Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej — co można wrzucić w koszty firmowe?

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga ponoszenia kosztów. Do najbardziej typowych wydatków firmowych zalicza się np. koszty z tytułu czynszu, mediów czy wypłacanych wynagrodzeń. To jednak jeszcze nie wszystko, ponieważ praktyka pokazuje, że przedsiębiorcy ponoszą naprawdę nietypowe wydatki. Niestety, nie zawsze mogą one stanowić koszt uzyskania przychodu.

Kiedy wydatek firmowy może stanowić koszt uzyskania przychodu?

Odpowiedź na to pytanie znajduje się m.in. w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 22 u. 1 tej ustawy:

„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 […]„

Jest to jednak dość ogólna odpowiedź, która pozostawia przedsiębiorcom spore możliwości. W praktyce, aby dany wydatek można było uznać za podatkowy koszt uzyskania przychodu, musi być on związany z prowadzoną działalnością.

Co więcej, koszt ten nie może zostać zwrócony podatnikowi w formie dotacji czy subwencji. Oprócz tego nie może się on zaliczać do wydatków ustawowo wyłączonych z kosztów podatkowych. Przykładowo, na gruncie podatku PIT do takich wyjątków zalicza się:

• koszty egzekucyjne,
• kary (mandaty, grzywny),
• wydatki na auto osobowe firmowe w kwocie powyżej 150 000 zł (pojazdy spalinowe) lub 225 000 zł (pojazdy elektryczne).

Koszt podatkowy musi zostać odpowiednio udokumentowany

Koszty podatkowe powinny zostać odpowiednio udokumentowane przez przedsiębiorcę. W praktyce oznacza to, że konieczne jest posiadanie np.:

• faktury,
• rachunku,
• umowy,
• dowodu zapłaty.

To bardzo ważne, ponieważ koszt uzyskania przychodu pomniejsza podstawę opodatkowania, a urzędy skarbowe podczas kontroli sprawdzają zasadność ponoszonych wydatków. A zatem, zanim przedsiębiorca ujmie dany wydatek w kosztach działalności gospodarczej, powinien ocenić, czy jest on niezbędny w prowadzonej działalności.

Nietypowe koszty firmowe. Przykłady

Nie sposób wymienić wszystkie nietypowe koszty podatkowe w firmie. Do takich wydatków można z pewnością zaliczyć zakup telewizora czy konsoli PlayStation 5. Taki koszt można zaliczyć do wydatków firmowych, o ile są spełnione określone warunki:

• przedsiębiorca zatrudnia pracowników,
• w firmie znajduje się pomieszczenie do relaksu (tzw. chill-room),
• specyfika wykonywanych zadań sprawia, że pracownicy potrzebują relaksu. Do takiej pracy zalicza się np. pracę kreatywną wykonywaną przez marketingowców czy konsultantów.

Jeśli powyższe warunki zostaną spełnione, zakup konsoli czy telewizora nie powinien zostać zakwestionowany przez fiskusa.

Nie tylko auto firmowe. Rower, hulajnoga, skuter – czy można zaliczyć je do kosztów podatkowych?

Orzecznictwo sądowe pokazuje, że nawet wydatki na rower, hulajnogę elektryczną czy skuter mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Oczywiście, jest to możliwe, jeśli dany środek transportu wykorzystuje się w firmie, w tym np. podczas:

• dojazdu do klientów,
• rozwożenia towaru.

Co więcej, w przypadku roweru czy skuterów o pojemności silnika do 50 cm³ możliwe jest pełne odliczenie VAT-u (w odróżnieniu o samochodu osobowego).

Zwierzęta w firmie a nietypowe koszty podatkowe

Wydatki na zwierzęta w firmie – jest to kolejny przykład nietypowego kosztu podatkowego. Wydatki np. na karmę czy usługi weterynaryjne można zaliczyć do kosztów w podatku dochodowym. Wciąż jednak musi być spełniony pewien warunek: dane zwierzę nie jest kaprysem przedsiębiorcy, lecz realnym „wsparciem” dla firmy. Do takich zalicza się np. pies stróżujący w zakładzie przemysłowym.

Pies na portierni to jednak nie jedyne możliwe rozwiązanie. Oprócz tego zwierzęta w firmie mogą pomagać również w redukcji stresu w miejscu pracy. W takiej roli dobrze sprawdzają się np. rybki akwariowe. Co za tym idzie, wydatki z tego tytułu można uznać za koszty podatkowe.

Kursy i szkolenia – koszt firmowy czy inwestycja w rozwój osobisty?

Wydatki na rozwój osobisty to kolejna dyskusyjna kwestia, jeśli chodzi o koszty uzyskania przychodu. Jeśli chodzi o  różnego rodzaju:

• szkolenia branżowe,
• kursy specjalistyczne (np. w zakresie księgowości),
• webinary,
• studia podyplomowe,

to fiskus zwykle nie poddaje tego pod wątpliwość (oczywiście, o ile dany wydatek jest związany z branżą działalności przedsiębiorstwa).

Bardziej problematyczne może być jednak zaliczenie do kosztów podatkowych np. wydatków na kursy tańca czy coaching. Wciąż można je zaliczyć do kosztów podatkowych, o ile są związane z działalnością. Przykładowo, szkolenie z autoprezentacji czy modulacji głosu może pomóc przedsiębiorcy, który na co dzień przeprowadza negocjacje biznesowe czy sam oferuje usługi w postaci szkoleń.

Zakup ubrań jako podatkowy koszt uzyskania przychodu?

A jak wygląda sytuacja w przypadku eleganckich ubrań, w tym np. garnituru czy koszuli? Niestety, nie można takiego wydatku zaliczyć do kosztów podatkowych, ponieważ w praktyce nie da się jednoznacznie ocenić, czy są to ubrania noszone wyłącznie na potrzeby firmowe, w tym np. podczas spotkań biznesowych. Rzecz jasna, zupełnie inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku odzieży roboczej, w tym np. odblaskowej czy takiej, na której został nadrukowany logotyp firmy.

Podsumowanie

Jak widać, sprawy nie są tak oczywiste, jeśli chodzi o nietypowe koszty uzyskania przychodu. Chodzi tu bowiem nie tylko o znajomość przepisów podatkowych, ale także analizę każdego takiego przypadku z osobna. Ważne jest, by obiektywnie ocenić związek danego kosztu z prowadzoną działalnością, by móc podczas kontroli skarbowej uzasadnić wrzucenie go w koszty podatkowe. Kreatywność w biznesie jest bowiem jak najbardziej pożądana, lecz nie w kontekście tego, co wrzuca się w koszty.