Faktura unijna to dokument, który wystawa się kontrahentom z innych krajów na terenie UE. Przy jego pomocy mogą rozliczać się firmy posiadające aktywny numer VAT UE do celów podatkowych na terenie innych państw Unii, określany też jako NIP europejski. Faktura europejska – jak powinna wyglądać? Sprawdź, jak uzyskać numer VAT UE oraz w jaki sposób wystawiać faktury unijne.
Faktura europejska
Faktura unijna umożliwia łatwiejsze rozliczanie się w trybie B2B z kontrahentami z innych krajów UE. Obowiązuje jako dokument i dowód księgowy na terenie wszystkich państw zjednoczonej Europy. Stronami transakcji objętej taką fakturą mogą być firmy, które posiadają aktywny numer VAT UE, czyli tzw. NIP europejski.
UWAGA: Faktura europejska NIE jest tym samym, co faktura OSS z pakietu e-commerce. Ta druga funkcjonuje jedynie w odniesieniu do sprzedaży wysyłkowej na rzecz osób prywatnych. Faktura unijna dotyczy natomiast rozliczeń na linii biznes-biznes.
Jak uzyskać numer VAT UE?
Można to zrobić w każdym Urzędzie Skarbowym, również online, poprzez złożenie deklaracji VAT-R. Przy rejestracji trzeba uzupełnić część C.3. formularza. Na podstawie wprowadzonych danych przeprowadzona zostanie weryfikacja pod kątem spełniania wymogów formalnych do uzyskania numeru.
Obowiązkowa rejestracja w VAT UE
Rejestracja w VAT UE jest obowiązkowa dopiero, jeśli przekroczy się limit przychodów z tytułu sprzedaży objętej podatkiem w kraju nabywcy wynoszący 50 tysięcy euro rocznie. Do tego czasu, przedsiębiorca nie musi rejestrować się w VAT UE i może naliczać na fakturach sprzedażowych podatek krajowy. Warto dodać, że limit VAT UE jest niezależny od limitu VAT krajowego i limitu VAT OSS.
Oznacza to, że do przekroczenia limitu przychodów rzędu 200 000 zł rocznie, rejestracja w VAT UE nie jest konieczna. Klienci mogą jednak wymagać faktur europejskich w rozliczeniach współpracy. Nic nie stoi na przeszkodzie ku temu, by wychodząc na rynek zagraniczny, z VAT UE rozliczać się od pierwszej złotówki, a nie dopiero przekroczenia progu obowiązkowej rejestracji. Wtedy również ma zastosowanie faktura unijna z VAT, jednak w jej treści należy naliczyć podatek VAT zgodny ze stawką kraju nabywcy.
Rozliczanie podatku VAT UE
Po zarejestrowaniu się jako płatnik VAT UE, należy składać comiesięczne deklaracje dotyczące dochodów opodatkowanych na jego zasadach. Termin składania miesięcznych deklaracji VAT UE mija 25. dnia w miesiącu następującym po tym, w którym nastąpiły:
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa lub nabycie towarów (WDT lub WNT);
- Sprzedaż usług lub towarów objętych podatkiem w kraju nabywcy;
- Dostawa w transakcji trójstronnej na rzecz drugiego lub ostatniego płatnika rozliczana zgodnie z uproszczoną procedurą.
Faktura unijna a VAT
Faktura europejska VAT UE może być zarówno opodatkowana, jak i zwolniona z VAT. Warto przy tym zaznaczyć, że nawet, jeśli korzysta się ze zwolnienia z VAT, przed wystawieniem faktury unijnej należy zarejestrować się w VAT UE. Zgodnie z brzmieniem art. 28b Ustawy o VAT, miejsce opodatkowania dokumentu orzeka się na rzecz sprzedawcy. Faktura unijna objęta jest polskim VAT lub podatkiem po stronie nabywcy, np. od wartości dodanej.
Faktura unijna bez vat
Faktura unijna nie uwzględnia podatku VAT, jeśli obowiązek podatkowy uiszczenia podatku od wartości dodanej stoi po stronie zagranicznego kontrahenta. Przy wystawianiu takiej faktury należy zastosować adnotację “NP” – nie podlega opodatkowaniu. Zgodnie z orzecznictwem, taka faktura europejska powinna zawierać też adnotację “odwrotne obciążenie”, bo tej właśnie operacji w praktyce dotyczy.
Faktura unijna z VAT’em
W ramach VAT UE można wystawić zarówno fakturę z naliczeniem podatku, jak i uwzględnieniem zwolnienia. Do kwoty przychodów rocznych równej 50 tysięcy euro, faktury VAT UE obejmuje się podatkiem od towarów i usług kraju sprzedawcy – np. zwolnieniem podmiotowym. Po przekroczeniu tej kwoty, na fakturach należy naliczać podatek VAT w wysokości odpowiedniej dla danego towaru lub usługi w kraju nabywcy. W Internecie można znaleźć kilka katalogów stawek podatku VAT UE, w których łatwo sprawdzić stawkę adekwatną dla określonego rozliczenia.
Faktura dla kontrahenta unijnego wzór
Do końca 2024 roku można korzystać z samodzielnie przygotowanych wzorów faktur, które łatwo stworzyć w edytorze tekstu, czy arkuszu kalkulacyjnym. To dobra wiadomość, tym bardziej, że faktury europejskie w praktyce nie różnią się bardzo od tych, których używa się na terenie kraju. Muszą się na nich znaleźć wszystkie obowiązkowe elementy faktury VAT, które opisywaliśmy w dedykowanym artykule.
Do wzoru faktury dla kontrahenta unijnego dodaje się także numery VAT UE stron transakcji. Przy zawieraniu kontraktów na odległość, warto za każdym razem weryfikować statusy identyfikatorów VAT UE podawanych przez kontrahentów. Dane na temat zarejestrowanych w bazie podmiotów można sprawdzić w systemie VEIS.
Faktura europejska – w jakim języku i walucie?
Faktury unijne rozlicza się przeważnie w Euro – obowiązuje zasada stosowania waluty kraju nabywcy. Przy przeliczaniu cen, np. z ujęcia w złotówkach, należy brać pod uwagę kursy walut z dnia wystawienia faktury europejskiej. W ramach rozliczeń z kontrahentami z innych krajów UE najczęściej wystawia się faktury w języku angielskim – eu invoice.
Warto natomiast zaznaczyć, że za dowody księgowe uznawane są w Polsce jedynie dokumenty sporządzone zgodnie z lokalnym prawem, sporządzone w języku polskim. Takie też podlegają wpisom do KPiR oraz ksiąg rachunkowych. Urząd Skarbowy i inne instytucje mogą domagać się tłumaczenia faktury unijnej na język polski do uznania jej mocy prawnej.
