Fakturę VAT można łatwo i całkowicie samodzielnie sporządzić w dowolnym edytorze tekstu, a nawet notatniku. Należy jednak pamiętać o uwzględnieniu w niej wszystkich danych, które wpływają na sprawy podatkowe i z tych względów są wymagane przez US. W tym artykule wymieniamy obowiązkowe elementy faktury VAT. Co powinna zawierać faktura VAT? Wzór zgodny z obowiązującymi przepisami musi uwzględniać:
Obowiązkowe elementy faktury VAT
Na początku dokumentu umieszcza się obligatoryjnie informacje umożliwiające identyfikację faktury. Będą to obowiązkowe elementy faktury VAT takie jak:
Kolejny numer faktury
Faktury VAT i podatników podlegających zwolnieniu muszą być numerowane w chronologiczny sposób umożliwiający ich jednoznaczną identyfikację. Każda faktura powinna posiadać indywidualny, kolejny nadany w ramach jednej lub kilku serii numer. Najczęściej stosuje się schemat uwzględniający rok i miesiąc wystawienia faktury lub sprzedaży usług czy towaru, co odpowiada okresom sprawozdawczym do US. W takim przypadku, faktury numeruje się np. 3/04.2023 dla 3 faktury w kwietniu 2023 roku.
Data wystawienia faktury
Data wystawienia faktury powinna zgadzać się z dniem, w którym dokument został sporządzony, a zazwyczaj także przekazany Nabywcy. Już niedługo wszystkie faktury VAT będą rejestrowane online w systemie KSeF w ciągu 24h od wystawienia. Możliwe, że po wdrożeniu tego rozwiązania, odejdzie się od obowiązku uwzględniania daty wystawienia faktury na dokumencie. Faktura VAT będzie otrzymywała datę wystawienia analogiczną do daty rejestracji dokumentu w systemie e-faktur.
Data sprzedaży
Faktura VAT odnosi się do sprzedaży towarów i usług objętych podatkiem oraz podlegających zwolnieniu z niego. Rodzi zatem obowiązek podatkowy, (jeśli nie płatności, to rozliczenia), dlatego data sprzedaży jest obowiązkowym elementem faktury VAT. Dokument, który nie uwzględnia daty sprzedaży, można uznać za nieważny.
Dane do faktury VAT
Na fakturze VAT muszą znaleźć się także dane stron, czyli Sprzedawcy i Nabywcy. W przypadku:
- osoby prywatnej – imię, nazwisko, PESEL, numer dowodu lub dokumentu potwierdzającego tożsamość, informacja o jednostce wydania, adres zamieszkania z kodem pocztowym;
- firmy lub podmiotu prawnego – nazwa rejestrowa, adres siedziby z kodem pocztowym, NIP i REGON; a w przypadku spółki także numer KRS.
Opis towarów lub usług
Jakie jeszcze obowiązkowe elementy faktury vat powinien zawierać ten dokument? Należy na nim umieścić informacje dotyczące towarów lub usług, których dotyczy. Zazwyczaj podaje się następujący zestaw danych odnoszących się do :
- Liczby porządkowe (w przypadku kilku usług / towarów)
- Nazwy towarów lub usług (często zgodne z identyfikatorami katalogowymi, cennikowymi)
- Nabytej iloci te
- Cena jednostkowa;
- Przeliczenie ceny jednostkowej na wartość podaną w walucie krajowej liczbowo i słownie;
- Stawkę podatku i kwotę VAT do rozliczenia;
Opcjonalne elementy na fakturze
Poniżej umieściliśmy z kolei listę rzeczy, które mogą, ale nie muszą znaleźć się na fakturze VAT. Będą to kolejno:
Nazwa faktury
Rodzaj faktury zależy nie od tego, jak została nazwana, a od tego, jakie dane się na niej znajdują. Grupowanie, tytułowanie i nazywanie faktur VAT nie jest zatem obligatoryjne. Ułatwia jednak utrzymywanie porządku w dokumentacji i odnajdywanie dokumentów podlegających innym przepisom podatkowym, niż te, z których się najczęściej korzysta. Odpowiednio oznaczane faktury usprawniają też ich księgowanie.
Odręczne podpisy i pieczątki stron
Faktura VAT, czy podatnika korzystającego ze zwolnienia, nie musi być odręcznie podpisana przez strony. Mogą, ale nie muszą się na niej znaleźć także pieczątki firmowe, których oczekiwało się na dokumentach w latach 90. Dziś nie trzeba już przejmować się odręcznym podpisywaniem i pieczętowaniem faktur. Obecnie, większość z nich wystawia się zdalnie, a już niedługo wszystkie będą wchodziły do obrotu gospodarczego w postaci elektronicznej.
Sposób rozliczenia i numer konta do wpłat
Faktura VAT jest podstawą opodatkowania, więc teoretycznie nie musi posiadać wzmianki o sposobie rozliczenia oraz informacji takich jak np. numer konta do wpłat. We wzorach faktur oczywiście stosuje się takie zapisy, co jest podyktowane wygodą rozliczania się. W przypadku rozliczenia fakturą VAT, numer konta do rozliczeń może jednak równie dobrze znaleźć się m.in. w treści wiążącej strony transakcji umowy.
Faktura VAT wzór Word, Excel i pdf
Umieszczając obowiązkowe elementy faktury w dokumencie stworzonym w dowolnym edytorze tekstowym, czy arkuszu kalkulacyjnym, możesz samodzielnie wygenerować wzór faktury VAT do użytku w firmie lub działalności nierejestrowanej. Wystarczy, że dodasz do niego dodatkowe elementy przewidziane dla specyficznych typów faktur:
- dla faktury VAT podatnika zwolnionego – podstawę prawną korzystania ze zwolnienia przy zerowej wartości naliczonego podatku;
- dla faktury VAT marża – w przypadku tej faktury różnica w stosunku do obowiązkowych elementów faktury VAT jest taka, że podatek odlicza się nie od całkowitej wartości towaru, czy usługi, a naiczonej przez sprzedawcę marży, faktura taka powinna mieć także oznaczenie rodzaju “faktura VAT marża”
- dla faktur VAT RR i MP (rolnika ryczałtowego i małego podatnika) – oznaczenie rodzaju faktury (skrótem RR lub MP w jej nazwie) i adnotacja “metoda kasowa” na fakturze małego podatnika rozliczającego się przy jej pomocy;
- dla faktur europejskich WNT i WDT – numery VAT UE nabywcy i odbiorcy,
Warto jednak przypomnieć, że już w 2025 roku, wszystkie faktury, także zwolnione z VAT, będą musiały być wysyłane do KSeF. System przyjmie jedynie dokumenty we wskazanym formacie, które będzie w stanie przetwarzać w trybie online. Przygotowane w oparciu o wzory faktury VAT excel, doc, czy pdf, będą wymagały przynajmniej konwersji do formatu XML, jeśli nie staną się całkowicie bezużyteczne.
Jak wystawić fakturę VAT?
Zdecydowanie nie warto tracić czasu na przygotowywanie wzoru faktury VAT, który za nieco ponad kilka miesięcy stanie się nieaktualny. Szczególnie nie opłaca się to, jeśli chce się znaleźć wzór faktury VAT specyficznego typu zgodny z najnowszymi przepisami. W takich przypadkach, jak i wielu innych, lepiej od razu zaopatrzyć się w program księgowy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych XML.
Narzędzie umożliwiające sporządzanie i obsługę faktur elektronicznych KSeF zawiera kompletne wzory faktur VAT do uzupełnienia i rejestracji w systemie. Ten prosty w obsłudze program do fakturowania ksef możesz testować przez 30 dni całkowicie za darmo. Pobierz, a bez potrzeby opierania się o wzór faktury VAT, już za kilka minut wystawisz dokument zawierający wszystkie obowiązkowe elementy faktury.
