Kompensata faktury – metoda rozliczenia z kontrahentem

Kompensata faktury – metoda rozliczenia z kontrahentem

W działalności gospodarczej przedsiębiorcy najczęściej rozliczają transakcje za pomocą gotówki lub przelewu. Jednak zobowiązania mogą być również regulowane za pomocą kompensaty, pod warunkiem, że obie strony wyrażą na to zgodę. Czy kompensata faktury jest dla każdego przedsiębiorcy? Jakie są jej rodzaje i jak prawidłowo ją przeprowadzić?

Czym jest kompensata faktury?

Kompensata faktury polega na wzajemnym rozliczeniu zobowiązań dwóch przedsiębiorców, z których jeden jest sprzedawcą, a drugi nabywcą. Obie strony są jednocześnie wierzycielami i dłużnikami wobec siebie. Dzięki kompensacie można uregulować całe zobowiązanie lub jego część, obniżając je do wysokości niższej wierzytelności. Przepisy dotyczące kompensaty faktur znajdują się w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 498 KC, kompensata faktur jest możliwa po spełnieniu następujących warunków:

• kontrahenci muszą być wobec siebie jednocześnie wierzycielami i dłużnikami,
• przedmiotem wierzytelności mogą być pieniądze lub inne rzeczy mające tę samą jakość,
• wierzytelności muszą być wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem,
• kompensata jest dokonywana do wysokości niższej należności.

Wprowadzenie kwoty wolnej w wysokości 60 000 zł odsunięte w czasie

Kompensaty faktur – rodzaje

Kompensata może być ustawowa lub umowna:

• Kompensata ustawowa: Zgodna z Kodeksem Cywilnym, wiąże się z wymagalnymi i wzajemnymi wierzytelnościami. Strony muszą spisać oświadczenia, w których wyrażają chęć rozliczenia wzajemnych zobowiązań za pomocą kompensaty.
• Kompensata umowna: Zgodna z zasadą swobody umów, warunki kompensaty ustalane są między stronami. Jest bardziej elastyczna i często stosowana w praktyce biznesowej.

Przepisy pozwalają również na jednostronne wystąpienie z propozycją kompensaty. Jedna ze stron wysyła dane i propozycję kompensaty drugiej stronie. Ważne jest, aby posiadać pisemne potwierdzenia przyjęcia warunków kompensaty przez kontrahenta.

Kompensata umowna – kiedy jest możliwa?

• Obie wierzytelności są wymagalne, czyli minął termin ich spłaty określony w umowie lub na fakturze,
• Wierzytelności przeterminowane mogą być poddane kompensacie przed upływem terminu przedawnienia,
• Wierzytelności zajęte są, gdy dłużnik stał się wierzycielem wobec swojego wierzyciela przed zajęciem wierzytelności.

Kompensata należności – jak należy ją przeprowadzić?

Aby przeprowadzić kompensatę faktur, należy:

1. Wyliczyć wartość kompensaty, odejmując wartość niższego zobowiązania od wyższego.
2. Przygotować odpowiednie dokumenty, zależnie od rodzaju potrącenia.

Przy kompensacie umownej wymagana jest umowa kompensacyjna. Przy kompensacie ustawowej wymagane jest oświadczenie o kompensacie zawierające:

• Datę i miejsce zawarcia umowy,
• Dane stron,
• Informacje o wartości i charakterze roszczeń,
• Informacje dotyczące wartości kompensaty oraz kwoty pozostałej do spłacenia,
• Informację o sposobie i warunkach uregulowania należności,
• Podpisy obu stron.

Kiedy kompensata nie jest możliwa?

Kompensata ustawowa nie jest możliwa w przypadku:

• Wierzytelności niewymagalnych,
• Należności przeterminowanych (z wyjątkiem opisanych powyżej),
• Należności zajętych (z wyjątkiem opisanych powyżej),
• Należności, których potrącenie jest wyłączone przepisami szczególnymi,
• Należności, które nie podlegają zajęciu,
• Należności związanych z dostarczaniem środków utrzymania,
• Należności wynikających z czynów niedozwolonych.

Kompensata faktury – jak ją stosować?

Transakcje pomiędzy przedsiębiorcami są dokumentowane fakturami. Jeśli faktury są rozliczane za pomocą kompensaty, jeden przedsiębiorca reguluje zobowiązania drugiego do wysokości niższej wierzytelności. Jeśli kwoty wierzytelności są równe, na fakturze powinna znaleźć się informacja o rozliczeniu w formie kompensaty z dopiskiem „zapłacono”. W przypadku różnej wartości wierzytelności, należy umieścić informację o konieczności dopłaty oraz jej wysokość.

Przykład kompensaty

Firma A posiada zobowiązanie wobec firmy B na kwotę 30 000 zł. Firma B jest zadłużona wobec firmy A na kwotę 10 000 zł. Po kompensacie, zobowiązanie firmy A zostaje pomniejszone o 10 000 zł. W rezultacie firma A musi oddać firmie B 20 000 zł, a zobowiązanie firmy B zostaje spłacone w całości.

Kompensata a podatek VAT i prawo do przyspieszonego zwrotu podatku

Skorzystanie z kompensaty należności nie wpływa na opodatkowanie podatkiem VAT ani na prawo do odliczenia podatku. Kompensata nie jest formą zapłaty regulowaną za pomocą rachunku bankowego, co ma wpływ na możliwość otrzymania zwrotu podatku w przyspieszonym terminie. Jeśli suma należności rozliczanych za pomocą kompensaty wynosi 15 000 zł lub mniej, podatnik może liczyć na zwrot VAT w terminie do 25 dni. W przypadku kompensaty przekraczającej 15 000 zł, podatnik nie może spodziewać się szybszego zwrotu podatku.