Działalność nierejestrowana – faktura czy rachunek? 

Działalność nieewidencjonowana to swego rodzaju “firma na próbę”. W ramach takiej działalności, można zarobić do 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznego za pracę obowiązującego w danym roku bez rejestracji firmy i składek ZUS. Odprowadza się jedynie podatek dochodowy i VAT, jeśli nie można lub nie chce się skorzystać ze zwolnienia z tego podatku. Wątpliwości budzi natomiast to, jakimi dokumentami sprzedaży powinna posługiwać się działalność nierejestrowana. Faktura czy rachunek? Wzór w oparciu, o który sporządzić dokument sprzedaży, znajdziesz w treści artykułu.

Rachunek czy faktura? Od czego to zależy? 

W praktyce, w działalności nierejestrowanej można rozliczać się z klientami zarówno przy pomocy rachunków, jak i faktur VAT, a nawet bez tych dokumentów. To, czy i jakie dokumenty sprzedaży będą odpowiednie w przypadku określonych podatników i sytuacji, zależy od kilku czynników. 

Pierwszym jest to, czy klient w ogóle oczekuje dowodu sprzedaży. W działalności nierejestrowanej fakturę lub rachunek należy obowiązkowo wystawić tylko na wyraźną prośbę klienta – w innym przypadku, jest to opcjonalne. Na wystosowanie żądania o rachunek lub fakturę klient ma 3 miesiące od momentu zakupu towaru lub skorzystania z usługi.

Nic nie stoi na przeszkodzie ku temu, by osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną wystawiła fakturę i bez tego żądania. Jeśli jednak klient jej nie wymaga, może tego nie zrobić lub zastąpić ją rachunkiem. 

Kolejnym czynnikiem, który ma znaczenie, jest zawarta z klientem umowa. Gdy jest to umowa o dzieło, odpowiednim dokumentem w jej przypadku jest oczywiście rachunek. W przypadku umów ustnych i innego typu, które także można zawierać w działalności nieewidencjonowanej, zastosowanie będzie miała zazwyczaj faktura. 

Działalność nierejestrowana rachunek – wzór

Rachunek to bez wątpienia jedna z najbardziej powszechnych form dokumentacji sprzedaży, z której może korzystać działalność nierejestrowana. Rachunek z działalności nierejestrowanej powinien zawierać podobne elementy, co rachunek do umowy o dzieło. Oznacza to, że muszą się na nim znaleźć: 

• data wystawienia rachunku;
• dane osobowe i adresowe prowadzącego działalność nieewidencjonowaną (wraz z numerem PESEL lub NIP)
• dane osobowe lub firmowe, w tym adresowe drugiej strony transakcji, czyli klienta – wraz z numerem NIP, a w przypadku spółek także KRS i REGON; 
• określenie charakteru stron – kupujący i sprzedający lub wykonawca i odbiorca; 
• określenie towarów i liczby sprzedanych sztuk lub wykonanych usług; 
• ceny jednostkowe towarów i usług; 
• kwota do zapłaty – sumę należności wyraża się liczbowo i słownie; 
• termin i sposób płatności – w postaci daty i numeru konta do wpłat, lub odniesienia do określonego punktu wcześniej zawartej przez strony umowy. 

Działalność nierejestrowana – faktura. Jak powinna wyglądać?

W działalności nieewidencjonowanej będącej jedynym źródłem dochodu podatnika, wystawia się zazwyczaj faktury VAT zwolnione z podatku. Zwolnienie z VAT wynika w takim przypadku chociażby z tytułu limitu przychodów, jaki posiada działalność nierejestrowana. Faktura podatnika zwolnionego powinna zawierać adnotację o podstawie prawnej do korzystania ze zwolnienia. Może ją jednak zastąpić także normalna faktura VAT – jeśli podatnik nie chce lub nie może korzystać ze zwolnienia, np. z tytułu uzyskiwania dochodów z innych źródeł, czy sprzedaży towarów obowiązkowo objętych VAT. Warto natomiast dodać, że każda faktura z działalności nierejestrowanej (zarówno podatnika zwolnionego, jak i objęta VAT), powinna zawierać:

• datę wystawienia;
• datę sprzedaży lub wyświadczenia usługi;
• dane sprzedawcy (usługodawcy) i kupującego (klienta korzystającego z usługi, wraz z NIP). 
• nazwę towaru/usługi; 
• cena jednostkowa w walucie krajowej; 
• kwotę podatku VAT (0 w przypadku zwolnienia) – liczbowo i słownie; 
• informacja o otrzymanej kwocie i/lub kwocie do zapłaty – liczbowo i słownie.

Kiedy i jak wystawiać faktury z działalności nieewidencjonowanej?

Zasady wystawiania faktur w działalności nieewidencjonowanej odpowiadają tym odnoszącym się do większości faktur VAT. Oznacza to, że faktury z działalności nierejestrowanej należy wystawiać do 15. dnia miesiąca następującego po wyświadczeniu usług, czy sprzedaży towarów, które mają być nimi objęte.

Warto natomiast dodać, że od lipca 2024 roku, wszystkie faktury, także te z działalności nierejestrowanej, będą musiały przechodzić przez KSeF. Krajowy System e-Faktur wymusi na podatnikach sporządzanie dokumentów o określonej strukturze i formacie, a także wysyłanie ich w trybie online. Faktury z działalności nierejestrowanej najlepiej więc wystawiać od razu w programie księgowym dostosowanym do sporządzania faktur ustrukturyzowanych.

W programach do fakturowania takich jak faktura VAT 2024, można z łatwością wystawiać faktury w formacie XML wymaganym przez KSeF. Program pozwala też na częściową automatyzację w zakresie ich wypełniania, np. poprzez pobieranie danych kontrahentów z jego bazy. Dodatkowo, gdy KSeF stanie się obowiązkowy, program automatycznie przekaże dane z faktury do systemu. 

Prowadzisz lub zamierzasz prowadzisz działalność nierejestrowaną i chcesz łatwo i szybko wystawiać klientom faktury? Sprawdź prosty program do fakturowania zgodny ze standardami KSeF, który przyda Ci się także, gdy już otworzysz własną firmę. Przetestuj program Faktura 2024 za darmo – masz 30 dni na sprawdzenie, czy będzie Ci odpowiadał, bez żadnych zobowiązań.