Emil Zelma
Środki trwałe mogą trafić do przedsiębiorstwa na różne sposoby. Można je kupić, wytworzyć lub, o czym czasem się zapomina, przekazać z prywatnego majątku przedsiębiorcy. Jak należy udokumentować ten ostatni wariant?
Spis treści
ukryj
Przekazanie prywatnego majątku na cele firmowe. Jak to zrobić?
Przede wszystkim, ważne są informacje formalne, tzn. data oraz miejscowość sporządzenia dokumentu. Niezbędne są również dane przedsiębiorcy, w tym m.in.:
- imię i nazwisko,
- pełen adres prowadzenia działalności,
- Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).
W dokumencie tym powinno znaleźć się również oświadczenie, w którym przedsiębiorca potwierdza, iż jest (współ)właścicielem przekazywanego przedmiotu.
Następnie, należy dokładnie określić wartość składnika majątku oraz wskazać podstawowe informacje na jego temat. W opisie powinna zatem znajdować się nazwa środka trwałego, numer modelu itp.
Opisywany dokument trzeba opatrzyć datą przekazania składnika majątku na cele firmowe oraz wartością początkową tego składnika majątku. To bardzo ważne informacje, od których zależy wysokość przyszłych odpisów amortyzacyjnych.
Podstawą, jeśli chodzi o tę procedurę, jest oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dokument ten nie musi być potwierdzony notarialnie. Pod rygorem nieważności musi on jednak zawierać pewne dane. Co musi znaleźć się w takim oświadczeniu?
Wartość początkowa przekazywanego majątk
Wartość początkowa majątku prywatnego przekazywanego na cele firmowe powinna odpowiadać jego cenie nabycia. Wiarygodne dla urzędu skarbowego (na wypadek kontroli skarbowej) źródło informacji potwierdzające zakup powinny zawierać następujące dokumenty:
- faktura,
- rachunek,
- paragon,
- umowa kupna-sprzedaży.
| Ważne Wartość początkowa środka trwałego przyjętego do majątku firmowego nie może przekraczać aktualnej wartości rynkowej. A zatem, jeśli przedsiębiorca kupił np. komputer kilka lat temu i zapłacił za niego 5000 zł, lecz okazuje się, że jego faktyczna rynkowa cena to ok. 1500 zł – do odpisów amortyzacyjnych trzeba zastosować niższą wartość. |
Konieczna jest rzetelna wycena środka trwałego przekazywanego do przedsiębiorstwa
W przypadku braku stosownych dokumentów to na podatniku cięży odpowiedzialność za dokonanie wyceny środka trwałego. Trzeba do tego celu wykorzystać aktualne ceny rynkowe podobnych przedmiotów. W praktyce stosuje się dane z grudnia poprzedniego roku.
Aby jednak można było amortyzować dany składnik majątku, trzeba spełnić trzy kryteria. Otóż, składnik majątku musi być:
- własnością bądź współwłasnością przedsiębiorcy;
- kompletny i zdatny do używania,
- wykorzystywany (według przewidywań przedsiębiorcy) w działalności gospodarczej przez co najmniej dwanaście miesięcy.
Jeśli przedmiot spełnia te trzy kryteria, przedsiębiorca może śmiało go przekazać do majątku firmowego i rozpocząć rozliczanie kosztów uzyskania przychodu poprzez odpisy amortyzacyjne. Oczywiście pod warunkiem, że został on poprawnie wprowadzony do ewidencji środków trwałych – na podstawie wcześniej omówionego oświadczenia.
Przekazywanie majątku firmowego w praktyce
Praktyka pokazuje, że typowym przypadkiem opisywanej sytuacji jest przekazanie prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy do majątku firmowego. Od momentu, w którym samochód osobowy stanie się składnikiem majątku firmowego, można:
- dokonywać odpisów amortyzacyjnych,
- odliczyć część lub całość podatku VAT od kosztów eksploatacyjnych (w tym np. wydatków na paliwo, ubezpieczenie czy naprawy).
| Przykład Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w branży metalowej. W celu zwiększenia wydajności pracy zakupił nowoczesną frezarkę CNC od niemieckiego producenta. Zgodnie z art. 22g ust. 3 ustawy o PIT cena nabycia środka trwałego to nie tylko cena zapłacona sprzedawcy. Należy uwzględnić również koszty związane z zakupem do momentu przekazania maszyny do używania: cena maszyny netto (kwota należna sprzedawcy): – koszty transportu z Niemiec do Polski: 8 000 zł (8%), – opłaty celne (maszyna importowana spoza UE): 3 000 zł (3%), – różnice kursowe naliczone do dnia przekazania do używania: +2 500 zł. Podatek VAT: 23 000 zł – nie został doliczony, ponieważ Pan Jan miał prawo do jego odliczenia Kwota bazowa: 100 000 zł Doliczenia: Transport: +8 000 zł, cło: +3 000 zł, różnice kursowe: +2 500 zł Całkowita cena nabycia (wartość początkowa) maszyny w ewidencji środków trwałych: 113 500 zł |
Pan Jan nie doliczał VAT-u do ceny nabycia, ponieważ jako czynny podatnik VAT miał prawo do jego odliczenia. Gdyby jednak jego działalność była zwolniona z VAT, musiałby uwzględnić również 23 000 zł podatku w wartości początkowej maszyny.
Dzięki dokładnemu wyliczeniu ceny nabycia pan Jan mógł prawidłowo rozpocząć amortyzację maszyny i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek ze strony urzędu skarbowego. Przyjęcie środka trwałego z majątku prywatnego do firmy dokumentuje się dowodem OT (Przyjęcie środka trwałego). Dokument ten jest podstawą do ewidencjonowania środka trwałego w firmie — więcej na ten temat można przeczytać w innym z naszych tekstów.
Przekazanie prywatnego majątku. Podsumowanie
Przekazanie prywatnego majątku do firmy może znacząco poprawić sytuację finansową przedsiębiorcy. Można bowiem w ten sposób zmniejszyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym — zostanie ona pomniejszona o wartość odpisów amortyzacyjnych.
