Katarzyna Tadla
Korekta faktury to kluczowy dokument, który przedsiębiorcy muszą wystawić, gdy pojawią się błędy w pierwotnej fakturze lub gdy dochodzi do zdarzeń wpływających na podstawę opodatkowania. Takie przypadki obejmują m.in. zwrot towarów, udzielenie rabatów, reklamacje lub błędy w obliczeniu podatku. Wystawienie faktury korygującej wymaga staranności i znajomości przepisów, szczególnie jeśli chodzi o właściwy termin jej wystawienia.
Spis treści
ukryj
Kiedy konieczne jest wystawienie faktury korygującej?
Fakturę korygującą wystawia się w ściśle określonych sytuacjach, takich jak zmiana podstawy opodatkowania, zwrot towaru lub udzielenie rabatu.
- gdy zmienia się podstawa opodatkowania, np. po zwrocie towaru lub udzieleniu rabatu;
- gdy stwierdzono błędy w ilości, cenie, stawce podatku lub innych elementach faktury;
- w przypadku zmiany warunków sprzedaży, jak np. podwyższenie ceny lub częściowy zwrot należności.
Brak konkretnego terminu w przepisach
Polskie przepisy podatkowe nie określają jednoznacznego, sztywnego terminu na wystawienie korekty faktury. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, przedsiębiorca zobligowany jest do wystawienia faktury korygującej niezwłocznie po wykryciu błędu lub po zaistnieniu zdarzenia, które wymaga korekty dokumentu. Przykładowo, w przypadku zwrotu towaru lub przyznania rabatu, faktura korygująca powinna być wystawiona tak szybko, jak to możliwe, po ustaleniu wszystkich szczegółów z kontrahentem.
Pięcioletni okres przedawnienia zobowiązań podatkowych
Jednym z kluczowych aspektów, o którym należy pamiętać, jest termin przedawnienia zobowiązań podatkowych. Faktury korygujące muszą być wystawione i ujęte w dokumentacji przed upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Po tym okresie podatnik nie ma już możliwości obniżenia podstawy opodatkowania za dany okres, ponieważ zobowiązania podatkowe przedawniają się.
Rodzaje faktur korygujących: „in minus” i „in plus”
Faktury korygujące dzielą się na dwa rodzaje:
- Faktury korygujące „in minus” – zmniejszają one podstawę opodatkowania. Przykładem jest sytuacja, gdy sprzedawca przyznaje klientowi rabat lub gdy dochodzi do zwrotu towaru. Od 2021 r. dzięki wprowadzeniu tzw. pakietu SLIM VAT, faktury „in minus” mogą być księgowane bez konieczności uzyskiwania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. Jednak sprzedawca musi dysponować dokumentami potwierdzającymi, że korekta została uzgodniona z kontrahentem (np. korespondencja, aneks do umowy).
- Faktury korygujące „in plus” – zwiększają podstawę opodatkowania, np. gdy doszło do podwyższenia ceny. W takim przypadku należy ująć korektę w rozliczeniu na bieżąco, bez potrzeby uzyskiwania potwierdzenia odbioru od nabywcy.
Obowiązek rozliczenia faktury korygującej
Zasady rozliczania faktur korygujących są zależne od rodzaju korekty:
- Korekty „in minus” należy rozliczyć w okresie, w którym powstała przyczyna korekty (np. w momencie zwrotu towaru lub udzielenia rabatu). W praktyce oznacza to, że rozliczenie może dotyczyć wcześniejszych okresów rozliczeniowych, w których wystawiono pierwotną fakturę.
- Korekty „in plus” są rozliczane na bieżąco, tzn. w miesiącu, w którym wystawiono fakturę korygującą, niezależnie od daty wystawienia pierwotnej faktury.
Dokumentowanie uzgodnień z kontrahentem
W przypadku korekt zmniejszających podstawę opodatkowania istotne jest, aby sprzedawca dysponował dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie warunków korekty z kontrahentem. Mogą to być np. e-maile, aneksy do umów lub inne dowody korespondencji handlowej. Tego typu dokumentacja zastępuje obowiązek potwierdzenia odbioru faktury korygującej, co jest dużym uproszczeniem w ramach przepisów SLIM VAT.
Korekta faktury a termin przedawnienia
Podkreślenia wymaga, że prawo do wystawienia faktury korygującej przysługuje podatnikowi tylko w przypadku, gdy zobowiązania podatkowe nie uległy przedawnieniu. Zgodnie z przepisami, zobowiązania podatkowe przedawniają się po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Dlatego fakturę korygującą trzeba wystawić przed upływem tego okresu.
Korekta faktury – Podsumowanie
Termin wystawienia faktury korygującej zależy od okoliczności, które ją wywołują. Przepisy nie wskazują konkretnej daty, ale podkreślają, że korekta musi być dokonana niezwłocznie po wykryciu błędu lub zaistnieniu zdarzenia, które zmienia warunki transakcji. Należy również uwzględnić fakturę korygującą w rozliczeniach podatkowych przed upływem pięcioletniego okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Dzięki przepisom wprowadzonym w ramach pakietu SLIM VAT proces wystawiania i rozliczania faktur korygujących stał się bardziej elastyczny, szczególnie w przypadku faktur „in minus”. Jednak przedsiębiorcy powinni pamiętać o rzetelnym prowadzeniu dokumentacji, aby uniknąć problemów podatkowych w przyszłości.
