Rodzaje faktur w działalności gospodarczej – omówienie

Rodzaje faktur występujących w obrocie gospodarczym

Przedsiębiorcy, prowadzący działalność gospodarczą, mogą wystawiać i otrzymywać różne rodzaje faktur oraz innych dokumentów księgowych. Najbardziej rozpowszechnionym dokumentem księgowym jest faktura VAT, która dokumentuje sprzedaż towarów i usług. Oprócz niej w obrocie gospodarczym funkcjonują inne faktury.

Każdy rodzaj faktury odnosi się do różnych typów transakcji. Faktury służą do dokumentowania sprzedaży towarów i usług, korygowania błędów na fakturze pierwotnej oraz potwierdzania otrzymania zaliczek.

Najczęściej spotykane rodzaje faktur:

• Podstawowa faktura VAT
• Faktura zaliczkowa i końcowa
• Faktura korygująca
• Faktura VAT marża
• Faktura VAT RR
• Faktura proforma
• Faktura uproszczona
• Refakturowanie i samofakturowanie

Faktury papierowe a KSeF – czy przestaną istnieć?

Podstawowa faktura VAT

Najczęściej spotykanym rodzajem faktury jest podstawowa faktura VAT, dokumentująca sprzedaż towarów i usług między podatnikami VAT. Faktura VAT umożliwia prawidłowe rozliczenie podatku. Zwykły konsument nie musi otrzymywać faktury VAT, chyba że wyrazi taką chęć. W takim przypadku faktura będzie jedynie potwierdzeniem transakcji. Faktura VAT może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy papierowej wystawiający musi pamiętać, że będą potrzebne dwa egzemplarze: jeden dla wystawcy, drugi dla nabywcy.

Co powinna zawierać każda faktura VAT?

• Data wystawienia
• Numer faktury
• Dane nabywcy i wystawcy (adresy i NIP)
• Nazwa towaru/usługi
• Ilość sprzedana
• Jednostka miary
• Cena netto
• Stawka podatku VAT
• Wartość netto i brutto
• Kwota należności ogółem

Faktura korygująca

Faktura korygująca powinna być wystawiona w kilku przypadkach. Z korektą faktury spotkamy się gdy pojawi się na niej błąd (np. błędna ilość, niewłaściwy NIP itp.), zmieni się ceną lub stawka podatku. Korektę należy wykonać również wtedy, kiedy nastąpi zwrot towaru lub rabat. Ten rodzaj faktury może wystawić wyłącznie sprzedawca. Nabywca może poprosić sprzedawcę o korektę, kiedy zauważy błąd.

Kluczowe informacje na fakturze korygującej:

• Nazwa dokumentu: „Faktura korygująca” lub „Korekta”
• Data wystawienia
• Numer faktury
• Dane z faktury pierwotnej (numer, data wystawienia, nazwa towaru/usługi)
• Przyczyna korekty
• Prawidłowa treść

Faktura zaliczkowa i końcowa

Zaliczkowa faktura dokumentuje otrzymanie zaliczki, zadatku lub przedpłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów lub wykonania usługi. Faktura końcowa jest wystawiana po zakończeniu dostawy towaru lub wykonania usługi.

Faktura uproszczona

Fakturę uproszczoną stanowi paragon fiskalny do kwoty 450 zł (100 euro) zawierający NIP nabywcy. Traktowana jest jak zwykła faktura VAT, choć zawiera mniej elementów. Nie trzeba wystawiać do niej dodatkowej faktury z pełnymi danymi. Z tym rodzajem faktury często spotykamy się w stacjonarnych sklepach detalicznych.

Refakturowanie

Refakturowanie to proces odsprzedaży usług nabytych przez przedsiębiorcę, gdzie faktycznym odbiorcą tych usług jest inny przedsiębiorca. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który pierwotnie nabył usługę, wystawia fakturę sprzedaży na te same usługi na rzecz finalnego odbiorcy. Faktura ta jest nazywana refakturą i przypomina zwykłą fakturę VAT, z tą różnicą, że dotyczy odsprzedanych usług.

Samofakturowanie

Samofakturowanie to proces, w którym nabywca towarów lub usług sam wystawia fakturę w imieniu i na rzecz dostawcy. Jest to specyficzna forma wystawiania faktur, która wymaga uprzedniego porozumienia między stronami oraz spełnienia określonych warunków formalnych.

Warunki samofakturowania

• Porozumienie między stronami: Samofakturowanie jest możliwe tylko wtedy, gdy istnieje umowa między nabywcą a dostawcą, która określa zasady wystawiania faktur.
• Zatwierdzenie faktur przez dostawcę: Dostawca musi zatwierdzić faktury wystawione przez nabywcę. Zatwierdzenie może być formalne (np. poprzez akceptację każdej faktury) lub dorozumiane (brak sprzeciwu w określonym czasie).
• Podatnicy VAT: Obie strony muszą być zarejestrowane jako podatnicy VAT.

Faktura VAT marża

Stosowana przy świadczeniu usług turystycznych oraz dostawie towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków. Podstawą opodatkowania jest marża pomniejszona o VAT.

Faktura VAT RR

Dotyczy transakcji z rolnikami ryczałtowymi, którzy nie wystawiają faktur, lecz otrzymują je od kupujących.

Faktura proforma

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Służy do informowania o szczegółach transakcji przed jej realizacją.

Faktury elektroniczne

Coraz powszechniej stosowane, szczególnie przy zamówieniach publicznych, dzięki Platformie Elektronicznego Fakturowania (PEF). E-faktury są przetwarzane automatycznie w systemach księgowych.

Rodzaje faktur są ważne dla przedsiębiorcy, ponieważ determinują sposób rozliczania podatku VAT i wpływa na poprawność księgowości. Każdy typ faktury odpowiada różnym sytuacjom biznesowym, co pozwala na precyzyjne dokumentowanie i korygowanie transakcji. Właściwy wybór faktury może również wpłynąć na płynność finansową firmy, np. poprzez możliwość wcześniejszego odzyskania VAT z faktur zaliczkowych. Ponadto, zgodność z przepisami podatkowymi i księgowymi minimalizuje ryzyko sankcji i problemów podczas kontroli podatkowych.