Emil Zelma
Począwszy, od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – i to dla zdecydowanej większości przedsiębiorców. Jak uniknąć kar finansowych za niewłaściwe stosowanie się do wymogów KSeF?
Spis treści
ukryj
Czym jest KSeF? Krajowy System e-Faktur – podstawowe informacje
Krajowy System e-Faktur to system, który ma na celu ustandaryzowanie procesu wystawiania dokumentów sprzedażowych. Jego sednem jest wprowadzenie obowiązkowych e-faktur w formie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Dzięki temu proces fakturowania stanie się bardziej przejrzysty, kontrolowalny i odporny na nadużycia.
Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF – systemu umożliwiającego wystawianie i odbieranie faktur w ustrukturyzowanej formie.
Dla największych podmiotów, które w poprzednim roku podatkowym osiągnęły przychody przekraczające 200 mln zł, obowiązek ten wejdzie w życie już 1 lutego 2026 r. Natomiast dla pozostałych przedsiębiorców – od 1 kwietnia 2026 r.
| Ważne KSeF obejmie zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych z VAT oraz osoby objęte unijną procedurą OSS (te ostatnie, o ile posiadają polski NIP). Co istotne – kontrahenci zagraniczni nie będą podlegali temu obowiązkowi. |
KSeF. Jak przygotować się na wdrożenie?
Proces wdrożenia KSeF został zaplanowany etapami, co ma na celu ułatwienie przedsiębiorcom dostosowania się do nowych obowiązków. Wniosek, jaki z tego płynie, jest oczywisty. Warto już teraz pomyśleć o dostosowaniu oprogramowania księgowego, przeszkoleniu zespołów, a nawet o edukacji klientów i kontrahentów. Wdrożenie KSeF nie ogranicza się bowiem tylko do instalacji nowego narzędzia. Jest to proces, który wymaga zmian w procedurach wykonywania codziennych zadań przez dział księgowy.
Jakie kary grożą za nieprzestrzeganie obowiązku korzystania z KSeF?
Odpowiedzialność za korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zarówno w zakresie jego wdrożenia, jak i codziennego stosowania, będzie spoczywać na podatniku. W związku z tym planowane jest wprowadzenie sankcji, które będą nakładane decyzją naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
Z chwilą gdy KSeF stanie się obowiązkowy, nieprzestrzeganie wytycznych będzie wiązać się z poważnymi sankcjami. Dobra wiadomość jest taka, że według zapowiedzi Ministerstwa Finansów początkowy etap wdrożenia KSeF będzie mniej represyjny. Rzecz jasna, nie oznacza to przecież bezkarności. Co ważne – odpowiedzialność za wystawianie faktur zgodnie z wymogami KSeF spoczywa na podatniku.
Kara może zostać nałożona m.in. za:
- niewystawienie faktury w systemie KSeF,
- przekroczenie terminu na wystawienie dokumentu,
- wystawienie jej poza systemem (czyli „po staremu”),
- przesłanie faktury z błędami lub niezgodnie z ustalonym wzorem.
W przypadku faktur wystawionych poza systemem kary mogą sięgać nawet 100% wartości podatku VAT wykazanego na danym dokumencie. A jeśli faktura nie zawiera podatku – kara może wynieść do 18,7% całkowitej kwoty należności wskazanej na fakturze.
W przypadku biur rachunkowych wprowadzenie KSeF uwydatnia pewne kwestie, które już od dawna funkcjonują w praktyce – na przykład to, że księgowi często wystawiają faktury w imieniu swoich klientów. Umowy zawierane z klientami powinny więc jasno określać zasady takiego działania. Dla bezpieczeństwa warto mieć opracowaną wewnętrzną procedurę dotyczącą wystawiania faktur. Jeśli dotąd jej nie wdrożono, to właśnie wdrożenie KSeF stanowi idealną okazję, by ten brak uzupełnić. Ważne jest także zapewnienie odpowiednich upoważnień dla pracowników lub biura rachunkowego do wystawiania faktur oraz stworzenie jasnych reguł postępowania w tym zakresie.
| Ważne Kara pieniężna musi zostać opłacona na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od doręczenia decyzji. Brak zapłaty w tym terminie może skutkować dalszymi konsekwencjami egzekucyjnymi. |
Dlaczego nie warto czekać z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur do ostatniej chwili?
Jak wspomniano, zgodnie z zapowiedziami MF pierwsze miesiące obowiązkowego KSeF mają być łagodniejsze pod względem egzekwowania sankcji. Planowane jest obniżenie kar na początku, aby nie zniechęcać przedsiębiorców i dać im czas na adaptację. Jednak nie można na tym polegać jako na strategii działania – bo nawet jeśli kary będą niższe, to nadal będą dotkliwe. Lepiej zatem potraktować okres dostosowawczy jako margines błędy popełnione np. w związku z błędnym formatem faktury, awarią systemu lub przekroczeniem terminów.
Jak uniknąć kar za nieprzestrzeganie przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur?
Najlepszą metodą uniknięcia kar za nieprzestrzeganie przepisów jest wcześniejsze przygotowanie i wdrożenie systemu, zanim KSeF stanie się to obligatoryjne. Warto:
- inwestować w nowoczesne oprogramowanie w pełni kompatybilne z Krajowym Systemem e-Faktur,
- z wyprzedzeniem szkolić pracowników zajmujących się księgowością,
- ujednolicić procedury fakturowania.
Nie należy też zapominać o regularnym monitorowaniu aktualizacji przepisów. Projekt zmian opublikowany przez Ministerstwo Finansów w listopadzie 2024 r. sugeruje, że planowane są pewne udogodnienia dla podatników – ale konkretne zasady wciąż mogą ulec zmianie.
Kary za nieprzestrzeganie zasad. Podsumowanie
Warto więc już teraz przygotować się na nową rzeczywistość, jaka czeka podatników od 2026 roku. Bo choć KSeF może wydawać się kolejnym obowiązkiem narzuconym przez państwo, to w praktyce może okazać się narzędziem, które realnie usprawni pracę przedsiębiorców i pomoże wprowadzić porządek w dokumentacji finansowej. Trzeba tylko dać sobie czas na wdrożenie – i nie liczyć na łaskawość urzędu skarbowego, gdy system już wystartuje.
