Emil Zelma
Przez lata pieczątka firmowa oraz podpis osoby wystawiającej były nieodłącznymi elementami faktury VAT. Ich brak budził podejrzenia o autentyczność danego dokumentu. A jak wygląda to obecnie?
Spis treści
ukryj
Podpis na fakturze nie jest obowiązkowy
Kluczowym datą, jeśli chodzi o wystawianie faktur w Polsce, jest dzień 11 marca 2004 roku. To właśnie wtedy wprowadzono obowiązującą do dziś ustawę o podatku od towarów i usług. Wskazano w niej elementy, jakie powinna zawierać faktura VAT. Oto najważniejsze z nich:
- data wystawienia faktury,
- unikalny numer identyfikacyjny dokumentu,
- numery NIP stron transakcji,
- dane identyfikacyjne obie strony transakcji – sprzedawcę i nabywcę (pełna nazwa przedsiębiorstwa, adres siedziby działalności gospodarczej),
- opis transakcji (tzn. wykaz sprzedanych towarów lub wykonanych usług),
- wartość sprzedaży netto,
- stawka procentowa oraz kwota podatku VAT,
- końcowa kwota do zapłaty,
- termin zapłaty lub informacja, że faktura została opłacona.
A zatem, z zapisów tych wynika jasno: faktura nie musi być opatrzona podpisem ani wystawcy, ani nabywcy. To jeszcze nie wszystko, ponieważ nie ma również obowiązku umieszczania na tym dokumencie firmowej pieczątki. Takie rozwiązanie to efekt synchronizacji przepisów krajowych z regulacjami wspólnotowymi. Z punktu widzenia przedsiębiorców oznacza to ułatwienie w wystawianiu dokumentów. Faktura VAT, nawet jeśli jest pozbawiona tych elementów, wciąż stanowić dowód księgowy.
| Ważne Wymienione w art. 106e ustawy o VAT elementy decydują o tym, czy dany dokument może zostać uznany przez urząd skarbowy za pełnoprawny dowód księgowy. Podpis osoby wystawiającej fakturę czy pieczątka firmowa nie są obowiązkowe. |
Faktura VAT bez podpisu oraz pieczęci firmowej — co jeszcze warto wiedzieć na ten temat?
Dokument sprzedażowy bez podpisu oraz pieczęci firmowej nie traci mocy prawnej. Co więcej, nie staje się ona mniej wiarygodna z punktu widzenia urzędu skarbowego czy innych organów kontrolnych. Z drugiej jednak strony podpis oraz pieczęć mogą być cenne w przypadku sporu sądowego (na przykład sporu o zapłatę).
W sytuacjach spornych dokument opatrzony podpisem osoby upoważnionej może stanowić potwierdzenie zawarcia transakcji oraz tego, że obie strony uzgodniły jej warunki. Taki stan rzeczy nie oznacza, że faktura bez podpisu i pieczątki nie zostanie uznana. Jej autentyczność może jednak wymagać dodatkowego udowodnienia, w tym np. w formie korespondencji mailowej. W oczywisty sposób komplikuje to cały proces postępowania.
W efekcie, niektórzy przedsiębiorcy wciąż decydują się na podpisywanie faktury. Jest tak szczególnie wtedy, gdy dotyczy to transakcji o dużej wartości. Podpisany dokument to swego rodzaju zabezpieczenie np. w przypadku partnerów zagranicznych.
Podpis i pieczątka na fakturze – kiedy mogą być potrzebne?
Chociaż podpis i pieczątka firmowa nie są obowiązkowe, to warto mieć na uwadze sytuacje, w których taki obowiązek zaistnieje. Dotyczy to np. przypadków, w których druga strona transakcji – instytucja publiczna czy zagraniczny partner biznesowy – wymaga dodatkowego potwierdzenia autentyczności dokumentu.
Często zdarza się również, że o ile faktura nie wymaga podpisu, to inne dokumenty – owszem. Chodzi tu np. o załączniki w postaci protokołów odbioru towarów lub usług.
| Przykład Pan Marek prowadzi firmę budowlaną, która realizuje prace budowlane. Aby otrzymać zapłatę za wystawione faktury, zgodnie z podpisanym kontraktem musi każdorazowo dołączać podpisane przez kierowników budowy protokoły odbioru robót. Brak tych dokumentów skutkuje opóźnieniem płatności, co utrudnia utrzymanie płynności finansowej firmy. |
Jak Krajowy System e-Faktur wpłynie na sposób wystawiania dokumentów?
Pełne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce sprawi, że tradycyjna forma dokumentów zejdzie na drugi plan. Jest tak, ponieważ faktury generowane i przesyłane w KSeF są automatycznie rejestrowane, przechowywane i udostępniane organom podatkowym w formie cyfrowej.
Krajowy System e-Faktur to stopniowo wdrażany przez Krajową Administrację Skarbową projekt, dzięki któremu faktura VAT trafia do urzędu skarbowego w czasie rzeczywistym. Takie rozwiązanie eliminuje potrzebę papierowej dokumentacji, a co za tym idzie – pieczątki oraz podpisu, jakie przez lata towarzyszyły papierowym dokumentom.
Podpis elektroniczny – dodatkowe zabezpieczenie
W niektórych przypadkach przedsiębiorcy decydują się mimo wszystko na opatrzenie faktury podpisem elektronicznym. Jest to rozwiązanie przydatne szczególnie w kontaktach z wymagającymi kontrahentami oraz w przypadku potrzeby zabezpieczenia się na wypadek przyszłych sporów. Podpis elektroniczny pełni funkcję zabezpieczenia autentyczności dokumentu. Podobnie jak jego tradycyjny odpowiednik nie jest on jednak wymagany przez obowiązujące przepisy.
W praktyce oznacza to, że dokument opatrzony certyfikowanym podpisem elektronicznym może być traktowany jako bardziej wiarygodny i zabezpieczony. Brak takiego podpisu nie unieważnia jednak faktury ani nie czyni jej niezgodną z prawem.
Podsumowanie
Choć pieczątka i podpis na fakturze nie są obecnie wymagane przepisami, ich obecność może w niektórych przypadkach przynieść dodatkowe korzyści. Dotyczy to szczególnie faktur wystawianych na rzecz instytucji publicznych czy kontrahentów zagranicznych. Taki podpis, wraz z pieczątką, może być cenny również w sytuacjach spornych. Podpis oraz pieczątka to dodatkowe dowody autentyczności oraz potwierdzenie zawarcia transakcji. Tak czy inaczej, brak obowiązkowego podpisu oraz pieczątki na fakturze to dla wielu przedsiębiorców spore ułatwienie.
