Od kiedy obowiązują e-Doręczenia? Harmonogram

Wdrożenie e-Doręczeń to jedno z kluczowych działań mających na celu cyfryzację korespondencji pomiędzy obywatelami, przedsiębiorcami i podmiotami publicznymi. Elektroniczne doręczenia mają docelowo zastąpić tradycyjną papierową korespondencję, gwarantując tym samym oszczędność czasu, pieniędzy oraz zwiększenie bezpieczeństwa wymiany dokumentów. Zgodnie z obowiązującą ustawą, harmonogram wdrożenia e-Doręczeń został podzielony na kilka etapów. Obejmują różne grupy użytkowników, zarówno publicznych, jak i prywatnych. Poniżej znajduje się szczegółowy harmonogram wdrożenia wraz z przepisami prawnymi, które go regulują.

Podstawa prawna

Głównym dokumentem prawnym regulującym e-Doręczenia jest Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2020 poz. 2320). Ustawa wprowadza nowy sposób komunikacji, który ma być równoważny z przesyłkami poleconymi. Zgodnie z art. 3 tej ustawy, e-Doręczenia to forma przesyłki rejestrowanej, która będzie miała moc prawną podobną do tradycyjnej przesyłki poleconej, zapewniając tym samym potwierdzenie nadania i odbioru.

Harmonogram wdrożenia

1. 1 października 2024 r. – Pierwsza kluczowa data, kiedy to obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmie organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe, które obsługują te organy. W tym terminie również organy kontroli państwowej i ochrony prawa, takie jak np. prokuratura, są zobowiązane do rozpoczęcia korzystania z systemu. Podmioty te będą musiały komunikować się za pomocą nowego systemu. To krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów administracyjnych i eliminacji papierowej korespondencji.
2. 1 stycznia 2025 r. – Obowiązek korzystania z e-Doręczeń rozszerzy się na wszystkie podmioty niepubliczne, w tym nowe przedsiębiorstwa rejestrujące się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Nowi przedsiębiorcy będą musieli korzystać z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PUH) lub składać odpowiednie dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń.
3. 31 grudnia 2025 r. – Do tej daty wprowadzono okres przejściowy dla wszystkich podmiotów, które mogą wciąż korzystać z dotychczasowych form korespondencji (np. ePUAP). Jednak po tej dacie obowiązek korzystania z e-Doręczeń stanie się powszechny. Podmioty, które nie wdrożą tego rozwiązania, będą narażone na konsekwencje prawne, ponieważ e-Doręczenia będą miały status dokumentów prawnych, co znaczy, że brak obsługi tego systemu może skutkować naruszeniem przepisów dotyczących obiegu dokumentów​.

Dla kogo obowiązkowe są e-Doręczenia?

W pierwszej kolejności system obejmie wszystkie podmioty publiczne, takie jak administracja rządowa, sądy, prokuratury, ZUS, NFZ, KRUS, a także publiczne uczelnie i instytucje kultury. W kolejnym etapie obowiązek zostanie rozszerzony na przedsiębiorców oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą. Obywatele, którzy nie mają dostępu do internetu lub są wykluczeni cyfrowo, będą mogli korzystać z publicznej usługi hybrydowej (PUH). Oznacza to, że korespondencja będzie wysyłana do nich w formie papierowej, ale administracja będzie ją archiwizować w formie cyfrowej​.

Korzyści z wprowadzenia e-Doręczeń

Wprowadzenie e-Doręczeń przynosi wiele korzyści, zarówno dla administracji, jak i dla obywateli oraz przedsiębiorców. Do najważniejszych należą:

• Oszczędność czasu i kosztów – elektroniczna wymiana dokumentów jest szybsza i tańsza niż tradycyjna przesyłka pocztowa.
• Bezpieczeństwo – system zapewnia potwierdzenie nadania i odbioru dokumentów, co minimalizuje ryzyko zagubienia korespondencji.
• Ekologia – e-Doręczenia to krok w stronę redukcji zużycia papieru i zmniejszenia śladu węglowego związanego z transportem tradycyjnych przesyłek​.

Jakie kroki należy podjąć?

Podmioty zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń muszą najpierw zarejestrować się w systemie. Administracja publiczna oraz przedsiębiorcy powinni złożyć wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych. Wdrożenie systemów zarządzania dokumentami (EZD) jest również istotnym elementem tego procesu, szczególnie dla podmiotów publicznych. Dodatkowo, system e-Doręczeń będzie wspierać funkcje masowego wysyłania korespondencji, co ma ułatwić jego obsługę w dużych jednostkach​.

Podsumowanie

Wdrożenie e-Doręczeń to rewolucja w polskim systemie obiegu dokumentów. Choć proces wdrażania będzie trwał na kilka lat, system ten będzie miał kluczowe znaczenie. Wpłynie na poprawność efektywności administracji publicznej i komunikacji z obywatelami oraz przedsiębiorcami. Nowe terminy wprowadzenia tego obowiązku, począwszy od października 2024 r. dla podmiotów publicznych, aż po styczeń 2025 r. dla przedsiębiorców, wymagają od wszystkich przygotowania do pełnej cyfryzacji​.