Emil Zelma
W codziennej działalności przedsiębiorstw nierzadko dochodzi do wystawienia błędnego paragonu z kasy fiskalnej. Taki błąd może być spowodowany np. wprowadzeniem nieodpowiedniej kwoty netto czy stawki VAT. To nie jedyny potencjalny powód. Oprócz tego klient ma przecież prawo dokonać zwrotu towaru. Wszystkie te przypadki, choć różne, łączy jedno – ich pojawienie się wymaga prawidłowego podejścia od strony księgowej.
Co zrobić, gdy paragon zawiera błąd?
Paragon to, obok faktury, jeden z podstawowych dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu towaru lub usługi. Prawidłowo sporządzony paragon zawiera m.in. nazwę towaru, jego cenę, datę transakcji oraz dane sprzedawcy. Paragon fiskalny służy także jako dowód zakupu w przypadku reklamacji. Jest on wymagany dla celów ewidencji podatkowej.
Zgodnie z obowiązującymi zasadami, sprzedaż – również ta rejestrowana na kasie fiskalnej – powinna zostać uwzględniona w KPiR w kolumnie nr 7 „wartość sprzedanych towarów i usług”. W kolumnie nr 3 – Numer dowodu – należy podać numer dokumentu z ewidencji, którego dotyczy pomyłka. Z kolei w kolumnie nr 6 – Opis zdarzenia gospodarczego – powinna znaleźć się adnotacja typu: Korekta sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej.
Podstawą do dokonania takiego wpisu jest raport dobowy lub miesięczny z kasy fiskalnej. Raport ten może jednak zostać odpowiednio „skorygowany”, jeśli wymaga tego sytuacja.
Błędny paragon fiskalny. Co należy zrobić?
Jeśli okaże się, że podatnik wystawił błędny paragon z kasy fiskalnej, trzeba wiedzieć jedno – nie można ot, tak anulować paragonu. Przychód wynikający z raportów kasowych musi być pomniejszony o odpowiednio udokumentowane korekty, aby nie doszło do zawyżenia podstawy opodatkowania.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów wyróżnia się 2 warianty, które wymuszają na przedsiębiorcy dokonanie korekty:
- pomyłka,
- zwrot towaru/reklamacja.
W pierwszym przypadku trzeba sporządzić ewidencję tzw. oczywistych pomyłek, do której dołącza się oryginał błędnego paragonu wraz z opisem zdarzenia.
Z kolei jeśli chodzi o drugi wariant, to zdarzenia te należy uwzględnić w odrębnym rejestrze, czyli ewidencji zwrotów i reklamacji.
Oba rejestry są obowiązkowe i stanowią podstawę do dokonania korekty sprzedaży. Same rejestry są analizowane m.in. podczas kontroli skarbowej.
| Ważne Zgodnie z § 19. 1. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów „podatnicy, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych […] skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu„. |
Jak ewidencjonować błędny paragon z kasy fiskalnej?
W ewidencji oczywistych pomyłek trzeba zawrzeć dla każdego błędnie sporządzonego paragonu następujące informacje:
- krótki opis błędu,
- okoliczności jego popełnienia,
a do tego oryginał paragonu fiskalnego, który dokumentuje błędną sprzedaż.
Nie należy zapominać o właściwej dokumentacji również w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji usługi, dla których wystawiono już wcześniej paragon fiskalny. Taki rejestr powinien zawierać m.in.:
- nazwę zwracanego towaru lub usługi,
- datę sprzedaży,
- wartość netto oraz brutto zwracanego produktu wraz ze stawką podatku VAT,
- numer paragonu,
- protokół przyjęcia zwrotu podpisany przez obie strony.
Taki dokument ma fundamentalne znaczenie, ponieważ umożliwia pomniejszenie miesięcznego raportu z kasy fiskalnej o wartość reklamacji. Nie można bowiem uznać, że sprzedaż nie miała miejsca. Owszem sprzedaż wystąpiła, ale została zareklamowana przez klienta. W związku z tym trzeba ją uwzględnić w ewidencji księgowej.
| Przykład Pan Robert prowadzi działalność handlową. W marcu 2025 r. omyłkowo nabił na kasę fiskalną paragon o wartości 1200 zł zamiast rzeczywistej kwoty 120 zł. Powstałą w ten sposób pomyłkę należy skorygować w następujący sposób: – zaksięgowanie błędnie wystawionego paragonu fiskalnego na kwotę 1200 zł, – dokonanie zapisu w ewidencji oczywistych pomyłek, z zawarciem informacji, o których wspomniano w niniejszym tekście. Należy tam uwzględnić błędną kwotę 1200 zł, – zaksięgowanie transakcji w KPiR w kwocie -1200 zł, dzięki czemu błędny zapis się wyzeruje, – wystawienie nowego paragonu fiskalnego z poprawną kwotą sprzedaży, czyli 120 zł. |
Błędny paragon fiskalny a JPK_V7
Czynni podatnicy VAT, którzy ewidencjonują sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzn. klientów detalicznych), mają obowiązek wykazywać przychód w ramach JPK_V7.
W takim przypadku jest to sprzedaż ujmowana w części pliku JPK RO („raport okresowy”). Analogicznie, błędny paragon z kasy fiskalnej, który został ujęty w ewidencji oczywistych pomyłek, również powinien być rozliczony przy zastosowaniu oznaczenia RO.
Podsumowanie
Prowadzenie sprzedaży na kasie fiskalnej wiąże się z obowiązkami formalnymi – względem klientów, ale także fiskusa. Błędny paragon z kasy fiskalnej powinien znaleźć się w jednej z dwóch ewidencji – oczywistych pomyłek lub zwrotów i reklamacji.
