Emil Zelma
Bieżące regulowanie składek ZUS to dla przedsiębiorców spore wyzwania. W kryzysowych sytuacjach – spadek przychodów, sezonowy kryzys, nieoczekiwane wydatki – może dojść do problemów finansowych, które utrudnią terminowe opłacanie składek. Prawo przewiduje jednak pewien środek zaradczy, czyli układ ratalny z ZUS. W praktyce oznacza to rozłożenie na raty zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Warto zastanowić się nad kwestią, jaką jest prawidłowe ujęcie układu ratalnego w księgach rachunkowych oraz rozliczeniach podatkowych.
Układ ratalny z ZUS. Kiedy jest możliwy?
Układ ratalny z ZUS jest przewidziany w art. 29 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Takie rozwiązanie przysługuje przedsiębiorcom z uwagi na trudną sytuację gospodarczą bądź inne obiektywne przesłanki. ZUS może wówczas przyjąć wniosek płatnika i odroczyć termin płatności składek lub rozłożyć je na raty.
| Ważne Układ ratalny z ZUS nie przysługuje z urzędu, z uwagi na fakt, że ZUS przed podjęciem decyzji każdorazowo ocenia możliwości płatnicze danego podmiotu, a także stan finansów systemu ubezpieczeń społecznych. |
Zawarcie układu ratalnego następuje w formie pisemnej umowy. Dokument ten zawiera m.in. szczegółowy harmonogram spłat. Trzeba przy tym pamiętać, że faktycznie układ ratalny nie oznacza umorzenia zobowiązań.
Zawarcie układu ratalnego z ZUS to bez wątpienia skuteczny sposób na opanowanie chwilowych problemów finansowych, szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach. Dzięki możliwości rozłożenia należności na raty można uchronić się przed egzekucją, kolejnymi odsetkami i wpisaniem na listę dłużników. Jednak sama decyzja o podpisaniu umowy z ZUS to tylko pierwszy krok – równie ważne jest późniejsze prawidłowe ujęcie jej w księgach rachunkowych, co pozwala uniknąć błędów, a przy okazji zabezpiecza firmę na wypadek kontroli ZUS lub skarbówki.
Układ ratalny z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych? Co może objąć?
Układ ratalny zawarty z ZUS reguluje sposób spłaty zadłużenia składkowego. Układem nie mogą zostać objęte:
- odsetki za zwłokę naliczone do dnia złożenia wniosku,
- opłata dodatkowa i koszty upomnienia.
Od dnia następnego po dniu wpływu wniosku o udzielenie ulgi ZUS nie nalicza odsetek od zaległych składek objętych układem.
Zawarcie układu ratalnego z ZUS w księgach rachunkowych
Dobra wiadomość jest taka, że zawarcie układu ratalnego nie powoduje wielu zmian od strony księgowej. W praktyce oznacza to, że zaległe składki ZUS podatnik ujmuje w księgach rachunkowych w dotychczasowy sposób. Sama umowa powoduje jedynie przesunięcie zobowiązania w czasie.
Standardowo, w momencie dokonania rozliczeń podatnik dokonuje następujących zapisów księgowych:
- Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”
- Ma konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (konto analityczne: rozrachunki z ZUS)
Z kolei składki finansowane z wynagrodzeń pracowników ewidencjonuje się w następujący sposób:
- Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
- Ma konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (konto analityczne: rozrachunki z ZUS).
Każda zapłacona rata stanowi spłatę zobowiązania, która powinna zostać odnotowana w taki sposób:
- Wn konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (konto analityczne: rozrachunki z ZUS)
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”
Jeśli ZUS naliczy odsetki za zwłokę do dnia złożenia wniosku o układ ratalny, należy je zaksięgować następująco:
- Wn konto 751 „Koszty finansowe”
- Ma konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (konto analityczne: rozrachunki z ZUS).
Podobny zapis stosuje się w przypadku opłaty prolongacyjnej.
Układ ratalny z ZUS. Księgowanie – przykład
Przedsiębiorstwo AGAT-TOP sp. z o.o. złożyło wniosek o rozłożenie zobowiązania wobec ZUS (wraz z odsetkami) na raty. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, zawarto umowę, w której ustalono, że cała kwota (65 000 zł składek i 7000 zł odsetek naliczonych do dnia wniosku) zostanie spłacona w 10 ratach.
Pierwsza rata wyniosła 7200 zł, na co składało się: 6500 zł składek oraz 700 zł odsetek.
Aby prawidłowo ująć skutki zawarcia umowy ratalnej w księgach, należy postępować w następujący sposób:
- Ujęcie odsetek: W momencie otrzymania decyzji z ZUS, spółka powinna zaksięgować całe odsetki jako koszt finansowy:
- Wn konto 751 „Koszty finansowe” – 7200 zł
- Ma konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (konto analityczne: Rozrachunki z ZUS) – 7200 zł
- Spłata raty: Każdą spłaconą ratę, obejmującą składki oraz odsetki, należy ewidencjonować:
- Wn konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (konto analityczne: Rozrachunki z ZUS) – 7200 zł
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” – 7200 zł
| Ważne Płatnik składek, który zdecyduje się na ten krok, musi również pamiętać o zobowiązaniu do bieżącego regulowania aktualnych składek – nie są one objęte układem i ich zaleganie może doprowadzić do zerwania umowy przez ZUS. |
Rozłożenie zobowiązań z tytułu składek ZUS. Podsumowanie
Układ ratalny z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych nie zwalnia z odpowiedzialności. Takie rozwiązanie daje jednak szansę na uporządkowanie relacji wobec ZUS i dalsze prowadzenie działalności gospodarczej bez nadmiernego ciężaru finansowego, jaki niosą zaległe składki
