Emil Zelma
W dobie cyfryzacji niemal nieustannie pojawiają się rozwiązania, które mają na celu ułatwić prowadzenie firmy. Z pewnością należą do takich wirtualne kasy fiskalne, które są dostępne w formie oprogramowania.
Czym jest wirtualna kasa fiskalna. Kto może korzystać z takiego rozwiązania?
Na rynku dostępne są cztery typy kas fiskalnych:
- kasy online,
- kasy z zapisem kopii w formie elektronicznej,
- kasy z kopią papierową,
- kasy wirtualne.
Głównym kryterium różnicującym te urządzenia jest sposób, w jaki rejestrowane są dane. Warto wiedzieć, że modele starszego typu, czyli te zapisujące kopie elektronicznie lub na papierze, są stopniowo eliminowane z obiegu.
Czym jest wirtualna kasa fiskalna?
Wirtualna kasa fiskalna w odróżnieniu od stosowanych przez lata kas tradycyjnych jest oprogramowaniem instalowanym np. na:
- komputerze,
- tablecie,
- telefonie.
Pomimo swojej cyfrowej formy takie oprogramowanie umożliwia rejestrowanie sprzedaży w sposób zgodny z przepisami prawa podatkowego.
Ustawodawca wskazał, którzy podatnicy mają prawo do stosowania kas rejestrujących w formie oprogramowania online. Można zaliczyć do nich m.in. przedsiębiorców świadczący usługi przewozu osób samochodem osobowym (np. taksówkarzy). Do grupy tej można zaliczyć również podmioty oferujące usługi:
- wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
- przeprowadzkowe na rzecz gospodarstw domowych.
To jeszcze nie wszystko, ponieważ takie prawo mają również m.in. podatnicy świadczący sługi gastronomiczne (restauracje, catering).
Pełen zakres branż oraz czynności, w zakresie których można korzystać z kas wirtualnych, został precyzyjnie określony w przepisach. Zapisy te znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 29 maja 2020.
W praktyce jest to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy prowadzą mobilną działalność lub mają niewielkie punkty sprzedaży. Wirtualna kasa fiskalna jest rozwiązaniem wygodnym, ponieważ nie wymaga inwestycji w specjalistyczny sprzęt ani stałego serwisu urządzenia.
| Ważne W przypadku kas wirtualnych konieczne jest korzystanie z urządzenia, które umożliwia podłączenie drukarki. Dzięki temu możliwe jest wystawienie paragonu zawierającego indywidualny identyfikator sprzedawcy. |
Wymagania dotyczące wirtualnych kas online
Wysokość obrotów zarejestrowanych na wirtualnych kasach fiskalnych wpływa na wysokość podatków, jakie przedsiębiorcy odprowadzają do fiskusa. Takie urządzenie musi zatem spełniać określone wymagania techniczne oraz prawne.
Jednym z nich jest wymóg uzyskania potwierdzenia wydawanego przez Prezesa Głównego Urzędu Miar. Ponadto, przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie ewidencji sprzedaży przy pomocy takiej wirtualnej kasy musi przeprowadzić fiskalizację kasy. Fiskalizacja musi umożliwiać transmisję danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).
Wirtualna kasa online to oprogramowania, które jest zawsze podłączone do internetu. Dane są automatycznie przesyłane centralnego systemu Krajowej Administracji Skarbowej. Jest to spora korzyść z punktu widzenia organów kontrolnych, które zyskują dzięki temu natychmiastowy dostęp do informacji o transakcjach. Mocno ogranicza się w ten sposób ryzyko nadużyć oraz ułatwia rozliczenia podatkowe.
Taka cyfrowa forma to korzyści również dla podatników. Przedsiębiorcy nie muszą już bowiem dbać o archiwizowanie danych, tak jak miało to miejsce w przypadku tradycyjnych urządzeń i papierowych paragonów.
Obowiązki przedsiębiorcy w zakresie ewidencji sprzedaży
Każdy paragon w wirtualnej kasie fiskalnej zapisywany jest w formie elektronicznej. Nie może on zostać usunięty ani zmodyfikowany. Gwarantuje to integralność danych oraz zapobiega manipulacjom.
W przypadku pomyłek czy zwrotu towarów przez klienta przedsiębiorca musi zapisywać zdarzenia w odrębnej ewidencji. Więcej na ten temat można przeczytać w innym z naszych tekstów. To ważne, ponieważ wirtualna kasa online nie pozwala na rejestrowanie korekt bezpośrednio w bazie danych.
Raportowanie i archiwizacja danych w wirtualnej kasie online
Każdy podatnik ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej ma obowiązek sporządzania okresowych raportów fiskalnych. Kasy wirtualne nie są pod tym względem żadnym wyjątkiem. Podobnie jak w tradycyjnych urządzeniach trzeba bowiem wygenerować:
- raport dobowy po zakończeniu sprzedaży w danym dniu,
- raport okresowy, zwykle miesięczny, podsumowujący całość transakcji.
Również te dane są przesyłane oraz przechowywane bezpośrednio w Centralnym Repozytorium Kas Krajowej Administracji Skarbowej.
Kasa wirtualna. Podsumowanie
Wirtualne kasy fiskalne online pozwalają na pełną i zgodną z przepisami ewidencję sprzedaży w formie elektronicznej, lecz bez konieczności posiadania fizycznego sprzętu. Prawo pozwala na stosowanie wirtualnych kas m.in. w takich branżach jak transport osób, gastronomia, wynajem samochodów czy przeprowadzki.
Kluczową zaletą wirtualnych kas jest możliwość automatycznego przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas, co upraszcza obowiązki podatkowe i ogranicza ryzyko nadużyć. E-paragony zastępują tradycyjne wydruki papierowe, a wszystkie transakcje są bezpiecznie archiwizowane cyfrowo.
Jeszcze przed wyborem takiego rozwiązania przedsiębiorcy powinni jednak zwrócić szczególną uwagę na zakres działalności, jaki mogą ewidencjonować z użyciem wirtualnej kasy.
