Anna Kruk
KSeF to system, z którego od 1 lipca 2024 roku będzie musiała zacząć korzystać duża część podatników VAT. Pod tym skrótem kryje się wprowadzony przez Ministerstwo Finansów Krajowy System e-Faktur. Od kiedy będzie obowiązkowy i czym jest? Oto wszystko, co musisz wiedzieć na jego temat.
Na ten moment większość przedsiębiorców wciąż wystawia faktury w sposób elektroniczny lub papierowy. Wielka zmiana nadchodzi jednak wielkimi krokami. Dlatego warto zapoznać się ze wciąż nowością, jaką jest KSeF, który błędnie bywa nazywany Krajowym Systemem Faktur. Nie wiesz co to jest KSeF? Wszystkiego, co musisz wiedzieć, dowiesz się w tym artykule.
Czym jest KSeF?
Na samym początku warto wyjaśnić, czym jest Krajowy System e-Faktur. Co to jest? To system komputerowy, który stworzono, by scentralizować proces rejestracji wszystkich faktur. W ten sposób przedsiębiorcy będą zwolnieni z wielu obowiązków, wcześniej powiązanych z byciem podatnikiem VAT.
Wprowadzenie KSeF ma pozwolić na skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku. Podatnicy VAT nie będą też dłużej zmuszeni do przechowywania oraz archiwizacji faktur. Ułatwi to pełną automatyzację procesów księgowych związanych z podatkiem VAT i usprawni proces przekazywania dokumentów. Pierwotnie był on testowany na platformie KSeF Gov, teraz znajduje się już w pełnoprawnym użytku.
Od kiedy obowiązkowy?
Wedle najnowszych ustaleń Krajowy System e-Faktur obowiązkowy stanie się od 1 lipca 2024 roku. Nie dotyczy to jednak wszystkich przedsiębiorców. Wtedy z systemu muszą zacząć korzystać czynni podatnicy VAT. Dla innych podmiotów za datę wejścia w życie obowiązkowego KSeF uznaje się 1 stycznia 2025 roku. Dotyczy to podatników zwolnionych z VAT w zakresie wystawiania faktur.
Jak działa KSeF?
Korzystając z KSeF faktury będą mogły być wystawiane dużo szybciej. Oto jak wygląda cały proces korzystania z tego systemu:
- Podmiot wystawiający fakturę wprowadza wszystkie dane faktury, w tym nazwę oraz adres nabywcy, dane sprzedawcy, kwotę netto, stawkę podatku VAT, kwotę podatku od towarów i usług, kwotę brutto oraz opis towarów i usług.
- Tworzy się plik w formacie XML zatwierdzonym przez KSeF, który będzie zawierać wszystkie wcześniej podane dane faktury.
- Użytkownik wystawiający fakturę autoryzuje się w KSeF, by potwierdzić, że ma do tego uprawnienia.
- Faktura jest wysyłana do systemu.
- Następuje walidacja faktury, a następnie jej przyjęcie. W razie odmowy konieczne będzie wprowadzenie poprawek, gdy faktura będzie poprawna, nadany zostanie numer referencyjny.
KSeF to więc dość prosty system, który pozwoli szybko i sprawnie wysyłać wystawiane faktury. Co ważne, w przypadku KSeF ustawa przewiduje też możliwość nadania uprawnień dla biura rachunkowego. W ten sposób przedsiębiorcy dalej będą mogli korzystać z usługi innych firm w zakresie księgowości. Dozwolone będzie też wskazanie poszczególnych osób fizycznych spoza przedsiębiorstwa jako uprawnionych do wystawiania faktur.
Czy wszystkie faktury trafią do KSeF?
Wbrew pozorom nie wszystkie faktury trafią do KSeF. 2024 rok nie stanie się więc momentem pełnej cyfryzacji, jeśli chodzi o podatek od towarów i usług. Rząd ustalił kilka wyjątków w zakresie faktur wyłączonych z KSeF. Mowa tu między innymi o:
- fakturach z OSS i IOSS;
- biletach uznawanych za faktury (np. paragonach na płatnych odcinkach dróg),
fakturach konsumenckich zwanych też B2C.
