Wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty to dokument, w którym sprzedawca towaru lub usługi ponagla kontrahenta, który zwleka z uregulowaniem płatności. Jest jedną z form tzw. miękkiej windykacji, która ma na celu skłonić kontrahenta do wypełnienia zobowiązania, bez potrzeby wchodzenia na drogę sądową. A ta oznacza stratę czasu i koszty także dla sprzedającego.

Spis treści ukryj

1 Co zawiera wezwanie do zapłaty?

2 Jak często wysyłać wezwanie do zapłaty?

3 Jak wystawić wezwanie do zapłaty w programie Faktura VAT 2022?

Co zawiera wezwanie do zapłaty?

Zarówno nie ma obowiązku wystawiania wezwania do zapłaty jak i wymaganej prawnie formy, którą musi ono przyjąć. Na ogół przyjmuje się, że w treści powinny zostać wskazane:

dane obu stron,
powód zapłaty – rodzaj transakcji i jej zakres,
podstawa roszczeń – umowa o dzieło, faktura VAT lub inny dokument świadczący o transakcji,
kwota nieuregulowanej należności, także z odsetkami jeżeli zaczęły być naliczane,
nowy termin zapłaty należności,
numer rachunku bankowego,
data wystawienia i podpis podmiotu wzywającego.

Warto zaznaczyć, że na skuteczność wezwania do zapłaty (tj. skłonienia kontrahenta do zapłaty) ma też wpływ styl, w jakim jest napisane. Najlepiej jeśli jest on stanowczy, oficjalny i konkretny. Warto przypomnieć dłużnikowi, że dalsze uchylanie się od zapłaty oznaczać będzie proces w sądzie, a najczęściej to właśnie po stronie dłużnika leżą koszty postępowania. Wierzyciel może też ostrzec dłużnika, że zamierza sprzedać dług na giełdzie długów, co skutkuje wpisaniem dłużnika do ewidencji BIG. Na niektórych działa zastosowanie większej czcionki lub koloru czerwonego w tekście wezwania do zapłaty.

Jak często wysyłać wezwanie do zapłaty?

Prawo nie określa ile razy i jak często wierzyciel powinien wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty. Może to robić w zasadzie dowolną ilość razy. W programie faktura VAT możesz określić, czy dane wezwanie jest pierwsze, przypominające czy ostateczne. Najczęściej nowy termin zapłaty długu określa się na 7 – 14 dni od momentu doręczenia wezwania. Co ważne – wezwanie do zapłaty powinno zostać wysłane listem poleconym. Potwierdzenie odbioru jest bardzo przydatne na wypadek, gdyby doszło do procesu sądowego.

Jak wystawić wezwanie do zapłaty w programie Faktura VAT 2022?

Wystawienie wezwania do zapłaty wykonuje się w następujący sposób.

W głównym oknie programu wybieramy menu Druki, a z rozwiniętej listy wybieramy pozycję Wezwanie do zapłaty.

W nowym oknie musimy wprowadzić wszystkie potrzebne informacje do wystawienia wezwania do zapłaty. Musimy wskazać wezwany podmiot – dane możemy pobrać z już istniejących w bazie programu, poprzez naciśnięcie Wybierz. Następnie wskazać rachunek lub fakturę, do zapłacenia których wzywamy oraz określić termin płatności, numer konta.