Faktura VAT na osobę prywatną – kiedy i jak ją wystawić?

Faktura VAT na osobę prywatną to dokument wystawiany na żądanie nabywcy. Sprawdź, jak wygląda procedura wystawiania takiej faktury i czy zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku zarejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Dowiedz się też, czy faktura VAT na osobę prywatną powinna zawierać jej numer NIP lub PESEL.

Rejestrowanie sprzedaży na rzecz osób prywatnych

Osobami prywatnymi nazywamy osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, czyli konsumentów. Zasadniczo sprzedaż na rzecz tych osób, a także rolników ryczałtowych, powinna być rejestrowana na kasie fiskalnej. Przedsiębiorca zwolniony z obowiązku stosowania kasy prowadzi dzienną ewidencję takiej sprzedaży. W przypadku dostawy towarów w systemie wysyłkowym rolę ewidencji pełni wyciąg bankowy.

Na kasie fiskalnej należy zarejestrować każdą sprzedaż na rzecz osoby prywatnej. W ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towarów, świadczenie usług lub zapłacono całość lub część należności, nabywca ma prawo żądać wystawienia faktury do paragonu.

Jeśli żądanie wystąpi w tym terminie, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę do transakcji udokumentowanej paragonem. Jeśli nabywca zgłosi tę potrzebę później, przychylenie się do tego żądania stanowi dobrą wolę przedsiębiorcy.

NIP nabywcy na paragonie i fakturze

Od kilku lat obowiązują przepisy, zgodnie z którym fakturę do paragonu można wystawić tylko wtedy, gdy paragon ten zawiera numer NIP nabywcy. Jeśli kupujący nie poda go przy zakupie, wystawienie faktury będzie niemożliwe. Przepis ten nie obowiązuje jednak osób prywatnych. Faktura VAT na osobę prywatną może zostać wystawiona, nawet jeśli paragon nie zawiera NIP-u nabywcy.

A co z numerem NIP nabywcy na fakturze? W końcu jest to jeden z ważnych elementów faktury VAT. Czy osoba prywatna musi w takiej sytuacji podać swój NIP, a jeśli go nie ma – czy podaje PESEL? Te ważne pytania zadają sobie sprzedawcy, których klientami są osoby prywatne.

Faktura VAT na osobę prywatną nie musi zawierać numeru NIP nabywcy. Przepisy ustawy o VAT tego nie wymagają. W istocie bowiem konsument nawet nie musi tego numeru posiadać. Nie podaje wtedy też numeru PESEL. Taka faktura pozostaje bez numeru identyfikacyjnego nabywcy.

Faktura VAT na osobę prywatną – czy zwalnia z wydrukowania paragonu?

Wystawienie faktury VAT na osobę prywatną nie uprawnia do zwolnienia z zarejestrowania takiej sprzedaży na kasie fiskalnej. Paragon trzeba wystawić nawet wtedy, gdy nabywca prosi o fakturę na samym początku transakcji. Prawidłową procedurą postępowania jest zarejestrowanie sprzedaży na kasie, a następnie wystawienie faktury VAT.

Aby uniknąć podwójnej płatności podatku z takiej sprzedaży, paragon fiskalny, który powinien trafić do nabywcy, dobrze jest podpiąć pod egzemplarz faktury, który pozostaje u sprzedawcy. Jeśli oba dokumenty są w formie elektronicznej, należy je tak oznaczyć, by podczas rozliczania podatku nie policzyć danej sprzedaży podwójnie.

W jakim terminie wystawić fakturę VAT dla osoby prywatnej?

Zgodnie z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT, faktura VAT na osobę prywatną powinna zostać wystawiona:

• nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę – o ile żądanie wystawienia faktury nabywca zgłosił do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę,
• nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeśli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie ww. miesiąca.

Faktura VAT na osobę prywatną w programie Faktura VAT 2024

Funkcjonalny program do zarządzania sprzedażą Faktura VAT 2024 umożliwia proste i szybkie wystawianie faktur – także tych na rzecz osób prywatnych. Z paska górnego menu wybierz „Faktury” -> „Nowy” -> „Sprzedaży”. Następnie wybierz pierwszą ikonę od lewej strony „Faktura”.

Pojawi się intuicyjny edytor do wystawienia faktury. W drugiej zakładce „Dane o firmach” w miejscu nabywcy po prostu nie podawaj jego numeru NIP. Faktura VAT na osobę prywatną zostanie wygenerowana z pustym miejscem w tym polu.