Katarzyna Tadla
Data wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jest kluczowa dla poprawnego rozliczenia podatkowego. KSeF wprowadza nowe zasady, które znacząco różnią się od tradycyjnego podejścia do fakturowania, dlatego istotne jest zrozumienie, jak działa system i na co należy zwrócić uwagę przy określaniu daty wystawienia faktury.
Jak ustalić datę wystawienia faktury w KSeF?
Data przesłania do KSeF: Zgodnie z przepisami, oficjalną datą wystawienia faktury w KSeF jest dzień, w którym faktura zostanie przesłana do systemu, a nie dzień jej wystawienia w systemie księgowym czy przygotowania dokumentu. Faktura staje się „wystawiona” w momencie, gdy ktoś rejestruje ją w systemie. Niezależnie od tego, jaką datę podaje podatnik na fakturze.
Przykład: Firma przygotowuje fakturę 1 września, ale przesyła ją do KSeF 5 września. Oficjalną datą wystawienia faktury, z punktu widzenia KSeF, będzie 5 września – czyli data, kiedy fakturę przesłano do systemu.
Numer identyfikacyjny KSeF i UPO: Każda faktura w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, co jest potwierdzane przez Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). UPO potwierdza datę i czas, kiedy faktura jest akcpetowana przez system. W ten sposób system uznaje fakturę formalnie za wystawioną.
Korekta daty: W przypadku błędów w dacie wystawienia, nie ma możliwości jej zmiany w KSeF. W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury korygującej. System nie pozwala na ręczne poprawienie daty po przesłaniu dokumentu, dlatego przedsiębiorcy muszą być szczególnie uważni na etapie przygotowania faktur.
Zależność między datą wystawienia a obowiązkiem podatkowym
Data wystawienia faktury w KSeF wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego. W wielu przypadkach (np. w usługach ciągłych, dostawach mediów) podatek VAT jest naliczany właśnie w momencie wystawienia faktury. To oznacza, że data przesłania faktury do KSeF ma bezpośredni wpływ na terminy podatkowe.
Przykład: Jeśli firma wykonuje usługę w sierpniu, ma obowiązek wystawić fakturę do 15 września. Jeśli faktura zostanie wystawiona 14 września, ale przesłana do KSeF dopiero 16 września, podatnik może zostać ukarany za wystawienie faktury po terminie. Data 16 września będzie traktowana jako oficjalna data wystawienia.
Znaczenie KSeF w obiegu faktur
Od połowy 2025 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. System ten ma na celu uproszczenie i przyspieszenie obiegu dokumentów, zwiększając transparentność i ułatwiając kontrolę podatkową. Dzięki wprowadzeniu elektronicznego systemu faktur przedsiębiorcy zyskują pewność, że faktura dotarła do odbiorcy oraz że jej wystawienie zostało prawidłowo zarejestrowane.
Data wystawienie Faktury w KSeF – Podsumowanie
Ustalenie daty wystawienia faktury w KSeF jest ściśle związane z momentem jej przesyłania do systemu. Należy pamiętać, że data ta jest kluczowa dla rozliczeń podatkowych, ponieważ wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego oraz na terminy związane z odliczeniem VAT. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność staranności w zarządzaniu terminami przesyłania faktur oraz monitorowania statusu przesyłek w KSeF.
