Podpisy na fakturze. Czy faktura musi być podpisana?

Podpisy na fakturze były przez lata obowiązkowym elementem dokumentu. Obecnie jednak coraz częściej w obrocie gospodarczym funkcjonują faktury bez podpisów. Ani sprzedawcy ich nie wymagają, ani nabywcy ich nie wykonują. Jak praktyka ta wygląd w świetle aktualnych przepisów? Czy faktura musi być podpisana?

Podpisy na fakturze – obowiązkowe czy nie?

Aktualnie w obiegu można spotkać faktury niepodpisane, podpisane przez tylko jedną ze stron lub podpisane i opieczętowane zarówno przez nabywcę, jak i przez sprzedawcę. Wielu przedsiębiorców wciąż wymaga podpisania dokumentu przez nabywcę i oddania bądź odesłania tak potwierdzonej faktury. Dla innych z kolei nie ma to znaczenia. Pojawiają się też faktury elektroniczne, które podatnik po prostu wysyła do nabywcy – bez prośby o zwrot.

W takich okolicznościach może pojawić się pytanie, czy podpisy na fakturze rzeczywiście są obowiązkowe, czy jednak nie. Dlaczego część firm wymaga zwrotu drugiego egzemplarza podpisanego dokumentu?

Odpowiedź znajdziemy w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. W przepisie tym wymieniono obowiązkowe elementy na fakturze. Nie znajdziemy tam podpisów sprzedawcy i nabywcy. Oczywiście katalog danych, jakie powinna zawierać faktura, jest katalogiem otwartym. Nie ma żadnych przeciwwskazań, by znalazły się w niej także inne dane, czyli m.in. podpisy na fakturze.

Czy faktura musi być podpisana?

Odpowiedź na pytanie, czy faktura musi być podpisana, jest jednoznaczna: nie musi. Przepisy, które weszły w życie 2004 roku, zniosły obowiązek podpisywania faktur przez sprzedawcę i nabywcę. Stało się to w erze, gdy faktury elektroniczne dopiero raczkowały, a większość przedsiębiorców posługiwała się papierowymi dokumentami. Od tego czasu rzeczywistość na tyle się zmieniła, że pozostawienie obowiązku podpisywania faktur wiązałoby się dla firm z licznymi utrudnieniami i uciążliwościami.

Likwidacja obowiązku podpisywania i pieczętowania faktur miała związek z wejściem Polski do Unii Europejskiej i koniecznością dostosowania krajowych przepisów do regulacji obowiązujących we Wspólnocie.

Co mogą dać podpisy na fakturze

Powraca jednak pytanie, skąd u niektórych przedsiębiorców taka niechęć do niepodpisanych faktur. Niekoniecznie może ona wynikać z nieznajomości przepisów. Firmy, które miały w przeszłości do czynienia z nieuczciwymi kontrahentami, mogą ostrożnie podchodzić do kwestii podpisywania faktur.

Dzieje się tak dlatego, że przy ewentualnych postępowaniach sądowych wynikłych z niepłacenia należności przez kontrahenta, podpisy na fakturze sprawiają, że dokument automatycznie staje się dowodem w sprawie. Finałem takiej sprawy najczęściej jest wydanie sądowego nakazu zapłaty.

Natomiast dokument niepodpisany nie jest bezspornym dowodem. Sąd wtedy przeprowadza przesłuchania, zbiera inne dowody itp. Brak podpisu nabywcy na fakturze w ostateczności może sprawić, że sprawa sądowa będzie ciągnęła się dłużej i bardziej obciąży przedsiębiorcę.

Pozostaje też pytanie, czy sprzedawca ma prawo żądać podpisania faktury przez nabywcę. Teoretycznie nabywca nie musi dokumentu podpisywać. Jednak przychylenie się do prośby sprzedawcy zdecydowanie lepiej wpłynie na kontakty pomiędzy stronami. Pokazuje też, że nie mamy nic do ukrycia, jeśli chodzi o wypłacalność i możliwość zapłaty należności.

Koniec z podpisami na fakturach

Wkrótce wejdzie w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Wystawiane, przekazywane, odbierane i przechowywane za jego pomocą faktury ustrukturyzowane nie będą wymagały podpisów stron. Zostaną natomiast automatycznie sprawdzone pod kątem poprawności i uwierzytelnione, dzięki czemu nikt nie będzie miał wątpliwości co do autentyczności dokumentu.