Emil Zelma
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy przejście z uproszczonej ewidencji księgowej na pełną księgowość jest możliwe – i konieczne – w trakcie trwania roku podatkowego. Trzeba przy tym pamiętać, że sam obowiązek przejścia na księgi rachunkowe nie wiąże się wyłącznie z przekroczeniem ustawowego limitu przychodów. W niektórych przypadkach to forma prawna podmiotu jest czynnikiem decydującym.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Kiedy występuje?
Prawo przewiduje pewną grupę podmiotów, które w świetle przepisów nie mogą, lecz muszą prowadzić pełną księgowość. Wymóg ten dotyczy m.in.
- spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółek akcyjnych,
- prostych spółek akcyjnych,
- spółek komandytowo-akcyjnych.
Już sam fakt zawarcia umowy spółki obliguje do stosowania pełnych ksiąg rachunkowych.
| Ważne Do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobligowane są również m.in. stowarzyszenia czy fundacje, a także banki oraz fundusze inwestycyjne. |
Limit przychodów a obowiązek przejścia na pełną księgowość. Jak to wygląda?
W pozostałych przypadkach obowiązek prowadzenia pełnej księgowości jest uzależniony od wysokości osiąganych przez przedsiębiorcę przychodów. Przekroczenie limitu ustawowego obliguje do rezygnacji z uproszczonej ewidencji księgowej. Próg ten został ustalony jako równowartość 2,5 milionów euro przychodu netto ze sprzedaży osiągniętej w poprzednim roku podatkowym.
Limit ten przelicza się wg kursu z pierwszego dnia roboczego października. Wykorzystuje się do tego kurs publikowany przez Narodowy Bank Polski.
Jeszcze niedawno stosowano niższy limit przychodów – 2 miliony euro. Dla przychodów osiągniętych w 2022 r. wykorzystano zatem kurs z 3.10.2022 r. (4,8272 zł), co oznaczało próg 9 654 400 zł. W 2024 roku próg ustalono w oparciu o kurs z 2.10.2023 r. (4,6091 zł), co przekłada się na limit 9 218 200 zł w 2023 roku. Powyżej tych przychodów przedsiębiorcy byli zobowiązani do przejścia na pełną księgowość w 2024 roku.
| Ważne W 2025 r. nastąpiły pewne zmiany, które są pochodną wysokiej inflacji w ostatnich latach. Począwszy od 1 stycznia 2025 roku, obowiązek przejścia na pełne księgi pojawia się w sytuacji, gdy przychody za 2024 rok osiągnęły co najmniej równowartość 2 500 000 euro. Kurs euro wynosi 4,2846 zł, co oznacza próg 10 711 500 zł. |
Przykład
W 2024 roku Pan Jan, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, osiągnął przychód w wysokości 11 mln zł. To więcej niż równowartość 2,5 mln euro (czyli ok. 10 711 500 zł przy kursie 4,2846 zł/euro). Mimo że nadal działa prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, przekroczenie limitu oznacza obowiązkowe przejście na pełną księgowość. Przepisy są jasne – wysoki przychód to nowe obowiązki rachunkowe, niezależnie od formy działalności.
Czy można przejść na księgi rachunkowe w trakcie roku?
Nie. Wytyczne w tej kwestii są jasne. Przejście z PKPiR (podatkowej księgi przychodów i rozchodów) na pełne księgi rachunkowe jest możliwe wraz z początkiem nowego roku podatkowego. Jest to konieczne, ponieważ pełne księgi rachunkowe to system oparty na spójności danych oraz ciągłości zapisów. Zmiana w trakcie roku mogłaby zaburzyć całą ewidencję finansową. Sednem pełnych ksiąg jest bowiem możliwość porównania danych w czasie, a także rzetelność zestawień oraz sprawozdań finansowych.
Przejście z uproszczonej ewidencji na pełną księgowość? Jak wygląda ta procedura?
Podatnik powinien rozpocząć przygotowania do przejścia jeszcze przed końcem roku podatkowego. Należy bowiem:
- zamknąć księgę przychodów i rozchodów,
- rozliczyć dochód pod względem podatku dochodowego,
- sporządzić inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów, które należą do danego przedsiębiorstwa,
- stworzyć, w oparciu o inwentarz, bilans otwarcia,
- wprowadzić bilans do ksiąg ze stanem na dzień 1 stycznia nowego roku.
Jak zatem widać, pracy jest dość dużo. Otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić w ciągu 15 dni od rozpoczęcia nowego roku obrotowego (w praktyce jest to zatem termin 15 stycznia).
Pełna księgowość. Jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcy?
Przedsiębiorca, który zdecyduje się na prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych, musi opracować politykę rachunkowości. Rozumie się przez to zasady dotyczące:
- sposobu ewidencjonowania operacji,
- metody wyceny aktywów i pasywów przedsiębiorstwa,
- zasady sporządzania sprawozdań finansowych.
Polityka ta wyznacza ramy, w których przedsiębiorca będzie prowadzić ewidencję rachunkową. A zatem, powinna być ona gotowa jeszcze przed rozpoczęciem roku obrotowego.
Czy można dobrowolnie prowadzić księgi rachunkowe?
Tak, w określonych przypadkach jest to możliwe. Jeśli przedsiębiorca prowadzi np. jednoosobową działalność gospodarczą i nie przekroczył limitu przychodów, jak najbardziej może się na to zdecydować. Motywy takiej decyzji są różne. Praktyka pokazuje, że właściciele biznesów decydują się na taki wariant kierowani potrzebą przejrzystości finansowej oraz lepszej kontroli nad majątkiem firmy. Prowadzenie uproszczonej księgowości, choć mniej czasochłonne, nie zawsze na to pozwala.
Z drugiej strony pełna księgowość wiąże się z wieloma nowymi formalnościami. Przykładowo, koszt prowadzenia pełnej księgowości (np. w formie outsourcingu) jest znacznie wyższy w porównaniu z uproszczoną ewidencją.
Podsumowanie – czy da się przejść na pełną księgowość w trakcie roku?
Obecne przepisy nie dają przedsiębiorcom możliwości wprowadzenia pełnej księgowości w trakcie roku podatkowego. Wydaje się to oczywiste, biorąc pod uwagę, że ewidencja księgowa ma zapewnić przejrzysty obraz danej jednostki. Zmiana w trakcie roku to bowiem ryzyko zaburzenia ciągłości ewidencji. Tak czy inaczej, przejście z uproszczonej księgowości na pełne księgi rachunkowe to poważna decyzja. Konieczne jest bowiem m.in. opracowanie polityki rachunkowości, a także sporządzenie inwentarza.
