wydatki na nabycie towaru handlowego. Jeżeli podatnik otrzyma towary handlowe jeszcze przed końcem roku, to musi ująć koszt w KPiR w dacie ich przyjęcia. Należy tak zrobić bez względu na stosowaną metodę rozliczania kosztów. Zasada ta dotyczy pozycji uwzględnianych w kolumnie nr 10 KPiR ,,Zakup towarów handlowych i materiałów’’
Jeśli natomiast podatnik otrzyma fakturę w grudniu, ale towar zostanie fizycznie dostarczony dopiero w styczniu, to mimo że dokument został wystawiony w poprzednim roku, fakturę w KPiR należy ująć dopiero w nowym roku podatkowym. Wynika to z zasady, zgodnie z którą w ewidencji trzeba ująć faktyczne zdarzenie gospodarcze w momecie otrzymania towaru lub usługi.
Koszty na przełomie roku. Rozliczenie na przykładach
Różnice w stosowaniu metody kasowej i memoriałowej dobrze widać na poniższym przykładzie.
Pan Karol prowadzi ewidencję rachunkową w formie KPiR. W dn. 21.12.2024 r. otrzymał on fakturę za usługi internetowe. Faktura ta obejmuje zużycie transferu danych za grudzień 2024 r. oraz za styczeń 2025 r. Pan Karol opłacił fakturę jeszcze tego samego dnia. Jak prawidłowo ująć ją w ewidencji, w zależności od wybranej metody rozliczania kosztów uzyskania przychodu?
Metoda kasowa (uproszczona)
Całą kwotę z faktury, niezależnie od tego, jakich okresów dotyczy, należy zaksięgować w kolumnie nr 13 – „Pozostałe wydatki” w dacie wystawienia faktury (31.12.2024 r.). W tej metodzie liczy się moment zapłaty lub wystawienia dokumentu, a nie faktyczny okres, którego dotyczy koszt.
Metoda memoriałowa
W przypadku metody memoriałowej należy podzielić koszty proporcjonalnie do okresów, których dotyczą. Usługi internetowe traktowane są jako koszt pośredni:
- w dacie wystawienia faktury (31.12.2024 r.) w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki” ujmuje się jedynie wartość zużycia transferu danych za grudzień 2024 r.;
- kwota abonamentu za styczeń 2025 roku powinna zostać zaksięgowana w styczniu 2025 roku. Dla celów porządkowych można przyjąć datę 1 stycznia 2025 roku.
Podsumowanie
Księgowanie kosztów na przełomie roku zależy w dużej mierze od tego, czy przedsiębiorca stosuje metodę kasową lub memoriałową. W przypadku niektórych kategorii (zakup towarów handlowy) przepisy wymagają rozliczenia według zasad szczególnych. Wybrana metoda nie ma tu większego wpływu.
