Jak księguje się wyciąg bankowy?

Wyciąg bankowy jest dokumentem, który potwierdza operacje na rachunku bankowym. Stanowi również jeden z dowodów księgowych. W kontekście prowadzenia działalności gospodarczej pojawiają się ważne kwestie związane z księgowaniem tego typu dokumentów. Co trzeba wiedzieć na ten temat?

Wyciągi bankowe – istotne informacje

Podatnicy prowadzący Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów wskazują koszty bankowe w pozycji „pozostałe wydatki” w 13. kolumnie KPiR. Wyciąg bankowy jest niezbędny do tego, aby móc je zaksięgować. Przy tej okazji warto przypomnieć o tym, że obecnie każdy przedsiębiorca, który księgi podatkowe prowadzi w formie elektronicznej, jest zobligowany do tego, aby udostępniać i przekazywać organom podatkowym struktury JPK (jednolitych plików kontrolnych) – o ile fiskus wystąpi ze stosownym żądaniem. Ponadto do 25. dnia kolejnego miesiąca przedsiębiorcy muszą wysyłać do urzędu skarbowego dokument JPK VAT.

Jednolite pliki kontrolne – co to?

Mianem jednolitego pliku kontrolnego określany jest standard wymiany danych księgowych. JPK funkcjonuje w Polsce na mocy ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa. Początkowo przepisy nie przewidywały obowiązku wysyłania do skarbówki dokumentu JPK VAT, wprowadziła go dopiero ustawa z 13 maja 2016 r. Format omawianego pliku jest rodzimym odpowiednikiem pliku Standard Audit File for Tax (SAF-T) opracowanego przez opracowany przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD). Do jednolitych plików kontrolnych zaliczają się:

• księgi rachunkowe – JPK_KR,
• wyciąg bankowy – JPK WB,
• magazyn – JPK_MAG,
• ewidencja przychodów – JPK EWP,
• faktury VAT – JPK_FA,
• Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – JPK PKPiR.

Wyciągi bankowe a obowiązek księgowania

Wyciągi bankowe mogą mieć zarówno formę tradycyjną, jak i elektroniczną. Obowiązkiem raportowania objęte są w głównej mierze rachunki:

• powiernicze,
• oszczędnościowe,
• terminowe,
• rozliczeniowe – wszystkie bez wyjątku włącznie z prowadzonymi do nich rachunkami VAT.

Księgowanie wyciągu bankowego – jakie są opcje?

Przedsiębiorcy używają na co dzień różnych programów do księgowania. W zależności od tego, co konkretnie stosują, w zakresie księgowania wyciągów bankowych mają do wyboru przeważnie trzy rozwiązania. Pierwszym z nich jest bezpośrednia integracja z bankiem, np. poprzez API (Application Programming Interface) – czyli zestaw reguł, które umożliwiają przesyłanie danych między aplikacjami. Kolejną opcją jest import wyciągu bankowego z pliku. Pozwala on m.in. zautomatyzować pracę. Trzecie rozwiązanie to ręczne księgowanie wyciągu bankowego. Jest to proces niezwykle czasochłonny oraz bardzo wymagający, ponieważ oznacza konieczność manualnego wprowadzania danych i ich sprawdzania etc.

Księgowanie wyciągów bankowych a programy do automatyzacji księgowości

Obecnie przedsiębiorcy chętnie decydują się na programy do automatyzacji księgowości, które znacznie ułatwiają nie tylko księgowanie wyciągów bankowych. Tego typu nowoczesne narzędzia są kompatybilne z wieloma bankami oraz pozostałymi programami używanymi w księgowości. Poza tym gwarantują praktycznie bezbłędne odczytywanie danych z wyciągów bankowych, które da się szybko wprowadzić do programu księgowego. To, że danych nie trzeba wprowadzać manualnie, jest dużym plusem tego typu programów.

Wyciąg bankowy z ostatniego dnia miesiąca – księgowanie

Wyciąg bankowy z ostatniego dnia miesiąca jest dokumentem potwierdzającym wszystkie operacje gospodarcze, jakie w danym okresie miały miejsce na rachunku bankowym. Aby poprawnie go zaksięgować, należy w używanym przez firmę systemie finansowo-księgowym wykonać należy wykonać następujące kroki:

• tam, gdzie podaje się datę operacji, trzeba wpisać datę wpłaty lub wypłaty,
• w miejscu, w którym jest umieszczona data dokumentu, wpisuje się ostatni dzień miesiąca wg wyciągu bankowego.

Uwaga: każda operacja gospodarcza wymaga ujęcia jako odrębnego dekretu. W sytuacji, kiedy system finansowo-księgowy nie jest wyposażony w opcję wprowadzania rozmaitych dat operacji gospodarczych  pod wyciągiem bankowym, to datę wpisuje się w opisie operacji.

Czy opłaty bankowe stanowią koszt uzyskania przychodu?

Definicja kosztów uzyskania przychodów jest zamieszczona w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Art. 22 ust. 1 tej ustawy wskazuje, iż są to wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponieważ wyciągi bankowe są dowodami księgowymi – czyli specjalnymi raportami zawierającymi informacje o finansach firmy, w związku z czym stanowią one podstawę do zaksięgowania kosztów uzyskania przychodów. Wydatkami związanymi z prowadzeniem konta, jakie do tychże kosztów się zaliczają, są praktycznie wszystkie wydatki – zaczynając na wypłacie gotówki i przelewach, a kończąc na różnych prowizjach etc. Jak wszystkie wydatki stanowiące koszt uzyskania przychodu, tak i wydatki mające związek z prowadzeniem konta muszą być stosownie udokumentowane i udostępniane na żądanie organów podatkowych.