big-K24-min

Rejestr VAT – czym jest? Jak powinien wyglądać?

STRONA GŁÓWNA >> Blog >> Podatki >> Rejestr VAT – czym jest? Jak powinien wyglądać?

Rejestr VAT to ewidencja sprzedaży i zakupu dla celów rozliczenia podatku od towarów i usług. Sprawdź, jakie podmioty muszą go prowadzić, jakie dane powinien zawierać oraz jakich udokumentowanych fakturami transakcji nie należy ujmować w rejestrach VAT.

Czym jest rejestr VAT – definicja

Rejestr VAT jest wyodrębnioną ewidencją sprzedaży i zakupów, prowadzoną przez podatnika na użytek jego prawidłowego dokumentowania i dokonywania rozliczeń. Obowiązek prowadzenia takich rejestrów spoczywa na każdym czynnym podatniku VAT. Nie muszą go prowadzić podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT ze względu na obrót nieprzekraczający ustalonego limitu oraz przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z podatku od towarów i usług.

Na podstawie prowadzonych rejestrów VAT przedsiębiorca oblicza i odprowadza do urzędu skarbowego należny podatek od towarów i usług.

W jakiej formie prowadzić ewidencję VAT?

Zmiany wywołane wprowadzeniem obowiązkowej wysyłki plików JPK_V7 wymusiły konieczność prowadzenia rejestrów VAT w formie elektronicznej. Co ważne, nie jest to jedynie kwestia techniczna. Przepisy wskazują, że ewidencja VAT musi być prowadzona w formie elektronicznej przy użyciu specjalistycznych programów komputerowych.

Co powinna zawierać ewidencja VAT?

Przepisy dokładnie określają obowiązkowy zakres danych w rejestrach VAT.

Rejestr VAT powinien zawierać:

  • Dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
  • wysokość kwoty podatku należnego,
  • korekty podatku należnego,
  • kwoty podatku naliczonego, który obniża kwotę podatku należnego,
  • korekty podatku naliczonego,
  • kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego,
  • kwoty podatku, które urząd skarbowy jest zobowiązany zwrócić,
  • pozostałe dane służące identyfikacji transakcji (m.in. numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku).

Jeśli przedsiębiorca świadczy usługi poza terytorium Polski, rejestr VAT powinien dodatkowo zawierać informacje o pełnej nazwie usługi i jej wartości bez podatku.

Jakich transakcji nie trzeba ujmować w rejestrze VAT?

W przypadku rejestru sprzedaży VAT sprawa jest prosta: należy w nim ujmować każdą transakcję dokonaną przez podatnika – czy to na rzecz innego przedsiębiorcy, czy to osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Przy rejestrze zakupu VAT wygląda to nieco inaczej. W ewidencji tej nie trzeba ujmować zakupów związanych wyłącznie z czynnościami zwolnionymi, z czynnościami nieopodatkowanymi, a także z czynnościami, od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Takie wydatki pozostają bez wpływu na prawidłowość rozliczenia podatku VAT, nie ma więc konieczności ujmowania ich w rejestrach. Aby zachować porządek w dokumentacji, transakcje takie można ujmować w osobnych rubrykach.

Rejestr VAT w pliku JPK_V7

Dane z rejestrów VAT pozwalają podatnikowi przygotować obowiązkowy plik JPK_V7. Należy je wykazać w części ewidencyjnej pliku. Trzeba przy tym pamiętać, by był zawsze zgodny w bieżącą strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów.

Ewidencja sprzedaży w JPK_V7 powinna zawierać dane takie jak:

  • data sprzedaży,
  • data wystawienia,
  • numer dokumentu,
  • nazwa i adres nabywcy,
  • kwota netto,
  • kwota podatku należnego.

Natomiast w rejestrze zakupów w strukturze JPK_V7 muszą się znaleźć:

  • nazwa i adres wystawcy,
  • numer faktury,
  • kwota netto,
  • kwota podatku naliczonego.

Dodatkowo można w nim zawrzeć np. informacje o kwocie korekty podatku naliczonego lub dacie wpływu faktury.

Rejestr VAT w programie Faktura VAT 2024

Prowadzenie ewidencji zakupu i sprzedaży VAT jest znacznie łatwiejsze, jeśli korzystasz z funkcjonalnego oprogramowania finansowo-księgowego. Program Faktura VAT 2024 znacznie ułatwia tę procedurę. Aby otworzyć rejestry VAT, z górnego paska menu wybierz „Księgowość”. Następnie kliknij ikonę „Ewidencja VAT” i wybierz odpowiednio „sprzedaży” lub „zakupu”. Pojawi się czytelny edytor, w którym w prosty i wygodny sposób uzupełnisz wszystkie dane do rejestrów.

Udostępnij ten artykuł:
Anna Kruk
Anna Kruk
Artykuły: 37

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *