Emil Zelma
Odzież służbowa jest niezbędna w przedsiębiorstwach z różnych branż, w tym np. w firmach budowlanych, ale także w gastronomii, obsłudze hotelowej itp. W związku z tym niejeden przedsiębiorca zastanawia się nad tym, czy zakup odzieży pracowniczej można zaksięgować jako podatkowy koszt uzyskania przychodu? W jaki sposób zaksięgować zakup odzieży i obuwia roboczego?
Spis treści
ukryj
Zakup odzieży służbowej dla pracowników – czy może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu?
Z podatkowego punku samo poniesienie kosztu niekoniecznie stanowi podstawę do tego, by wydatek potraktować jako koszt uzyskania przychodu. Kluczową rolę odgrywa to, czy dany koszt jest niezbędny z punktu widzenia działalności przedsiębiorstwa. Ważne jest to, czy ubranie służy temu, by firma osiągała przychody. Takie zasady określono m.in. w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku CIT. Co do zasady, zakup odzieży służbowej spełnia ten warunek.
Jak księgować zakup odzieży służbowej z logo firmy?
Jak wygląda kwestia podatkowego rozliczenia zakupu odzieży roboczego z logo firmowym? Również strój z nadrukowanym logotypem przedsiębiorstwa może stanowić koszt uzyskania przychodu. Taki strój ma cechy typowe dla reklamy, a przecież wydatki na marketing stanowią koszt podatkowy, jeśli tylko ma to za zadanie zwiększyć lub zabezpieczyć przychody przedsiębiorstwa. Co do zasady, marketing właśnie temu służy, ponieważ obecność logo firmy sprawia wzmacnia obecność firmy w świadomości jej klientów.
| Ważne Firma „GreenTech Systems” specjalizująca się montażu rekuperacji zatrudnia 12 techników oraz 6 handlowców. Jej kierownictwo zdecydowało się na zakup profesjonalnej odzieży roboczej z nadrukowanym logo. Zamówiony komplet odzieży obejmuje: – bluzy robocze, – koszulki typu t-shirt, – czapki z daszkiem. Cały zakup został potwierdzony fakturą i służy celom służbowym. Technicy zakładają odzież roboczą oraz elementy odblaskowe podczas wykonywania instalacji rekuperacji i przeglądów technicznych. Z kolei personel sprzedażowy podczas spotkań z klientami korzysta z odzieży oznaczonej logotypem firmy, co ułatwia rozpoznawalność marki i pozytywnie wpływa na postrzeganie jej jako rzetelnego partnera biznesowego. Tego typu wydatki, związane z zakupem odzieży firmowej z widocznym logo, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. |
Zakup odzieży służbowej jako koszt działalności operacyjnej. Księgowe rozliczenie zakupu odzieży roboczej – zasady
Zakup odzieży roboczej z księgowego punktu widzenia jest traktowany jako koszt podstawowej działalności operacyjnej. Księguje się go w momencie fatycznego wydania ubrania pracownikowi, wykorzystując do tego konto 40-9 „Pozostałe koszty rodzajowe’.
Inaczej wygląda sytuacja, jeśli ubrania robocze trafiają najpierw do magazynu, skąd wydawane są później. Należy wówczas wykorzystać do tego konto księgowe 31 „Materiały”. Dopiero po wydaniu odzieży roboczej pracownikowi należy dokonać przeksięgowania z konta 31 „Materiały” na odpowiednie konto kosztów rodzajowych.
Podobnie jak w przypadku większości innych kosztów, podstawę księgowania stanowi prawidłowo sporządzona faktura VAT. Służy do tego konto 22-1 „VAT naliczony”.
Znacznie prościej wygląda sytuacja w przypadku Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Wydatki z tego tytułu należy ewidencjonować w kolumnie nr 13 – Pozostałe koszty (w tej kolumnie ujmuje się również np. czynsz za lokal czy opłaty z tytułu zużycia energii elektrycznej, a także składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników).
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Jak zaksięgować?
W koszty można ujmować nie tylko wydatki na zakup odzieży roboczej, ale także wypłacone ekwiwalenty pieniężne, czyli kwoty przekazane pracownikom z tytułu używania przez pracowników ich własnych ubrań. Dopuszcza się takie rozwiązanie, o ile wypłata takiego świadczenia jest uzasadniona np. dlatego, że pracownik wykonuje swoje obowiązki jako pomoc kuchenna w restauracji.
Koszty związane z odzieżą roboczą to nie tylko księgowość. W jaki sposób prowadzić ewidencję odzieży roboczej?
Nie wystarczy jedynie zaewidencjonować zakup odzieży roboczej od strony księgowej. Konieczna jest również ewidencja, która umożliwia kontrolę nad obiegiem odzieży w firmie. Powinna być ona prowadzona od momentu zakupu ubrań, przez ich magazynowanie aż po wydanie pracownikom oraz (ewentualny) zwrot .
Takie zestawienie powinno obejmować następujące informacje:
- data przyjęcia na stan odzieży roboczej,
- moment wydania odzieży pracownikowi,
- opis odzieży, a jeśli jest to konieczne: uwzględnienie jej szczególnych cech (np. tego, że jest to odzież antystatyczna),
- przewidywany okres trwałości.
| Ważne Przepisy prawa pracy wymagają od pracodawców prowadzenia kart przydziału odzieży oraz obuwia roboczego w wersji papierowej. |
Podsumowanie
Koszty poniesiony z tytułu zakupu odzieży roboczej (odzież służbowa z logo, odzież do pracy w trudnych warunkach itp.), a także wypłacane pracownikom ekwiwalenty za używanie własnych ubrań mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Jest to możliwe, jeśli ich ponoszenia wymaga prowadzona działalność gospodarcza.
Sposób takiego księgowania wynika z przyjętej w przedsiębiorstwie ewidencji księgowej. W przypadku KPiR jest to kolumna nr 13, z kolei w pełnej księgowości wykorzystuje się konta kosztowe 40-9 „Pozostałe koszty rodzajowe” lub/oraz 31 „Materiały”. Oprócz tego, z czego nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę, trzeba prowadzić kartotekę odzieży roboczej wydawanej pracownikom.
