Koszt a wydatek – jakie są między nimi różnice?

Koszt a wydatek to kwestia, która nieraz wzbudza wątpliwości przedsiębiorców. Osiąganie zysków wiąże się z ponoszeniem bardzo różnych wydatków. Choć większość z nich ma wpływ na prowadzenie firmy, okazuje się, że nie każdy wydatek jest kosztem. Sprawdź, jakie są między nimi różnice i jak prawidłowo księgować faktury zakupowe.

Wydatek – jak rozumieć jego definicję?

Wydatek to każda kwota ponoszona w celu zakupu jakiegoś towaru lub usługi. Tak naprawdę termin ten nie jest zarezerwowany wyłącznie dla podatników prowadzących działalność gospodarczą. Wydatki ponosi każdy, w tym osoby prywatne. To wydawanie pieniędzy na codzienne zakupy, opłaty związane np. z użytkowaniem lokalu lub samochodu, kredyty i pożyczki, a także korzystanie z najróżniejszych usług: od myjni samochodowej po usługi doradztwa finansowego.

Wydatek jest kwotą wydaną na coś konkretnego. Zawsze jest równy poniesionej kwocie. Przepisy nie rozróżniają wydatków na firmowe i prywatne. W tym zakresie znaczenie ma kwestia: koszt a wydatek. Okazuje się bowiem, że choć pojęcia te zazębiają się ze sobą, istnieją pomiędzy nimi znaczące różnice.

Koszt – czym jest?

Pojęcie kosztu jest znacznie bardziej złożone od pojęcia wydatku. Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt, musi spełniać warunki określone w przepisach. Przede wszystkim musi mieć bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Co to oznacza to kontekście rozróżnienia „koszt a wydatek”? Oznacza to, że uznanie wydatku za koszt jest możliwe wtedy, gdy został on poniesiony w związku z:

• nabyciem lub wytworzeniem towarów, których sprzedażą zajmuje się firma
• świadczeniem oferowanych usług
• przyszłymi korzyściami przedsiębiorstwa

Najwięcej wątpliwości zwykle wzbudza ostatni z powyższych punktów. Co oznaczają przyszłe korzyści firmy? Chodzi o czynniki, które docelowo mają przyczyniać się do generowania zysków, np. zwiększenia efektywności pracowników czy maszyn.

Koszt a wydatek – różnice

Każdy koszt jest wydatkiem, ale nie każdy wydatek jest kosztem firmowym. Wydatek to czynność – zapłata za towar, usługę lub inne zobowiązanie. Staje się kosztem dopiero, gdy zakupione rzeczy lub usługi zostają uzyskane w celu uzyskania przychodu firmowego. Dlatego tak ważna jest dokładna analiza kwestii: koszt a wydatek w przypadku zakupów noszących znamiona prywatnych.

Ważne! Wydatek staje się kosztem dopiero wtedy, gdy zostanie odpowiednio sklasyfikowany, zaewidencjonowany i przypisany do kategorii kosztowej.

Koszt a wydatek – jakie wydatki nie są kosztami?

Ustawodawca określił katalog wydatków, które nie mogą zostać sklasyfikowane jako koszty, niezależnie od ich związku z prowadzoną działalnością. To między innymi:

• Zapłacony VAT i podatek dochodowy
• Odzież i obuwie (z wyjątkiem elementów stroju urzędowego)
• Kary umowne i odszkodowania z tytułu np. wad dostarczonych towarów
• Koszty reprezentacji
• Grzywny i kary pieniężne
• Płatności gotówką powyżej 15 000 zł

Kwestia kosztów czasem wzbudza wątpliwości. Na przykład kosztem będą szkolenia, kursy itp. mające ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ale nie będą nim już wydatki poniesione na podnoszenie ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia – te według przepisów są bowiem wydatkami o charakterze osobistym. W praktyce kwestia ta bywa trudna do rozróżnienia.

Wprowadzanie kosztów w programie Faktura VAT 2024

Koszt a wydatek to ważna kwestia w codziennym prowadzeniu firmy. Dopełnienie obowiązków nałożonych przez ustawodawcę znacznie ułatwia funkcjonalny program finansowo-księgowy. W programie Faktura VAT 2024 wprowadzanie kosztów okazuje się banalnie proste. Z zakładki „Księgowość” wybierz ikonę „KPiR”. Kliknij przycisk „Dodaj wpis”. Pojawi się okno, w którym wystarczy zaznaczyć „Księgowanie” -> „Koszta”, a na koniec wprowadzić dane z dowodu zakupu. Wciśnij „Zapisz” – koszt jest już w KPiR.