Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Od 1 lipca 2024 r. wszyscy płatnicy VAT będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 stycznia 2025 r, obowiązkiem tym objęci zostaną także podatnicy niebędący płatnikami VAT. Wdrażanie systemu wiąże się m.in. z koniecznością uzyskania do niego dostępu.

Jak korzystać z KSeF? Co na początek?

Podatnik planujący uzyskać dostęp do KSeF powinien w pierwszej kolejności dowiedzieć się, od kiedy musi wystawiać faktury za pomocą tej platformy. Obecnie odbywa się to na zasadzie dobrowolności, niemniej już w przyszłym roku stanie się to obowiązkowe dla VAT-owców. Podatnicy zwolnieni z VAT, korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur i wystawiający faktury uproszczone mają na wdrożenie systemu nieco więcej czasu – do końca 2024 r. Przy okazji należy sprawdzić, jakie faktury będzie można wystawiać poza KSeF. Są to m.in. faktury wystawiane na rzecz konsumentów, faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurze OSS lub IOSS czy faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego etc.

Kolejnym krokiem jest wybór sposobu korzystania z platformy. Tu do wyboru są: komercyjne oprogramowanie oraz darmowe programy i aplikacje przygotowane przez Ministerstwo Finansów. Z punktu widzenia podatnika ważne w tym obszarze jest to, czy posiada on już program finansowo-księgowy, czy też zamierza nabyć nowy program lub skorzystać z bezpłatnych rozwiązań udostępnionych przez resort finansów. Ogromne znaczenie w omawianym kontekście mają też takie kwestie jak ilość wystawianych przez firmę faktur i organizacja danego przedsiębiorstwa.

Dostęp do KSeF – uwierzytelnienie się w systemie

Krajowy System e-Faktur został skonstruowany tak, że anonimowe korzystanie z niego nie wchodzi w rachubę. Każde logowanie oznacza konieczność uwierzytelnienia się w systemie, przy czym sposób uwierzytelnienia zależy od tego, w jakiej formie jest prowadzona działalność:

• jednoosobowej działalności gospodarczej,
• spółki,
• pozostałych form działalności.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i posiadający profil zaufany lub podpis kwalifikowany zawierający NIP lub PESEL, mogą uwierzytelnić się poprzez połączenie się z KSeF przy użyciu programu do jego obsługi, z którego korzystają. Jeśli jednak nie posiadają żadnego z wymienionych wcześniej narzędzi, muszą złożyć do US formularz ZAW-FA. Służy on służy do nadawania, zmiany lub odebrania uprawnień w formie papierowej. Za pomocą zawiadomienia ZAW-FA podatnik może nadać dostęp do KSeF zarówno sobie, jak i innym podmiotom, np. pracownikom.

Spółka lub inna forma działalności

Spółki oraz inne podmioty, które posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, uwierzytelniają się w systemie za pośrednictwem programu do obsługi KSeF, jakiego używają. W sytuacji, kiedy nie dysponują elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną, są zobligowani do złożenia w US zawiadomienia ZAW-FA. Przy okazji wypada przypomnieć o tym, iż formularz ten należy składać wyłącznie w formie papierowej. Właściwym urzędem skarbowym jest natomiast ten, w którym podatnik rozlicza VAT.

Dostęp do KSeF a nadawanie uprawnień

Uprawnienia w ramach KSeF do:

• nadawania dalszych uprawnień,
• wystawiania faktur
• przeglądania faktur (dotyczą one jedynie osób fizycznych),
• samofakturowania

mogą być delegowane.

Zgodnie z obowiązującymi od 1 września 2023 r. przepisami podatnicy mają prawo nawać uprawnienia oddziałom i jednostkom wewnętrznym funkcjonującym w obrębie ich firm do:

• wystawionych i otrzymanych faktur przez te odziały lub jednostki albo
• do wszystkich ustrukturyzowanych faktur firmy.

Umożliwia to specjalny, unikatowy identyfikator.

Pojawia się tu kilka ważnych kwestii, o których koniecznie trzeba pamiętać. Podatnik może nadawać uprawnienia również firmom, np. biurowi rachunkowemu, z którego usług korzysta. Nie wszyscy pracownicy czy współpracownicy muszą posiadać jednakowe uprawnienia. Przed ich nadaniem należy się dobrze zastanowić, czy w danym przypadku jest to uzasadnione, a jeżeli tak, to w jakim zakresie uprawnienia powinny zostać nadane. Podatnik musi mieć też na względzie to, czy zamierza ograniczać dostęp wybranym oddziałom i jednostkom wewnętrznym, a także czy będzie przekazywać faktury i paczki do nich do KSeF pod koniec dnia.

Jak łączyć się z KSeF?

Po uwierzytelnieniu się w KSeF oraz ewentualnemu nadaniu uprawnień podatnik lub uprawniony przez niego podmiot może zalogować się do systemu, używając:

• podpisu kwalifikowanego lub
• profilu zaufanego lub
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub
• tokena.

Chcąc logować się do KSeF za pomocą tokena, należy najpierw go wygenerować, co nie jest skomplikowane. Wystarczy wykonać następujące kroki:

• zalogować się do KSeF za pośrednictwem aplikacji Ministerstwa Finansów, która dostępna jest tutaj: https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/,
• z lewego bocznego menu wybrać następującą opcję: Tokeny -> Generuj token.