Jak długo przechowywać dokumenty firmy?

Przechowywanie dokumentów firmy budzi wiele wątpliwości. To, że jesteś rozliczony z Urzędem Skarbowy czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych nie oznacza, że możesz w dowolnym momencie pozbyć się wszystkich dokumentów. Musisz je zachować na wypadek kontroli urzędników. Ale przez jak długi okres czasu?

Dokumentacja podatkowa

Według art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej wszelkie dokumenty podatkowe należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dotyczy to zarówno ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak również pozostałych ewidencji prowadzonych do celów podatkowych.

Okres przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przykładowo, zobowiązania zawarte w PIT-36 za 2012 rok złożone w Urzędzie Skarbowym na koniec marca 2013 roku przedawni się przed upływem 2018 roku. Tak samo należy liczyć okres przedawnienia faktur przychodowych i kosztowych.

Musisz jednak pamiętać, że niekiedy czas ten może ulec zmianie – w zależności od określonych przypadków. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji przerwanie albo zawieszenie biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. 10-letni okres dotyczy z kolei podmiotów zagranicznych, które świadczą usługi elektroniczne na terenie Wspólnoty skierowane do osób niepodlegających opodatkowaniu.

Dokumentacja rachunkowa

Nieco innymi prawami rządzi się dokumentacja rachunkowa. W tym przypadku uwzględniana jest ustawa o rachunkowości, która reguluje okres przechowywania dokumentacji.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości:

•  zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu,
•  księgi rachunkowe należy przechowywać co najmniej 5 lat,
• dowody księgowe związane z wpływami ze sprzedaży detalicznej muszą być przechowywane do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za określony rok obrotowy,
• dowody księgowe związane z wieloletnimi pożyczkami, kredytami, umowami handlowymi należy przechowywać przez 5 lat od momentu wygaśnięcia umowy (np. w przypadku spłaty, rozliczenia),
• dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać co najmniej 5 lat,
• pozostałe dowody księgowe i inne dokumenty muszą być trzymane przez 5 lat.

Dokumentacja ZUS

Do przechowywania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych zobowiązani są wszyscy płatnicy składek.

W przypadku dokumentów zgłoszeniowych, należy przechowywać je co najmniej 5 lat. Dotyczy to dokumentów osoby ubezpieczonej oraz płatnika.

Okres przedawnienia dokumentów rozliczeniowych wynosi 5 lat, zgodnie ze zmienionymi przepisami, które reguluje ustawa z dn. 16 września 2011 roku o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców.

Uważaj na sankcje!

Miej świadomość, że przechowywanie dokumentacji krócej niż ustawowe 5 lat grozi finansowymi sankcjami.

Z karą grzywny do 240 stawek dziennych możesz liczyć się wówczas, gdy nie przechowujesz zgodnie z terminami:

• podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• księgi rachunkowej,
• zapisu kasy rejestrującej.

Kara grzywny w wysokości 180 stawek dziennych może dotyczyć nieprzechowywania wystawionej lub otrzymanej faktury.

 W jakiej formie przechowywać dokumenty?

Nie ma to w zasadzie większego znaczenia. Wszelką dokumentację możesz przechowywać w odpowiednio oznaczonych segregatorach, kartonach archiwizacyjnych oraz skoroszytach. Najważniejsze jest to, by gromadzić wszystkie dokumenty, by – w razie kontroli – móc wszystkie przedstawić.

Sprawdź więcej porad z kategorii podatki.