Jak zaktualizować dane firmy do CEIDG

Zakładanie firmy wiąże się z koniecznością wypełnienia wielu obowiązków, w tym rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Obecnie procedura została znacznie uproszczona i osoby planujące pracę na własny rachunek nie muszą już odwiedzać wielu urzędów i wypełniać licznych formularzy, ponieważ mogą zarejestrować się przez Internet. Oczywiście samo wypełnienie formularza nie jest jeszcze wystarczające i trzeba udać się do Urzędu Gminy, aby złożyć podpis na dokumencie, ale zazwyczaj trwa to chwilę i jest bezproblemowe.

Kłopoty z formularzem

Kiedy wypełnia się pierwszy w życiu formularz i zakłada pierwszą w życiu firmę najczęściej pojawia się bardzo wiele wątpliwości, co wybrać, jak wypełnić druk, jakie dane wpisać. Instrukcje nie zawsze są jasne i zrozumiałe dla osób nieobeznanych ze światem biznesu. Portale prawnicze i dziesiątki doradców udzielają wielu cennych, ale często sprzecznych rad, zwłaszcza w zakresie wyboru kategorii działalności. Te ostatnie też nie są do końca oczywiste.

Ogólne opisy nie pozwalają dostosować ich do konkretnego przypadku i często rejestrujący musi poszukiwać odpowiednich na forach lub zwracać się z tym problemem do urzędników. Bywa też tak, że w momencie rejestracji nie jest się jeszcze do końca przekonanym, jak za pół roku będzie wyglądać praca w firmie. Nie warto się tym przejmować już na początku, bowiem wszelkie dane w formularzu można uzupełnić lub skorygować po dowolnym czasie. Wprawdzie zaleca się przewidywanie takich sytuacji, bo dokonywanie zmian bywa problematyczne i trzeba się przy tym trochę nachodzić, ale nie jest niemożliwe, a wręcz przeciwnie nawet konieczne.

Dlaczego trzeba uaktualniać dane?

Każdy nawet najmniejszy przedsiębiorca posiada przypisany w CEIDG konkretny numer REGON, a wraz z nim zarejestrowane są wszystkie dane dotyczące zakresu działalności, adresu siedziby, zatrudnionych pracowników. Na podstawie tego zapisu wszelkiego typu władze urzędowe, a także inni przedsiębiorcy czerpią informacje o firmie.

Dane te mogą być przydatne podczas kontroli legalności wykonywanej pracy czy usług, albo ilości zatrudnianych pracowników w odniesieniu do opłacanych składek ubezpieczeniowych, a dla innych właścicieli firm są też informacja o legalności i rzetelności przedsiębiorstwa. Poza tym w formularzu rejestracyjnym zawarte są informacje o siedzibie firmy, do której wysyła się często ważne pisma urzędowe. K

ażdy błąd czy nieścisłość w tych informacjach może skutkować poważnymi konsekwencjami. Zmiany w zapisie można również dokonać przez formularz internetowy, dlatego powinno się to zrobić jak najszybciej, gdy tylko zajdzie taka konieczność. Na uaktualnienie każdej zmiany urząd daje 7 dni od dnia jej powstania.

Kiedy uaktualniać dane?

Uaktualnianie danych zarejestrowanych w CEIDG jest konieczne przy każdej zmianie dotyczącej pracy firmy.

• Pierwszym aspektem jest nazwa firmy oraz nazwisko właściciela. Jeśli przedsiębiorstwo nie posiada nazwy własnej to nazwisko automatycznie jest za nią uznawane. W przypadku jego zmiany na skutek małżeństwa, rozwodu czy innego wypadku losowego konieczne jest zgłoszenie tego faktu do urzędu.
• Kolejną taką sytuacją bywa zmiana lokalizacji firmy, albo dodanie drugiej siedziby. Jeśli z czasem działalność się rozwinie i powstaną nowe obiekty, konieczne bywa podanie ich adresu.
• Zgłoszenia w CEIDG wymaga również zmiana rodzaju działalności lub jej rozszerzenie. Specjaliści radzą, aby podczas pierwszej rejestracji wybrać wszystkie te rodzaje działalności, o jakie tylko można siebie podejrzewać, jednak czasami bywa tak, że prowadzi się prężnie działający zakład usługowy i odziedzicza po bliskim krewnym sklep. Połączenie produkcji z handlem może być dobrym rozwiązaniem, jednak taki fakt wymaga zgłoszenia w urzędzie.
• Innym ważnym powodem może być zmiana systemu opłacania należnych zaliczek podatkowych z miesięcznego na kwartalny lub odwrotnie, zmiana biura rachunkowego, które prowadzi nasze księgi, zatrudnienie nowych pracowników czy otwarcie nowego konta firmowego.

Posiadając już firmę, wystawiając faktury VAT warto stosować sprawdzone programy do faktur