KSeF a terminy faktur zaliczkowych

Krajowy System e-Faktur, który stanie się obowiązkowy dla większości podatników od 1 lipca 2024 r., ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i usprawnienie obrotu gospodarczego w Polsce. Wprowadza on wiele zmian z zakresu fakturowania – obejmują one również faktury zaliczkowe.

Faktura zaliczkowa – co to takiego?

Faktura zaliczkowa jest dokumentem, który rejestruje zaliczki otrzymywane przez kontrahenta. Pomimo że poszczególne części płatności są rejestrowane oddzielnie, to wszystkie odnoszą się do pierwotnego dokumentu. Poprawnie wystawiona faktura zaliczkowa musi zawierać szereg danych takich jak:

• data wystawienia,
• numer,
• dane sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP,
• data otrzymania należności w całości lub częściowo – pod warunkiem, że jest inna, niż data wystawienia dokumentu,
• kwota otrzymanej należności,
• kwota podatku,
• dane odnoszące się do zamówienia lub umowy – rodzaj towaru lub usługi, cena jednostkowa netto, ilość i wartość zamówionych towarów, kwota i stawki podatku, wartość brutto zamówienia lub umowy.

W tym miejscy wypada przypomnieć o dwóch ważnych sprawach. Po pierwsze: wystawienie faktury zaliczkowej nie jest możliwe w niektórych sytuacjach, np. w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych czy dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego etc. Otrzymywanie zaliczek nie skutkuje wówczas powstaniem obowiązku podatkowego. Po drugie: nie ma obowiązku sporządzania faktur zaliczkowych w odniesieniu do wpłat, jakie podatnik otrzymał od nabywcy niebędącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Takowa konieczność pojawia się jedynie wtedy, gdy nabywca wystąpi do podatnika ze stosownym żądaniem.

Wystawianie faktur zaliczkowych – zmiany

Zmiany w wystawianiu faktur zaliczkowych obowiązują od 1 września 2023 r. Do tej pory przepisy nie zwalniały z obowiązku wystawiania tego typu dokumentów, jeśli do wpłaty zaliczki i sprzedaży doszło w tym samym okresie rozliczeniowym – pomimo że faktura końcowa była wystawiana tylko jedna. Zgodnie ze zmianami, które weszły w życie, podatnik nie musi już wystawiać faktury zaliczkowej, o ile całość lub część zapłaty otrzymał w tym miesiącu dokonania czynności, na których poczet otrzymał tę płatność. Ustawodawca przewidział jednak wyjątek od tej zasady – przepisów tych nie stosuje się w odniesieniu do faktur wystawianych w szczególnych terminach wymienionych w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT. W sytuacji, kiedy podatnik zamiast faktury zaliczkowej wystawi tylko jedną fakturę końcową, będzie musiał zamieścić na takim dokumencie datę otrzymania zapłaty, o ile jest ona inna, niż data wystawienia faktury. Faktura zaliczkowa wystawiana przy użyciu KSeF musi zawierać numery, które  w Krajowym Systemie e-Faktur identyfikują faktury zaliczkowe.

Terminy wystawiania faktur zaliczkowych

Jak wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, każda pobrana kwota przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty, w stosunku do której powstał obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług, musi zostać udokumentowana fakturą. Termin sporządzenia tego dokumentu nie jest zdeterminowany datą wpłacenia zaliczki przez zamawiającego, a datą jej otrzymania. Podatnik musi jednak pamiętać o tym, że faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona nie później, niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał on całość lub część zapłaty od nabywcy. Tak stanowi art. 106i ust. 2 ustawy o VAT. W tym miejscu wypada przypomnieć, iż faktura ustrukturyzowana uznawana jest za wystawioną w tym dniu, w którym została przesłana do KSeF. Operacja ta musi ponadto zostać potwierdzona UPO – dopóki podatnik go nie otrzyma, nie można uważać dokumentu za wystawionego. Data wystawienia faktury zawarta jest zarówno w numerze KSeF, jak i w UPO. Data nadania nr KSeF przesłanej fakturze jest również zwracana na UPO – jest to data przyjęcia faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.

Zwlekanie z wystawianiem faktury na ostatnią chwilę mija się z celem. Jeśli będzie ona wysłana do KSeF przed końcem dnia, to najprawdopodobniej numer KSeF dla niej zostanie nadany dopiero następnego dnia. Należy bowiem brać poprawkę na to, że system potrzebuje czasu na przetworzenie dokumentu.

Pytanie

Podatnik sporządził fakturę zaliczkową 15 października i wysłał ją do KSeF dopiero pod koniec dnia. Do systemu została ona przyjęta 16 października, co znalazło potwierdzenie w UPO. Czy to oznacza, że podatnik nie wywiązał się z obowiązującego terminu wystawiania faktur zaliczkowych?

Odpowiedź

Odpowiedź na powyższe pytanie brzmi: tak, taka faktura uznawana jest za wystawioną po terminie. Nie wystarczyło bowiem wysłanie jej do systemu 15 dnia miesiąca. Podatnik nie wziął pod uwagę tego, że wysyłając dokument pod koniec dnia, ryzykował zatwierdzenie jej przez KSeF dopiero następnego dnia. Bez potwierdzenia UPO dokument nie jest uważany za wystawiony.