Jakie są terminy wystawiania faktur?

Rok 2013 w dziedzinie prawa podatkowego oraz obowiązków, jakie mają wobec urzędu skarbowego przedsiębiorcy przyniósł wiele zmian. Dotyczą one przede wszystkim zasad wystawiania faktur, oraz terminów, w jakich powinny one być przygotowywane. Przede wszystkim zmieniły się nazwy stosowane w praktyce, w tym zniknął obowiązek dopisywania skrótu VAT, a także wprowadzono możliwość wystawiania faktur przez osoby nie będące płatkami tego podatku. Inną istotną zmianą jest też wprowadzenie nowych terminów dla poszczególnych rodzajów faktur, co automatycznie wiąże się z okresami rozliczeń i różnymi konsekwencjami natury prawnej. Zmiany te dotyczą wyłącznie tego roku, bowiem już przygotowywane są nowe przepisy dotyczące diametralnych zmian, jakie wejdą w życie 1 stycznia 2014 roku. Jak na razie jednak obowiązują przedsiębiorców trzy terminy wystawiania faktur.

  • 7 dni od transakcji

Ten przepis funkcjonuje już od dawna i obejmuje zobowiązanie usługodawcy lub sprzedającego do wystawienia faktury klientowi w terminie najpóźniej 7 dni od określonego przepisami wydarzenia. Takie wydarzenia mogą mieć trzy formy. Jedną z nich jest data dokonania transakcji czy wykonania usługi, a wówczas faktura musi być wyposażona w datę sprzedaży oraz datę wydania towaru, jeśli ta jest inna od dnia transakcji. Drugą opcją w przypadku sprzedaży ciągłej jest ostatni dzień miesiąca. Dotyczy to sytuacji, w których transakcja jest realizowana w długim terminie, jak na przykład wynajem magazynu czy określonej stałej usługi na dostawę prądu, wody itp. Taka faktura musi zawierać jedynie miesiąc i rok sprzedaży. Trzecią możliwością jest dzień otrzymania zaliczki lub pełniej opłaty. Od dnia przekazania pieniędzy przez klienta sprzedawca ma 7 dni na udokumentowanie tego faktu fakturą.

  • do 15-go dnia miesiąca

Ten termin jest wynikiem nowelizacji przepisów i dotyczy transakcji zawieranych na rynku międzynarodowym. Warunkiem jest lokalizacja kontrahenta w obszarze Unii Europejskiej oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów i usług. Obowiązek wystawiania faktur został wydłużony do połowy miesiąca, a konkretnie do dnia 15-go w miesiącu następującym po przeprowadzeniu transakcji lub przemieszczeniu towaru. Oznacza to, że jeśli dokonano zakupu w hurtowni włoskiej czy niemieckiej w dniu 16 kwietnia, faktura musi zostać wystawiona do dnia 15 maja. Poprzedni termin obowiązywał tylko do 7 dnia miesiąca, więc obecnie kontrahenci zyskali jeszcze kilka dni na dopełnienie formalności. Termin do 15-go dnia miesiąca obowiązuje też dostawców usług na rzecz podatników. Według wcześniejszych przepisów dostawca miał obowiązek wystawienia faktury najpóźniej w dniu powstania obowiązku podatkowego a zarazem nie wcześniej niż 30 dni przed jego powstaniem.

  • do ostatniego dnia miesiąca

Na niekorzyść dla przedsiębiorców zmieniły się przepisy dotyczące wystawiania faktur zbiorczych. Jeśli w danym miesiącu jeden klient korzysta z kilku usług czy dokonuje kilku zakupów u tego samego oferenta, to istnieje możliwość uwzględnienia ich na jednej fakturze. Dotyczy to na przykład sytuacji, kiedy jedna firma remontowo-budowlana wymienia okna, wykonuje przyłącze wody, oraz przeprowadza konserwację instalacji elektrycznej, ale wykonują to inne ekipy i w innym czasie. Od 2013 roku obowiązek wystawienia faktury zbiorczej skrócono do ostatniego dnia miesiąca nawet, jeśli te same usługi czy ciąg usług będzie wykonywany jeszcze w kolejnych miesiącach.

Konsekwencje wystawiania faktur

Ustalone przepisami terminy są związane z systemem rozliczeń podatkowych, dlatego ważne jest dotrzymywanie tych terminów. Jeśli obowiązek wystawienia faktury zbiorczej istnieje do końca miesiąca, to znaczy, że jest ona objęta obowiązkiem rozliczenia podatkowego do 20 i 25 maja. Niedotrzymanie terminu i wystawienie faktury z późniejszą datą oznacza przeniesienie jej na kolejny miesiąc rozliczeń, a to dla urzędu skarbowego jest równoznaczne z opóźnieniem obowiązku lub jego niedotrzymaniem. Opóźnienie wiąże się z naliczaniem odsetek karnych za zwłokę, co jest niekorzystne dla przedsiębiorcy. Ale znacznie gorszą sytuacją może być uznanie takiego zaniedbania za przestępstwo podatkowe.

Do wystawiania faktur polecamy nasz program do faktur VAT