Postępowania podatkowe – czego spodziewać się po kontroli?

Postępowania podatkowe są nieodłączną częścią działalności kontrolnej organów podatkowych, mającą na celu określenie prawidłowej wysokości zobowiązań podatnika. Gromadzenie dowodów w tym procesie jest kluczowe, gdyż od dokładności i jakości zebranego materiału dowodowego zależy prawidłowość decyzji podatkowych. Dowody pozwalają organom podatkowym ustalić stan faktyczny, potwierdzić poprawność rozliczeń podatnika lub wykazać ewentualne nieprawidłowości. Warto więc zrozumieć, jakie dowody są zbierane, jakie przepisy regulują ich gromadzenie oraz w jaki sposób podatnik może się przygotować.

Podstawy prawne i zasady gromadzenia dowodów

Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej (Dz.U. 2023 poz. 2383), jako dowód w postępowaniu podatkowym dopuszcza się wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Oznacza to, że katalog dowodów jest otwarty, a organy podatkowe mają prawo pozyskiwać różnorodne materiały.

Organy podatkowe mają swobodę w ocenie dowodów, jednak mają obowiązek przestrzegać zasady rzetelności i obiektywizmu, czyli muszą analizować materiał dowodowy bezstronnie i dokładnie (art. 122 Ordynacji podatkowej). Również podatnik ma prawo przedstawić dowody, które mogą świadczyć na jego korzyść, oraz składać wyjaśnienia i przedstawiać wnioski dowodowe.

Najczęściej gromadzone dowody w postępowaniach podatkowych

1. Księgi podatkowe i ewidencje: Dokumenty finansowe są głównym źródłem informacji o działalności podatnika. Mogą to być księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje VAT czy rejestry zakupów i sprzedaży. Księgi muszą być prowadzone rzetelnie i zgodnie z rzeczywistością, a ich weryfikacja pozwala organom sprawdzić prawidłowość rozliczeń podatnika.
2. Deklaracje i zeznania podatkowe: Zeznania roczne PIT, CIT oraz deklaracje VAT stanowią dokumenty, które odzwierciedlają rozliczenia podatnika i mogą być szczegółowo analizowane przez organy podatkowe.
3. Zeznania świadków: W przypadkach, gdy dokumentacja jest niewystarczająca, organy podatkowe mogą wezwać świadków do złożenia zeznań. Świadkami mogą być kontrahenci, pracownicy lub osoby związane z działalnością podatnika, posiadające istotne informacje na temat sprawy.
4. Opinie biegłych: W przypadku skomplikowanych zagadnień, wymagających specjalistycznej wiedzy, organ może powołać biegłego. Jego zadaniem jest ocena określonych kwestii, np. wyceny majątku, analizy transakcji finansowych czy weryfikacji rynkowości cen.
5. Oględziny: Oględziny są przeprowadzane, gdy konieczne jest bezpośrednie zbadanie stanu rzeczy, np. ocena stanu technicznego majątku czy inspekcja miejsc składowania towarów. Przeprowadza się je w obecności podatnika lub jego przedstawiciela.
6. Informacje od innych instytucji: W toku postępowania organy podatkowe mogą uzyskać informacje z innych instytucji, np. banków, urzędów celnych czy organów administracji publicznej, które mogą dostarczyć danych o sytuacji majątkowej i finansowej podatnika.
7. Inne dokumenty: Mogą obejmować faktury, umowy, dowody wpłat i wypłat, które są związane z działalnością podatnika. Każdy z tych dokumentów może mieć znaczenie dowodowe i być szczegółowo analizowany przez organy podatkowe.

Sposoby gromadzenia dowodów przez organy podatkowe

• Czynności sprawdzające: Są one podejmowane w celu szybkiej weryfikacji poprawności dokumentów i informacji przedstawionych przez podatnika. Może to obejmować analizę zgodności deklaracji z dokumentacją księgową oraz sprawdzenie, czy nie występują rozbieżności pomiędzy deklarowanymi a rzeczywistymi danymi.
• Kontrola podatkowa: To dogłębne badanie dokumentacji podatnika, które pozwala na szczegółowe sprawdzenie rozliczeń finansowych, a także na weryfikację, czy podatnik przestrzegał przepisów podatkowych. Kontrola obejmuje analizę faktur, umów, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością.
• Wezwania do udzielenia informacji i przedstawienia dokumentów: Organy podatkowe mogą wzywać podatnika do dostarczenia określonych dokumentów lub wyjaśnień w sprawie niejasności. Od podatnika wymaga się pełnej współpracy i dostarczenia wymaganych materiałów.
• Przesłuchania świadków: Kiedy dowody w postaci dokumentów okazują się niewystarczające, organy mogą przesłuchać osoby posiadające wiedzę na temat działalności podatnika lub określonych transakcji. Przesłuchanie może dostarczyć istotnych informacji, które wpływają na wynik postępowania.
• Oględziny miejsc i przedmiotów: Przeprowadzane są bezpośrednio w miejscu działalności podatnika lub innym istotnym dla sprawy miejscu. Mają na celu zgromadzenie dowodów wizualnych dotyczących rzeczywistego stanu majątku lub oceny sytuacji podatnika.

Praktyczne przykłady

1. Przesłuchanie świadka – kontrahenta:
   W przypadku, gdy organ podatkowy podejrzewa, że podatnik nie zadeklarował części przychodów, może wezwać do przesłuchania jednego z głównych kontrahentów. Taki świadek może potwierdzić (lub zaprzeczyć) prawdziwości faktur, terminowości płatności oraz wskazać rzeczywistą skalę współpracy.
2. Oględziny majątku:
   W celu zweryfikowania rozbieżności między deklarowanym majątkiem a rzeczywistością, organ podatkowy może przeprowadzić oględziny w siedzibie firmy. Jeśli deklarowany stan majątku jest nieadekwatny do rzeczywistości (np. przedsiębiorca zadeklarował posiadanie towarów o wartości 1 mln zł, podczas gdy magazyn jest niemal pusty), oględziny mogą to ujawnić.
3. Opinia biegłego w sprawach wyceny:
   W przypadku wątpliwości dotyczących wartości transakcji między powiązanymi podmiotami, urząd skarbowy może zlecić biegłemu ocenę rynkowej wartości tych transakcji. Wycena przygotowana przez specjalistę może być kluczowa przy ocenie, czy podatnik nie zaniżył swoich dochodów, stosując nierynkowe ceny.

Prawa i obowiązki podatnika

Podatnik ma prawo do składania wyjaśnień, przedstawiania dowodów na swoją korzyść oraz do czynnego uczestnictwa w postępowaniu podatkowym. Obowiązkiem podatnika jest natomiast udostępnienie wszelkich wymaganych dokumentów, takich jak księgi podatkowe, umowy, faktury czy dokumenty dotyczące transakcji. Współpraca z organami podatkowymi oraz transparentność w dostarczaniu danych mogą pozytywnie wpłynąć na wynik postępowania.

Konsekwencje nieprzedstawienia dowodów lub fałszowania danych

Niedostarczenie wymaganych dokumentów lub przedstawienie fałszywych dowodów może skutkować poważnymi konsekwencjami dla podatnika. Organy podatkowe mogą nałożyć kary, dodatkowe opłaty lub odsetki od zaległości podatkowych. W skrajnych przypadkach, gdy dochodzi do poważnych nieprawidłowości, podatnik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karno-skarbowej, co może skutkować karą grzywny, a nawet ograniczeniem wolności.

Podsumowanie

Dowody gromadzone w postępowaniu podatkowym obejmują szeroki wachlarz dokumentów, informacji oraz zeznań, które pomagają organom podatkowym w wyjaśnieniu stanu faktycznego i dokonaniu prawidłowej oceny rozliczeń podatnika. Organy mają możliwość korzystania z różnorodnych metod, takich jak kontrola ksiąg, wezwania, przesłuchania, oględziny i opinie biegłych. Podatnicy powinni mieć świadomość zarówno swoich praw, jak i obowiązków, aby skutecznie bronić swoich interesów i zapewnić zgodność z przepisami.