Marysia Janik
Z dniem 1 lipca 2024 r. wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. To rodzi mnóstwo pytań. Dotyczą one m.in. kwestii przejścia na faktury elektroniczne. Czy to oznacza, że faktury papierowe znikną z obiegu?
Dlaczego KSeF jest ważny i w jakim celu powstał?
Krajowy System e-Faktur jest platformą stworzoną z myślą o podatnikach będących płatnikami VAT. Umożliwia ona wystawianie oraz odbieranie faktur drogą elektroniczną – służy do tego format specjalnie opracowany przez Ministerstwo Finansów. Podstawą prawną do funkcjonowania KSeF jest ustawa o VAT i zawarte w niej przepisy, a konkretnie znajdujące się w art. 106na-106nd. Głównym powodem powstania platformy jest wprowadzenie jednolitego standardu e-faktury, co z kolei przekłada się na usprawnienie obrotu gospodarczego. Ponadto zadaniem KSeF jest również uszczelnienie polskiego systemu podatkowego – chodzi tutaj przede wszystkim o zmniejszenie luki VAT. Obecnie podatnicy korzystają z KSeF na zasadzie dobrowolności. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem omawianego systemu stanie się obligatoryjne od 1 lipca 2024 r. w przypadku dużych przedsiębiorców oraz od 1 stycznia 2025 r. w przypadku firm małych i średnich.
Czy obieg faktur w związku z obowiązkowym KSeF będzie tylko elektroniczny?
Nie da się ukryć, że faktury elektroniczne wypierają te tradycyjne, czyli papierowe. W związku z przechodzeniem na KSeF rozmaite pytania i wątpliwości ze strony podatników są jak najbardziej uzasadnione. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF nie oznacza wcale, że muszą one pozostawać tylko i wyłącznie w elektronicznej formie. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby przed zaksięgowaniem taką fakturę wydrukować lub ją zwizualizować, np. poprzez zapisanie jej w popularnym formacie PDF – wymaganym formatem faktury w KSeF jest xml zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(2), która jest opublikowana na platformie ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Tak więc kiedy KSeF stanie się obligatoryjny, nie jest to równoznaczne z całkowitym zniknięciem faktur papierowych z obiegu.
Dlaczego podatnikom opłaca się przejść wyłącznie na faktury elektroniczne? Jakie zalety ma KSeF?
Elektroniczne faktury ustrukturyzowane wystawiane za pośrednictwem KSeF to oszczędność czasu i pieniędzy. Ogromnym atutem faktur elektronicznych jest to, że z racji zapisywania ich i przechowywania na platformie nie ulegają one zniszczeniu, jak to nierzadko się dzieje z fakturami papierowymi. W związku z tym nie trzeba wystawiać duplikatów – odbiorca w dowolnym momencie ma dostęp do faktury. Poza tym ustrukturyzowaną fakturę łatwiej jest skorygować, mniejsze jest też prawdopodobieństwo popełnienia błędu, jak to się dzieje przy ręcznym wypełnianiu faktur. Podatnicy sporo zaoszczędzają, ponieważ administracja zapewnia 10-letni okres przechowywania i archiwizowana faktur. Dzięki KSeF procesy księgowe zostają zautomatyzowane, usprawnieniu ulega również proces wymiany informacji pomiędzy podatnikami i odbiorcami. Odbiorca nie musi czekać na fakturę, gdyż jest ona dostępna praktycznie od ręki. Zyskuje też gwarancję bezpieczeństwa transakcji, bo fakturę wystawił podmiot posiadający odpowiednie uprawnienia. Z kolei dla podatników jest to mniej obowiązków, gdyż korzystając z Krajowego Systemu e-Faktur, nie muszą przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur, tj. JPK_FA. Omawiając zalety ustrukturyzowanych faktur wystawianych za pomocą KSeF, nie da się pominąć tak istotnego aspektu, jakim jest przyśpieszenie podstawowego terminu zwrotu podatku VAT. Jest on w tym przypadku skrócony z 60 do 40 dni. To świetna informacja dla wszystkich podatków, a zwłaszcza dla firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Szereg korzyści podatkowych oraz biznesowych powinien zachęcić podatników już teraz do wdrożenia KSeF w ich firmach. Faktury elektroniczne to wygoda i wiele ułatwień.
Faktury elektroniczne w KSeF – o tym należy pamiętać
Zanim ustrukturyzowane faktury elektroniczne staną się wymagalne, podatnicy mogą spokojnie przygotować się do korzystania z KSeF. Chcąc uniknąć problemów, kiedy stanie się to już obowiązkowe, podatnik powinien upewnić się, że:
- posiada certyfikat kwalifikowany poświadczający tożsamość właściciela,
- system, jakiego używa, pozostaje w zgodzie z zaleceniami i wymaganiami Ministerstwa Finansów oraz umożliwić otrzymywanie i przetwarzanie potwierdzeń odbioru faktur elektronicznych zaświadczających fakt otrzymania faktury przez odbiorcę,
- pod względem technicznym jego firma jest przygotowana do integracji z KSeF,
- jest w stanie zapewnić bezpieczeństwo w zakresie przesyłania i przechowywania elektronicznych faktur,
- dysponuje w swojej firmie takimi platformami do obsługi faktur elektronicznych, które umożliwią bezproblemowe przesyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur.
Przy wdrażaniu KSeF podatnicy mogą korzystać ze szkoleń, które są realizowane pod patronatem Ministerstwa Finansów.
