Katarzyna Tadla
Przedsiębiorcy często napotykają usługi niematerialne, które są trudne do udokumentowania i księgowania. W artykule omówimy, czym są te usługi, jakie dane powinna zawierać faktura oraz jak prawidłowo dokumentować ich wykonanie. Przedstawimy również kwestie podatku u źródła (WHT) w transakcjach międzynarodowych oraz wskazówki z orzeczeń sądów administracyjnych, aby uniknąć problemów podatkowych i zapewnić prawo do odliczenia VAT.
Wydatki na Usługi Niematerialne – Prawidłowe Księgowanie
Określenie prawidłowego sposobu dokumentowania usług niematerialnych budzi wątpliwości zarówno u sprzedawców, jak i nabywców. Podatnicy często zastanawiają się, czy posiadana dokumentacja jest wystarczająca, aby faktura nie została uznana za pustą i czy możliwe będzie odliczenie VAT naliczonego na jej podstawie. Wskazówek w tym zakresie na próżno szukać w ustawie o podatku od towarów i usług, jednak z pomocą przychodzą orzeczenia sądów administracyjnych i interpretacje indywidualne.
Czym są usługi niematerialne?
Usługi niematerialne to świadczenia, których efekt końcowy nie jest bezpośrednio zauważalny ani mierzalny. Obejmują m.in. doradztwo, usługi prawne, księgowe, IT, reklamowe i marketingowe, oraz badania rynku i opinii publicznej.
Faktura za usługi niematerialne – dane, które powinna zawierać
Faktura za usługi niematerialne musi zawierać elementy wymagane dla standardowych faktur VAT, takie jak:
- data wystawienia,
- numer faktury,
- dane stron transakcji,
- rodzaj i zakres usług,
- cena netto,
- stawka podatku VAT,
- cena brutto.
Jak udokumentować wykonanie usługi niematerialnej?
Samo wystawienie faktury i spisanie umowy nie wystarcza. Organy podatkowe mogą wymagać dodatkowych dowodów, takich jak:
- notatki ze szkolenia,
- materiały szkoleniowe,
- notatki ze spotkań,
- korespondencja e-mail,
- dokumentacja fotograficzna,
- materiały promocyjne z konferencji,
- ewidencja czasu pracy.
Usługi niematerialne a podatek VAT
Podatnik VAT musi rozliczyć podatek VAT od każdej dokonanej czynności. Aby odliczyć podatek naliczony od należnego, przedsiębiorca musi mieć dokumenty potwierdzające wykonanie transakcji, w tym usług niematerialnych.
Kontrola podatkowa a brak potwierdzenia wykonania usługi
Podczas kontroli skarbowej brak odpowiednich dowodów na wykonanie usługi niematerialnej może skutkować zakwestionowaniem wydatków na taką usługę, co prowadzi do zwiększenia zobowiązań podatkowych oraz nałożenia sankcji karno-skarbowych.
Usługi niematerialne w transakcjach międzynarodowych – podatek u źródła (WHT)
Podatek u źródła (WHT) to zryczałtowany podatek dochodowy dotyczący osób fizycznych i prawnych, który obowiązuje płatników mających miejsce zamieszkania, siedzibę lub zakład pracy w kraju, w którym generowany jest dochód. Jest on stosowany do transakcji między polskimi przedsiębiorcami a ich zagranicznymi kontrahentami. Podatek ten naliczany jest od wybranych przychodów, w tym usług niematerialnych świadczonych w Polsce przez zagranicznych podmiotów.
Obowiązek obliczenia i poboru podatku leży po stronie polskiego przedsiębiorcy będącego płatnikiem tych usług. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT, stawka WHT dla usług niematerialnych wynosi 20%. Może ona jednak zostać obniżona lub zniesiona na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, jeśli przedsiębiorca dostarczy certyfikat rezydencji podatnika, który jest dokumentem potwierdzającym miejsce zamieszkania dla celów podatkowych. Certyfikat ten wydaje odpowiedni organ administracji podatkowej w kraju zamieszkania podatnika.
