Paragon to dokument, który firma dostarcza swoim klientom przy każdej sprzedaży produktu lub usługi. Jest to dowód zakupu dla kupującego. Paragon to papierowy lub elektroniczny dokument potwierdzający, że sprzedający otrzymał pieniądze od kupującego. Zazwyczaj zawiera datę i opis przedmiotu, który kupił nabywca. Gdy transakcja odbywa się między dwiema firmami, paragony mogą zawierać też informacje o metodzie płatności i kupującym.
Zazwyczaj na paragonie można znaleźć informacje, takie jak:
- data i godzina zakupu;
- liczba zakupionych przedmiotów i suma cen;
- nazwa i lokalizacja firmy, od której zakupiono przedmioty;
- Naliczony podatek VAT;
- metoda płatności.
Jest zwykle dostarczany w punkcie sprzedaży w formie papierowej lub elektronicznej.
Osoby fizyczne, firmy i inne organizacje mogą wystawiać pokwitowania dla wielu rodzajów płatności. Można wystawić paragon, na przykład na przelew bankowy online lub gotówkę. Jeśli chodzi o organy podatkowe, paragony nakładają na sprzedających obowiązek płacenia podatków od tej sprzedaży.
Paragon online lub paragon zamiast faktury
Aby zmniejszyć koszty wysyłki i przetwarzania, wiele firm nie wysyła rachunków do klientów, chyba że jest to wyraźnie wymagane lub wymagane przez prawo. Niektóre firmy przesyłają paragony online — drogą elektroniczną. Inne, aby skrócić czas i nie zużywać zbyt dużej ilości papieru, mogą zatwierdzić fakturę, rachunek lub wyciąg jako „zapłacone”.
Paragon a faktura – jakie są różnice?
Chociaż faktury i paragony są wysyłane przez ten sam podmiot, czyli sprzedawcę, ich znaczenie jest zupełnie inne. Faktura jest wezwaniem sprzedającego do zapłaty. Sprzedawcy, dostarczając towary swoim klientom, wysyłają również faktury. Faktura, podobnie jak rachunek, jest wezwaniem do zapłaty. Sprzedający wysyła fakturę przed dokonaniem płatności.
Mówiąc prościej; faktura to „proszę, zapłać za moje produkty lub usługi”, a paragon to „zapłaciłeś mi”. Jeśli chcesz, aby klient Ci zapłacił, wysyłasz mu fakturę z informacją, ile musi zapłacić i do kiedy. Po zapłaceniu wręczasz mu pokwitowanie, które określa, ile zapłacił i kiedy tego dokonał.
Przed dokonaniem płatności dostawca wystawia fakturę. Po dokonaniu płatności sprzedawca wystawia paragon.
Paragon fiskalny a paragon niefiskalny — jaka jest różnica?
Paragon fiskalny to wydrukowany przez urządzenie fiskalne, takie jak kasę lub drukarkę fiskalną dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży. Wydruk niefiskalny jest to każdy dokument wydrukowany przez urządzenie fiskalne przed jego fiskalizacją oraz każdy dokument niezawierający transakcji sprzedaży.
Paragon niefiskalny nie ma żadnej podatkowej wartości, jest to dokument wystawiony przed fiskalizacją urządzenia.
Kiedy należy wystawić paragon? Paragon z NIP-em
Wskazane jest, aby firma wystawiła paragon wszystkim klientom przy odbiorze produktu lub usługi. Jest on dostarczany zawsze, gdy klient płaci za towary lub usługi oferowane przez firmę. Zamiast rachunku można wystawić również fakturę, która będzie podpisana przez obie strony z adnotacją, że jest już opłacona. Paragon jest ważną dokumentacją przy prowadzeniu dokumentacji biznesowej i przygotowywaniu zeznań podatkowych, dlatego ważne jest, aby przechowywać ich kopie w bezpiecznym miejscu lub w folderach czy programie komputerowym.
Jakie informacje muszą zostać umieszczone na paragonie?
Jeśli sprzedajesz produkt lub usługę, paragon, który przekazujesz klientowi, powinien zawierać:
- dane Twojej firmy, w tym imię i nazwisko, adres, numer telefonu i/lub adres e-mail;
- data transakcji — dzień, miesiąc i rok;
- lista produktów lub usług z krótkim opisem produktu i sprzedanej ilości;
- kwota transakcji z całkowitą kwotą z podziałem na kwotę netto, VAT (jeśli VAT został doliczony) oraz ewentualne rabaty;
- sposób płatności – tj. gotówka, karta kredytowa, debetowa itp.
Jak możesz wystawić paragon?
Paragon można wystawić na różne sposoby. Może być wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej. Może być napisany odręcznie lub na maszynie. Wiele małych kas ma wbudowane drukarki do drukowania paragonu. Posiadają również oprogramowanie, które pozwala programować stawki podatkowe i kody bezpośrednio do rejestru, dzięki czemu wszystkie obliczenia są wykonywane automatycznie. Dobrą opcją są również paragony cyfrowe – ta metoda dostarczania paragonu staje się coraz bardziej popularna. Po wyprodukowaniu paragon jest wysyłany bezpośrednio do klienta.
Czy musisz zachować kopię wszystkich paragonów?
Zaleca się przechowywanie ewidencji wszystkich paragonów przez taki sam okres, jak przechowywane są inne dokumenty biznesowe (co najmniej 5 lat). Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana jako płatnik VAT, będziesz potrzebować kopii ważnego paragonu VAT, gdy będziesz ubiegać się o zwrot podatku VAT.
Jeśli chcesz stworzyć paragon użyj do tego programu Faktura VAT 2021
Z naszym programem do fakturowania Faktura VAT 2021 możesz wystawić paragon. Pobierz program i wybierz „Nowy dokument” – > „Sprzedaży” -> „Paragon”. Program krok po kroku przeprowadzi Cię przez pola konieczne do wypełnienia. Następnie wystarczy zapisać paragon i wysłać do go klienta.
Sprawdź sprawdzony program do fakturowania.
