Emil Zelma
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 roku zmieni się sposób wystawiania i przesyłania faktur. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie wszystkich czynnych podatników VAT, którzy prowadzą działalność na terytorium Polski. Oznacza to, że faktury ustrukturyzowane będą można wystawiać wyłącznie przez ten system.
Choć dla organów podatkowych to znaczący krok w kierunku cyfryzacji, dla przedsiębiorców pojawia się fundamentalne pytanie. Czy „otrzymanie” faktury w KSeF stanowi automatyczne uznanie zobowiązania?
Spis treści
ukryj
Wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KsEF (przez Krajowy System e-Faktur). Co na ten temat mówią przepisy?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami przesłanie faktury do KSeF oznacza jej wystawienie. Numer KSeF nadawany przez system traktowany jest jako moment formalnego „doręczenia” dokumentu odbiorcy. W praktyce – w świetle prawa podatkowego – faktura istnieje i została skutecznie doręczona. Problem w tym, że na gruncie prawa cywilnego sama obecność faktury w systemie nie tworzy zobowiązania do zapłaty. Przesłanie dokumentu przez KSeF nie oznacza, że druga strona zaakceptowała jego treść czy uznała dług. Przedsiębiorcy muszą zatem odróżniać skutki podatkowe od skutków cywilnoprawnych.
| Ważne Dotychczas wiele firm traktowało otrzymanie papierowej faktury podpisanej przez obie strony jako domniemanie istnienia zobowiązania. Jednak nawet w takim modelu sądy cywilne podkreślały, że sama faktura – bez dodatkowego dowodu świadczenia – nie wystarcza do udowodnienia obowiązku zapłaty. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF ta granica staje się jeszcze wyraźniejsza. Otrzymanie faktury przez KSeF to jedynie czynność techniczna, związana z funkcjonowaniem systemu elektronicznego, a nie wyraz woli stron. W związku z tym, każda firma powinna zadbać o dodatkowe zabezpieczenia kontraktowe. |
Jak korzystać z KSeF, by uniknąć nieporozumień i pułapek?
Nowa rzeczywistość wymusza zmianę podejścia do zarządzania dokumentacją księgową i relacjami biznesowymi. Obowiązkowy KSeF nie przesądza o uznaniu zobowiązania. Przedsiębiorcy muszą zatem wprost uregulować w umowach, że przesłanie faktury do systemu nie oznacza automatycznie jej akceptacji.
Niepokój budzi także możliwość wystawiania faktur przez podmioty działające w złej wierze. W przypadku faktur przesyłanych przez KSeF nie ma możliwości ich „odrzucenia” w czasie rzeczywistym – jak miało to miejsce przy fakturach papierowych czy PDF-ach, których po prostu można było nie przyjąć lub zwrócić. Tymczasem każdy podmiot mający uprawnienie do korzystania z KSeF może technicznie wystawić fakturę. Również taką, która zawiera błędne lub fikcyjne dane. Odbiorca automatycznie ją „otrzymuje”, a dowód tego faktu przechowywany jest w systemie. Stąd rośnie znaczenie dodatkowej komunikacji między kontrahentami – czy to mailowej, czy umownej – która jednoznacznie określi, jakie czynności stanowią podstawę do uznania zobowiązania.
Przesłanie faktury do KSeF. Jakie rodzi skutki?
Oczywiście warto mieć na uwadze, że przesłanie faktury do KSeF stanowi wyłącznie stan faktyczny w rozumieniu przepisów podatkowych. Nie ma to żadnego przełożenia na relacje cywilnoprawne, a sama faktura nie ma mocy dokumentu potwierdzającego zawarcie lub wykonanie umowy. To nie fakt przesłania pliku XML przez system ani numer KSeF faktury decyduje o powstaniu długu, lecz:
- zgoda stron wyrażona np. w ramach korespondencji mailowej,
- zawarta umowa,
- protokół odbioru,
lub inne dowody wykonania świadczenia. Tym samym w systemie KSeF nie ma i nie będzie mechanizmu, który automatycznie tworzyłby skutki prawne między dwiema stronami umowy.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur a skutki prawne – na co zwrócić uwagę?
W świetle ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana, przesłana do KSeF i nadana numerem systemowym, jest uznawana za wystawioną w dacie jej przesłania. To istotne w kontekście obowiązków podatkowych – rejestracji w ewidencji VAT, rozliczeń z urzędem skarbowym, czy w przypadku zwrotu podatku. Jednak nawet tu trzeba wykazać się ostrożnością.
Co więcej, przedsiębiorcy już teraz zaczęli praktykować składanie oświadczeń swoim partnerom biznesowym, że faktura ustrukturyzowana przesłana przez KSeF nie będzie wywoływać skutków cywilnoprawnych, chyba że umowa stanowi inaczej. To praktyka w pełni uzasadniona. Zabezpiecza ona przed ryzykiem sytuacji, w której ktoś wystawi fakturę, mimo że nie doszło do żadnego świadczenia. W tej sytuacji odbiorca, który nie ma wpływu na przesłanie dokumentu przez KSeF, może być zmuszony do obrony przed bezpodstawnym roszczeniem.
| Przykład Pan Jan prowadzi działalność gospodarczą i korzysta z KSeF. W umowach B2B z kontrahentami zastrzegł, że samo otrzymanie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie oznacza uznania zobowiązania. Każda usługa musi być potwierdzona osobnym protokołem odbioru. Dzięki temu unika ryzyka zapłaty za niewykonane świadczenia, nawet jeśli faktura została już przesłana i zarejestrowana w systemie KSeF. |
Podsumowanie
Z punktu widzenia praktyki gospodarczej oznacza to, że samo korzystanie z KSeF nie zwalnia z odpowiedzialności za kontrolę treści faktur i bieżące monitorowanie transakcji. Dział księgowy, zarządzający finansami czy prawnicy firm muszą dostosować procedury nie tylko do przepisów ustawy o VAT, ale również do ryzyk wynikających z praktyki obrotu gospodarczego. Bez takiej adaptacji – nawet najlepiej zorganizowany system e-fakturowania może przynieść więcej szkody niż pożytku.
