Emil Zelma
Krajowy System e-Faktur (KSeF) od początku budzi sporo emocji. Kontrowersje dotyczą m.in. elektronicznego obiegu dokumentów. Jednym z problematycznych obszarów pozostaje brak możliwości załączania do faktury dodatkowych dokumentów. Chodzi tu np. o pliki PDF czy JPG.
Ministerstwo Finansów nie przewiduje w systemie KSeF opcji dołączenia zewnętrznych załączników do e-faktury. Rozwiązaniem tymczasowym ma być zamieszczanie e-faktury linków do dokumentów przechowywanych poza systemem. Takie odnośniki można będzie wprowadzać w specjalnych polach: „DodatkowyOpis”, „DodatkoweInfo”, czy też w stopce faktury.
Spis treści
ukryj
Krajowy System e-Faktur a dodawanie załączników. Ministerstwo Finansów proponuje tymczasowe obejście, ale nie rozwiązuje to problemu
Dla niewielkich firm, które wystawiają kilka faktur miesięcznie, to tymczasowe rozwiązanie może być wystarczające. Obsługa KSeF w większych organizacjach to proces wieloetapowy, wymagający zaangażowania różnych działów. Konieczna będzie współpraca działu księgowego, prawnego, zarządu itp.
Przekazywanie załączników poza systemem, np. drogą mailową, znacznie komplikuje obieg dokumentów. Faktura wystawiona poprzez KSeF trafia najpierw do księgowości. Następnie – już poza systemem – jest przesyłana z niezbędnymi dokumentami (protokoły odbioru, kosztorysy, analizy) do kolejnych osób. Wszystko to wydłuża czas i zwiększa ryzyko błędów.
Kiedy dodawanie załączników do faktur w KSeF jest konieczne?
Kwestia załączników do faktur nie jest fanaberią księgowych, lecz realną potrzebą. Firmy działające w sektorze energetycznym, paliwowym czy telekomunikacyjnym często wystawiają dokumenty zawierające dane niestandardowe. Chodzi tu dane, które nie mieszczą się w formacie e-faktury XML.
Oto przykłady – faktury za:
- zużycie energii elektrycznej z rozbiciem na konkretne punkty poboru,
- rozliczenia usług telekomunikacyjnych według numerów telefonów,
- dostawy paliwa z podziałem na pojazdy.
Krajowy System e-Faktur – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów – od 01.02.2026 roku zyska nową funkcjonalność.
Jak będą wyglądać załączniki do e-faktury w KSeF po zmianach?
Planowane przez Ministerstwo Finansów rozwiązanie znacząco odbiega od powszechnego rozumienia „załącznika”. W KSeF nie będzie możliwe dołączenie osobnych plików typu PDF czy obrazów. Zamiast tego pojawi się możliwość umieszczania danych branżowych jako integralnej części faktury, w specjalnym węźle XML o nazwie „Zalacznik”.
W praktyce oznacza to tabelaryczne przedstawienie informacji dodatkowych. Chodzi tu np. o szczegółowe zestawienia, nagłówki kolumn, podsumowania czy rozliczenia. Wszystko to ma być zapisane w formacie tekstowym, bez jakiejkolwiek formy pliku binarnego. Maksymalny limit rozmiaru całej faktury (wraz z załącznikiem) to 3 MB.
| Ważne Dla każdej faktury ustrukturyzowanej przewiduje się możliwość dodania wyłącznie jednego załącznika. Oznacza to, że element „Zalacznik” może wystąpić tylko raz w strukturze FA(3). Warto jednak zaznaczyć, że w ramach tego jednego węzła można zawrzeć wiele odrębnych bloków informacyjnych. Uwzględniając główne założenia wdrażania tej funkcji, trzeba podkreślić, że załączniki mają służyć prezentacji rozszerzonych danych podatkowych dotyczących m.in. ilości, ceny czy jednostek miary. Przykładowo, mogą one zawierać szczegółowe informacje odnoszące się do zużycia energii w rozbiciu na konkretne punkty poboru, do rozliczeń usług telekomunikacyjnych z podziałem na numery usług czy też do sprzedaży paliw z wyszczególnieniem numerów rejestracyjnych pojazdów należących do odbiorcy. Tego rodzaju dane mogą być wzbogacone o elementy charakterystyczne dla konkretnego sektora. Przykładowo, jeżeli faktura odnosi się do sprzedaży energii elektrycznej, w załączniku mogą pojawić się – oprócz danych podatkowych – również informacje typowo branżowe, takie jak adres punktu poboru, numer licznika, numer PPE, moc umowna czy oznaczenie grupy taryfowej. |
Wdrożenie KSeF – kto będzie mógł korzystać z opcji załączników?
Dodawanie załączników do faktur w KSeF nie będzie dostępne dla każdego podatnika od ręki. Ministerstwo Finansów przewiduje konieczność wcześniejszego zgłoszenia takiej potrzeby. Oznacza to, że przedsiębiorca zainteresowany tą funkcjonalnością musi złożyć wniosek. Należy w nim zawrzeć uzasadnienie oraz przewidywaną liczbę faktur z załącznikiem.
Zgłoszenie będzie realizowane za pomocą API KSeF, a jego rozpatrzenie potrwa do 30 dni. Po pozytywnej decyzji, funkcjonalność zostanie aktywowana na dwa lata z możliwością przedłużenia. Po tym okresie będzie można odnowić dostęp lub z niego zrezygnować.
Krajowy System e-Faktur a realia biznesowe – co warto wiedzieć przed wdrożeniem?
Obowiązek korzystania z KSeF, który wejdzie w życie z dniem 1 lutego 2026 roku, to spore wyzwanie. Wiąże się ono z koniecznością dostosowania wewnętrznych procedur firm do nowych realiów. Kwestia obsługi załączników do e-faktur w KSeF może stać się poważnym wyzwaniem organizacyjnym. Jest tak szczególnie w przypadku przedsiębiorstw wystawiających i przetwarzających duże ilości faktur.
Ministerstwo Finansów, choć uwzględnia pewne postulaty przedsiębiorców, konsekwentnie jednak trzyma się pierwotnego założenia. A zatem, załączniki mają być częścią struktury faktury, a nie odrębnym plikiem. KSeF stanowi zatem system bardziej sformalizowany, wymagający od firm większej dyscypliny i zautomatyzowanego podejścia do księgowości.
