Katarzyna Tadla
Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) — Co To Jest i Jak Ją Prowadzić?
Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to popularna forma prowadzenia uproszczonej księgowości, często stosowana przez małe i średnie firmy w Polsce. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą łatwo ewidencjonować swoje przychody i wydatki, co pozwala na prawidłowe rozliczenie podatkowe. W niniejszym artykule dowiesz się, na czym polega KPiR, kto jest zobowiązany do jej prowadzenia, jakie operacje powinny być w niej księgowane oraz jak prawidłowo zarządzać tym dokumentem.
Czym Jest KPiR?
KPiR to uproszczona księga rachunkowa, której zadaniem jest rejestrowanie wszystkich operacji finansowych związanych z działalnością gospodarczą. W księdze tej ujmowane są przychody firmy, zakupy towarów oraz wszelkie wydatki związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. KPiR służy głównie do celów podatkowych i pozwala na wyliczenie podstawy opodatkowania, a tym samym ustalenie wysokości podatku dochodowego.
Księga ta nie tylko pomaga przedsiębiorcom w rozliczeniach z urzędem skarbowym. Prawidłowo prowadzona może dostarczać cennych informacji na temat kondycji finansowej firmy. Na podstawie zapisów w KPiR można analizować efektywność działalności, a także monitorować jej rozwój na przestrzeni roku.
Kto Jest Zobowiązany do Prowadzenia KPiR?
Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, których właścicielami są osoby fizyczne. Warunkiem jest to, że przychody z działalności nie przekroczyły limitu 2 000 000 euro (przeliczonego na złote według kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego). W 2024 roku ten limit wynosi 9 218 200 zł. Po przekroczeniu tego progu przedsiębiorca ma obowiązek przejścia na pełną księgowość.
Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy także m.in. osób prowadzących agencje, osoby duchowne, które zrezygnowały z ryczałtu, oraz osoby zajmujące się produkcją rolną, jeśli zgłoszą one taką działalność.
Kiedy Należy Przejść na Pełną Księgowość?
Jeśli przychody netto firmy przekroczą wspomniany limit 2 000 000 euro, przedsiębiorca jest zobowiązany do przejścia na pełną księgowość. Ważne jest, że powrót do KPiR będzie możliwy dopiero w następnym roku podatkowym, pod warunkiem że przychody nie przekroczą tego limitu w roku poprzednim.
Księga Przychodów i Rozchodów – Co Należy Ewidencjonować?
W KPiR powinny być ewidencjonowane wszystkie operacje gospodarcze, w tym:
- Przychody z działalności — sprzedaż towarów i usług.
- Zakup towarów i materiałów — według cen zakupu, a także koszty dodatkowe, jak transport i ubezpieczenie.
- Koszty działalności — wynagrodzenia pracowników, opłaty za media, wydatki na działalność badawczo-rozwojową oraz inne koszty operacyjne.
Nie wszystkie operacje podlegają wpisom w KPiR. Do wyjątków należą m.in. dotacje na rozpoczęcie działalności, obroty związane z opakowaniami zwrotnymi czy zaliczki.
Jak Prowadzić KPiR?
KPiR można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Wersja elektroniczna musi spełniać określone wymagania, m.in. umożliwiać bezzwłoczny dostęp do danych i ich chronologiczne wydrukowanie, a także zapewnić odpowiednie zabezpieczenie danych przed zniszczeniem lub modyfikacją.
Przedsiębiorca zobowiązany do prowadzenia KPiR musi pamiętać o systematyczności. Wpisów powinno dokonywać się codziennie. Jeśli prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, wpisy mogą być dokonywane do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Podsumowanie
Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów jest nie tylko obowiązkiem podatkowym. Jest także cennym narzędziem, które pomaga w monitorowaniu kondycji finansowej firmy. Choć dla wielu przedsiębiorców wydaje się to zadanie skomplikowane, z czasem staje się rutynową czynnością. W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy profesjonalnych biur rachunkowych lub dedykowanych programów do księgowości.
