Samofakturowanie to szczególna procedura wystawiania faktur. To nie sprzedawca, lecz nabywca przejmuje obowiązek przygotowania dokumentów. Takie rozwiązanie jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy obie strony zawrą umowę regulującą zasady współpracy.
W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) samofakturowanie zachowuje swoją dotychczasową istotę. Trzeba jednak pamiętać o nadaniu odpowiednich uprawnień nabywcy przez sprzedawcę. Dzięki temu możliwe jest legalne i bezpieczne wystawianie faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy.
Samofakturowanie w KSeF a wymóg zawarcia umowy
Samofakturowanie polega na tym, że nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. W ramach KSeF mechanizm ten działa na podobnych zasadach, jednak wymaga nadania nabywcy odpowiednich uprawnień w systemie. Dzięki temu faktury ustrukturyzowane wystawione przez nabywcę w imieniu sprzedawcy mają pełną moc prawną. Mogą być one wykorzystywane w obrocie krajowym oraz międzynarodowym.
Zgodnie z przepisami podatkowymi nabywca nie może samodzielnie wystawić faktury sprzedaży bez zgody sprzedawcy. Aby samofakturowanie w KSeF było skuteczne, konieczne jest zawarcie umowy między stronami. Powinna ona jasno określać sposób, w jaki nabywca będzie wystawiać faktury. Trzeba również wskazać to, jak będzie przebiegało zatwierdzanie poszczególnych faktur. Powód jest prosty: zmniejszyć ryzyko nadużyć ze strony odbiorcy.
Samofakturowanie KSeF może być stosowane np. w przypadku eksportu towarów, świadczenia usług na rzecz podmiotów spoza Unii Europejskiej oraz transakcji wewnątrzwspólnotowych (WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów).
System KSeF a ustawa o VAT
Kwestie związane z wystawianiem dokumentów w ramach samofakturowania jest regulowana przez art. 106d ustawy o VAT. Poniżej przytaczamy jego zapis:
„1. Podmiot, o którym mowa w art. 106b obowiązek wystawienia faktury ust. 1 pkt 1, nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:
1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
2) o których mowa w art. 106b obowiązek wystawienia faktury ust. 1 pkt 4,
3) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a stosowanie przepisów dotyczących faktur pkt 2 lit. b
– jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.
2. Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a ustanowienie przedstawiciela podatkowego”
Samofakturowanie a uprawnienia sprzedawcy i nabywcy w KSeF
Sprzedawca, czyli podatnik dokonujący sprzedaży, posiada pełne prawa uprawnienia w systemie KSeF. To on decyduje, kto otrzyma możliwość wystawiania faktur w jego imieniu. Ponadto, sprzedawcy mogą weryfikować już wystawione dokumenty.
| Ważne Sprzedawcy towarów lub usług muszą pamiętać, że zawarcie umowy w sprawie wystawiania faktur jest jedynie początkiem – konieczne jest bowiem nadanie w systemie stosownych uprawnień. |
Nabywca, który uzyskał prawo do samofakturowania, staje się w systemie KSeF podmiotem uprawnionym do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy. Może on zatem sporządzać faktury ustrukturyzowane oraz przesyłać je do systemu.
Czy możliwe jest wystawianie faktur w KSeF przez osobę fizyczną?
Uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF mogą być nadawane nie tylko przedsiębiorstwom, ale także osobom fizycznym. Identyfikacja takiej osoby następuje na podstawie:
- numeru PESEL,
- numeru NIP,
- danych z podpisu kwalifikowanego.
KSeF przewiduje możliwość dalszego „delegowania” uprawnień. Nabywca, który sam uzyskał prawo do samofakturowania, może wskazać kolejne podmioty lub osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur.
Samofakturowanie a JPK
Jednolity Plik Kontrolny (JPK) stanowi rozwiązanie przeznaczone do przekazywania danych podatkowych i księgowych, którego celem jest usprawnienie kontroli skarbowej. Choć samofakturowanie i JPK są odrębnymi zagadnieniami w obszarze rozliczeń podatkowych, oba elementy wpisują się w proces postępującej cyfryzacji systemu podatkowego w Polsce.
W przypadku KSeF, będącego kolejnym etapem tego procesu, samofakturowanie będzie możliwe dopiero po nadaniu przez podatnika odpowiednich uprawnień nabywcy do wystawiania faktur w systemie. Stosowna informacja znajdzie się w rejestrach JPK.
Procedura samofakturowania a wprowadzenie KSeF. Podsumowanie
Samofakturowanie w KSeF jest w pełni dopuszczalne. Co więcej, funkcjonuje ono na zasadach zbliżonych do tych obowiązujących przed wejściem w życie KSeF. Wciąż niezbędne jest zawarcie umowy o samofakturowanie, wraz z precyzyjnym określeniem procedury zatwierdzania faktur. Właściwie, zmienia się tylko to, że konieczne jest nadanie nabywcy stosownych uprawnień w systemie.
