Emil Zelma
Zgodnie z ustawą o VAT obowiązek podatkowy nie powstaje wyłącznie wtedy, gdy faktycznie dokonano dostawy towaru lub wykonania usługi na rzecz klienta. Wręcz przeciwnie, taki obowiązek powstaje bowiem również w sytuacji, w której sprzedawca otrzyma od nabywcy zaliczkę na poczet planowanej dostawy. Co jednak należy zrobić, gdy ostatecznie do transakcji nie dojdzie?
Zaliczka a moment powstania obowiązku podatkowego
W myśl art. 19a ust. 8 ustawy o VAT obowiązek podatkowy pojawia się wraz z otrzymaniem zaliczki przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Chodzi tu jednak o faktycznie otrzymaną kwotę, nie zaś o planowaną wartość transakcji:
„Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty„
Co więcej, otrzymaną od przyszłego klienta zaliczkę trzeba udokumentować. Robi się to poprzez wystawienie faktury zaliczkowej. Co do zasady trzeba ją wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przekazano zaliczkę.
Jeżeli okaże się, że do otrzymania zaliczki oraz faktycznej realizacji dostawy doszło w jednym miesiącu, można nie wystawiać faktury zaliczkowej. Zamiast tego sporządza się standardową fakturę końcową.
| Przykład Pan Jan Nowakowski, który prowadzi handel hurtowy, otrzymał od swojego klienta w dniu 1 lipca 2024 r. zaliczkę 4000 zł na poczet przyszłej dostawy towaru o łącznej wartości 28000 zł. Dostawa została zaplanowana na 10 sierpnia tego samego roku. W takiej sytuacji obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje najpóźniej 15 sierpnia 2024 r. Ostatecznie jednak do faktycznej dostawy towarów doszło już kilka dni później – 7 lipca, ponieważ okazało się, że klient znacznie wcześniej potrzebował towarów. W związku z tym pan Jan jest zobowiązany do wystawienia wyłącznie jednej faktury sprzedażowej. W dokumencie należy uwzględnić informacje dotyczące wcześniej otrzymanej zaliczki oraz odpowiednio pomniejszyć końcową kwotę do zapłaty (28000 – 4000 = 24000 zł). |
Co należy zrobić, jeśli pomimo otrzymania zaliczki nie doszło do dostawy towaru?
W praktyce transakcja, na poczet której wpłacono zaliczkę, może nie dojść do skutku. Powody takiego stanu rzeczy są różne. Może być to np. rezygnacja klienta w związku ze zmianą planów biznesowych. Niezależnie od przyczyny fakturę zaliczkową trzeba skorygować. Należy to zrobić poprzez wystawienie faktury korygującej. Dokumentem pierwotnym jest w takiej sytuacji faktura zaliczkowa. Trzeba wówczas skorygować podstawę opodatkowania do zera, a co za tym idzie — zredukować wartość należnego podatku VAT.
Obniżenie podstawy opodatkowania VAT należy ująć w rozliczeniu za ten okres, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą. Dotyczy to również obniżek związanych z udzieleniem klientowi upustu, rabatu itp. Warunkiem jest jednak posiadanie dokumentacji potwierdzającej, że uzgodnił on z odbiorcą towaru lub usług warunki obniżki wykazane w tej fakturze oraz że warunki te zostały spełnione. Sama faktura korygująca musi też być zgodna z tą dokumentacją.
Korekta faktury zaliczkowej – co warto wiedzieć?
W praktyce gospodarczej faktury korygujące (faktury korekty) wystawia się w sytuacji, gdy zmianie ulegają warunki transakcji w stosunku do tych przedstawionych w dokumencie pierwotnym. Taką zmianą może być anulowanie zamówienia czy niewykonanie usługi pomimo otrzymania zaliczki.
Co ważne, fakturę korektę należy sporządzić bez względu na to, czy środki zostały klientowi zwrócone, czy też nie. W przeciwnym wypadku podatnik ponosiłby ciężar podatkowy związany z czynnością, która de facto nie miała miejsca. Takie postępowanie jest zgodne z interpretacją wydaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 16 czerwca 2020 roku (nr 0113-KDIPT1-2.4012.211.2020.1).
Faktura korekta powinna zawierać informacje, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację dokumentu pierwotnego (tzn. faktury zaliczkowej). Powinien być to m.in. numer dokumentu pierwotnego, a także data wystawienia oraz dane nabywcy i sprzedawcy. Trzeba również wskazać, które pozycje faktury ulegają zmianie. Ponadto, należy wskazać nowe, skorygowane wartości (w tym przypadku będą to wartości zerowe).
| Ważne Korekta faktury zaliczkowej powinna zawierać również krótko opisaną przyczynę takiej decyzji, tzn. anulowania wcześniej zaplanowanej transakcji. Może być to np. informacja tupu „odstąpienie klienta od umowy”. |
Korekta faktury zaliczkowej. Podsumowanie
Dokumentowanie otrzymanej zaliczki, jak już wspomniano, ma wymiar nie tylko informacyjny, ale i podatkowy. W momencie, gdy sprzedawca otrzymuje środki pieniężne przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, obowiązany jest wystawić fakturę zaliczkową. Jeżeli jednak transakcja nie dojdzie do skutku, pierwotnie wystawiona faktura VAT przestaje odpowiadać rzeczywistości. Taki stan wymaga zatem skorygowania, czyli wystawienia przez sprzedawcę faktury korygującej. Tylko w ten sposób można skorygować wcześniej naliczony podatek i doprowadzić do zgodności ewidencji podatkowej z faktycznym przebiegiem zdarzeń gospodarczych.
