Emil Zelma
Samofakturowanie to szczególna procedura wystawiania faktur. To nie sprzedawca, lecz nabywca przejmuje obowiązek przygotowania dokumentów. Takie rozwiązanie jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy obie strony zawrą umowę regulującą zasady współpracy.
W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) samofakturowanie zachowuje swoją dotychczasową istotę. Trzeba jednak pamiętać o nadaniu odpowiednich uprawnień nabywcy przez sprzedawcę. Dzięki temu możliwe jest legalne i bezpieczne wystawianie faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy.
Spis treści
ukryj
Samofakturowanie w KSeF a wymóg zawarcia umowy
Samofakturowanie polega na tym, że nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. W ramach KSeF mechanizm ten działa na podobnych zasadach, jednak wymaga nadania nabywcy odpowiednich uprawnień w systemie. Dzięki temu faktury ustrukturyzowane wystawione przez nabywcę w imieniu sprzedawcy mają pełną moc prawną. Mogą być one wykorzystywane w obrocie krajowym oraz międzynarodowym.
Zgodnie z przepisami podatkowymi nabywca nie może samodzielnie wystawić faktury sprzedaży bez zgody sprzedawcy. Aby samofakturowanie w KSeF było skuteczne, konieczne jest zawarcie umowy między stronami. Powinna ona jasno określać sposób, w jaki nabywca będzie wystawiać faktury. Trzeba również wskazać to, jak będzie przebiegało zatwierdzanie poszczególnych faktur. Powód jest prosty: zmniejszyć ryzyko nadużyć ze strony odbiorcy.
Samofakturowanie KSeF może być stosowane np. w przypadku eksportu towarów, świadczenia usług na rzecz podmiotów spoza Unii Europejskiej oraz transakcji wewnątrzwspólnotowych (WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów).
System KSeF a ustawa o VAT
Kwestie związane z wystawianiem dokumentów w ramach samofakturowania jest regulowana przez art. 106d ustawy o VAT. Poniżej przytaczamy jego zapis:
„1. Podmiot, o którym mowa w art. 106b obowiązek wystawienia faktury ust. 1 pkt 1, nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:
1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
2) o których mowa w art. 106b obowiązek wystawienia faktury ust. 1 pkt 4,
3) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a stosowanie przepisów dotyczących faktur pkt 2 lit. b
– jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.
2. Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a ustanowienie przedstawiciela podatkowego”
Samofakturowanie a uprawnienia sprzedawcy i nabywcy w KSeF
Sprzedawca, czyli podatnik dokonujący sprzedaży, posiada pełne prawa uprawnienia w systemie KSeF. To on decyduje, kto otrzyma możliwość wystawiania faktur w jego imieniu. Ponadto, sprzedawcy mogą weryfikować już wystawione dokumenty.
| Ważne Sprzedawcy towarów lub usług muszą pamiętać, że zawarcie umowy w sprawie wystawiania faktur jest jedynie początkiem – konieczne jest bowiem nadanie w systemie stosownych uprawnień. |
Nabywca, który uzyskał prawo do samofakturowania, staje się w systemie KSeF podmiotem uprawnionym do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy. Może on zatem sporządzać faktury ustrukturyzowane oraz przesyłać je do systemu.
Czy możliwe jest wystawianie faktur w KSeF przez osobę fizyczną?
Uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF mogą być nadawane nie tylko przedsiębiorstwom, ale także osobom fizycznym. Identyfikacja takiej osoby następuje na podstawie:
- numeru PESEL,
- numeru NIP,
- danych z podpisu kwalifikowanego.
KSeF przewiduje możliwość dalszego „delegowania” uprawnień. Nabywca, który sam uzyskał prawo do samofakturowania, może wskazać kolejne podmioty lub osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur.
Samofakturowanie a JPK
Jednolity Plik Kontrolny (JPK) stanowi rozwiązanie przeznaczone do przekazywania danych podatkowych i księgowych, którego celem jest usprawnienie kontroli skarbowej. Choć samofakturowanie i JPK są odrębnymi zagadnieniami w obszarze rozliczeń podatkowych, oba elementy wpisują się w proces postępującej cyfryzacji systemu podatkowego w Polsce.
W przypadku KSeF, będącego kolejnym etapem tego procesu, samofakturowanie będzie możliwe dopiero po nadaniu przez podatnika odpowiednich uprawnień nabywcy do wystawiania faktur w systemie. Stosowna informacja znajdzie się w rejestrach JPK.
Procedura samofakturowania a wprowadzenie KSeF. Podsumowanie
Samofakturowanie w KSeF jest w pełni dopuszczalne. Co więcej, funkcjonuje ono na zasadach zbliżonych do tych obowiązujących przed wejściem w życie KSeF. Wciąż niezbędne jest zawarcie umowy o samofakturowanie, wraz z precyzyjnym określeniem procedury zatwierdzania faktur. Właściwie, zmienia się tylko to, że konieczne jest nadanie nabywcy stosownych uprawnień w systemie.
