Anna Kruk
Rejestr VAT to ewidencja sprzedaży i zakupu dla celów rozliczenia podatku od towarów i usług. Sprawdź, jakie podmioty muszą go prowadzić, jakie dane powinien zawierać oraz jakich udokumentowanych fakturami transakcji nie należy ujmować w rejestrach VAT.
Czym jest rejestr VAT – definicja
Rejestr VAT jest wyodrębnioną ewidencją sprzedaży i zakupów, prowadzoną przez podatnika na użytek jego prawidłowego dokumentowania i dokonywania rozliczeń. Obowiązek prowadzenia takich rejestrów spoczywa na każdym czynnym podatniku VAT. Nie muszą go prowadzić podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT ze względu na obrót nieprzekraczający ustalonego limitu oraz przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z podatku od towarów i usług.
Na podstawie prowadzonych rejestrów VAT przedsiębiorca oblicza i odprowadza do urzędu skarbowego należny podatek od towarów i usług.
W jakiej formie prowadzić ewidencję VAT?
Zmiany wywołane wprowadzeniem obowiązkowej wysyłki plików JPK_V7 wymusiły konieczność prowadzenia rejestrów VAT w formie elektronicznej. Co ważne, nie jest to jedynie kwestia techniczna. Przepisy wskazują, że ewidencja VAT musi być prowadzona w formie elektronicznej przy użyciu specjalistycznych programów komputerowych.
Co powinna zawierać ewidencja VAT?
Przepisy dokładnie określają obowiązkowy zakres danych w rejestrach VAT.
Rejestr VAT powinien zawierać:
- Dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
- wysokość kwoty podatku należnego,
- korekty podatku należnego,
- kwoty podatku naliczonego, który obniża kwotę podatku należnego,
- korekty podatku naliczonego,
- kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego,
- kwoty podatku, które urząd skarbowy jest zobowiązany zwrócić,
- pozostałe dane służące identyfikacji transakcji (m.in. numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku).
Jeśli przedsiębiorca świadczy usługi poza terytorium Polski, rejestr VAT powinien dodatkowo zawierać informacje o pełnej nazwie usługi i jej wartości bez podatku.
Jakich transakcji nie trzeba ujmować w rejestrze VAT?
W przypadku rejestru sprzedaży VAT sprawa jest prosta: należy w nim ujmować każdą transakcję dokonaną przez podatnika – czy to na rzecz innego przedsiębiorcy, czy to osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Przy rejestrze zakupu VAT wygląda to nieco inaczej. W ewidencji tej nie trzeba ujmować zakupów związanych wyłącznie z czynnościami zwolnionymi, z czynnościami nieopodatkowanymi, a także z czynnościami, od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Takie wydatki pozostają bez wpływu na prawidłowość rozliczenia podatku VAT, nie ma więc konieczności ujmowania ich w rejestrach. Aby zachować porządek w dokumentacji, transakcje takie można ujmować w osobnych rubrykach.
Rejestr VAT w pliku JPK_V7
Dane z rejestrów VAT pozwalają podatnikowi przygotować obowiązkowy plik JPK_V7. Należy je wykazać w części ewidencyjnej pliku. Trzeba przy tym pamiętać, by był zawsze zgodny w bieżącą strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów.
Ewidencja sprzedaży w JPK_V7 powinna zawierać dane takie jak:
- data sprzedaży,
- data wystawienia,
- numer dokumentu,
- nazwa i adres nabywcy,
- kwota netto,
- kwota podatku należnego.
Natomiast w rejestrze zakupów w strukturze JPK_V7 muszą się znaleźć:
- nazwa i adres wystawcy,
- numer faktury,
- kwota netto,
- kwota podatku naliczonego.
Dodatkowo można w nim zawrzeć np. informacje o kwocie korekty podatku naliczonego lub dacie wpływu faktury.
Rejestr VAT w programie Faktura VAT 2024
Prowadzenie ewidencji zakupu i sprzedaży VAT jest znacznie łatwiejsze, jeśli korzystasz z funkcjonalnego oprogramowania finansowo-księgowego. Program Faktura VAT 2024 znacznie ułatwia tę procedurę. Aby otworzyć rejestry VAT, z górnego paska menu wybierz „Księgowość”. Następnie kliknij ikonę „Ewidencja VAT” i wybierz odpowiednio „sprzedaży” lub „zakupu”. Pojawi się czytelny edytor, w którym w prosty i wygodny sposób uzupełnisz wszystkie dane do rejestrów.
