Marysia Janik
Obowiązek generowania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur zbliża się wielkimi krokami. W tym kontekście pojawia się wiele wątpliwości i pytań. Dotyczą one m.in. kwestii związanych z fakturami konsumenckimi.
Faktura konsumencka – co należy wiedzieć?
Faktura konsumencka jest dokumentem zastępującym paragon fiskalny dla klienta. Sprzedawca ma obowiązek ją wystawić na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej w terminie:
- nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zrealizowano dostawę towaru lub wykonano usługę – o ile żądanie wystawienia faktury zgłoszono do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę,
- nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – warunek jest przy tym taki, że żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.
Jeśli natomiast żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość albo część zapłaty, to wystawienie faktury przez przedsiębiorcę nie jest to obligatoryjne. Niemniej może on to uczynić z dobrej woli.
Dokument powinien zawierać imię i nazwisko odbiorcy, a także jego adres e-mail i adres. Trzeba pamiętać o tym, że osoba fizyczna nie musi posiadać numeru NIP, w związku z czym nie umieszcza się go na fakturach konsumenckich. Nie jest również obowiązkowe podawanie numeru PESEL klienta, ponieważ przepisy o podatku VAT tego nie wymagają.
Faktury konsumenckie a KSeF
Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkiem uwzględniania ich w KSeF. Tak wynika z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, w którym ustawodawca wskazuje, iż podatnicy nie muszą wystawiać omawianych faktur w KSeF. Takie podejście do tego tematu można zinterpretować jako sugestię, że podatnicy mogą wystawiać w KSeF faktury konsumenckie na zasadzie dobrowolności. Niemniej w ust. 4 tego artykułu znajduje się zapis, że tylko podmioty zagraniczne mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, co w praktyce wykluczałoby dobrowolne generowanie faktur konsumenckich w systemie. Ponieważ powoduje to sporo zamieszania i niejasności, pojawiła się propozycja nowelizacji art. 106ga ust. 4. Dzięki temu przedsiębiorcy mogliby wystawiać takie faktury przy użyciu KSeF – bez zgody nabywcy. Zmianie nie uległoby to, że samo wystawienie faktury konsumenckiej będzie wymagało uprzedniego zgłoszenia żądania wystawienia takiego dokumentu przez odbiorcę. Po wystawieniu w KSeF faktury konsumenckiej podatnik będzie musiał zapewnić konsumentowi dostęp do tego dokumentu w systemie – odbywałoby się to poprzez tzw. dostęp anonimowy do e-faktury w KSeF. Warto podkreślić w tym miejscu, że nie byłoby to obligatoryjne, w związku z czym co do zasady faktury konsumenckie nie będą ani mieć formatu ustrukturyzowanego, ani podlegać obowiązkowi rejestrowania ich w KSeF. Jeżeli nabywca nie zgłosi żądania wystawienia dokumentu w KSeF, będzie miał on formę papierową lub elektroniczną.
Faktury konsumenckie – dlaczego KSeF w ich przypadku nie jest obowiązkowy?
Początkowo zamysł ustawodawcy był taki, aby faktury konsumenckie były wystawiane i przesyłane za pośrednictwem KSeF. Ostatecznie wycofano się z tego pomysłu. Jak tłumaczą eksperci podatkowi, jednym z kluczowych powodów takiej decyzji mogły być kwestie odnoszące się do RODO i ochrony danych osobowych. Jak wiadomo, wymagają one dodatkowych zabezpieczeń. Kolejna istotna sprawa, jaką trzeba mieć na uwadze, dotyczy VAT. Otóż z racji na to, ze faktury konsumenckie nie będą rejestrowane w KSeF, to odliczenie na ich podstawie podatku VAT nie będzie możliwe. Podatnik nie powinien też zapominać o ogólnej odpowiedzialności za nieprawidłowe rozliczenie z kodeksu karnego skarbowego.
Z punktu widzenia przedsiębiorców ogromnym wyzwaniem stanie się ustalenie, która transakcja dotyczy konsumenta, a która podatnika VAT. Zdecydowanie największych trudności w tym obszarze doświadczą sklepy internetowe przeprowadzające bardzo dużo transakcji. Zidentyfikowanie nabywcy pod kątem tego, czy jest on przedsiębiorcą, czy zwykłym konsumentem, wymaga odpowiedniego przygotowania systemów księgowych stosowanych w poszczególnych firmach. Sprawę dodatkowo komplikuje to, że przedsiębiorca może być jednocześnie konsumentem – na razie nie ma żadnych rozwiązań systemowych pozwalających precyzyjnie określić status nabywcy, co w rzeczywistości będzie się sprowadzać do jego oświadczenia. Tymczasem przepisy przewidują kary za niewywiązanie się z obowiązku przesłania faktury do KSeF – mowa tutaj oczywiście o tych fakturach, które będzie trzeba obligatoryjnie rejestrować w systemie. Nie bez powodu przedsiębiorcy domagają się od Ministerstwa Finansów wytycznych pozwalających zweryfikować nabywcę. Pojawiają się w tym zakresie rozmaite pomysły takie jak np. prośba o podanie NIP. Obawa jest jednakże taka, że rodziłoby to wiele uproszczeń prowadzących do niekoniecznie prawdziwego uznania, że dana sprzedaż miała charakter konsumencki lub niekonsumencki.
